Виды и классификация документов

Документооборот в компании состоит из разных документов: договоров, накладных, актов, счетов. От того, насколько они систематизированы, зависят эффективная работа компании, скорость бизнес-процессов, экономические показатели. Какие бывают документы и как их классифицируют? Рассмотрим в статье.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Отправляйте и получайте электронные документы в Диадоке. Так вы получите круглосуточный доступ онлайн к нужным данным

Оставить заявку

Понятие и признаки

Делопроизводство — это процесс ведения и учета документации в компании. Он включает в себя создание, регистрацию, хранение, обработку, передачу документов внутри одной или между несколькими организациями. Цель делопроизводства — обеспечить управление данными, доступность, сохранность информации, соблюдение законодательства и внутренних правил предприятия.

Главная составляющая делопроизводства — документооборот, то есть жизненный цикл документа. В зависимости от источника он может быть входящим, исходящим и внутренним. Посмотрите на схеме, какой цикл проходит документ после поступления в организацию.

Документ в делопроизводстве — это письменный или электронный материал, содержащий информацию или запись о факте деятельности компании. Определить его как документ помогают признаки — реквизиты. Важно наличие заголовка или названия, текстового содержания, даты создания или обновления, подписи или авторства.

Документы должны быть юридически значимыми, а еще точными, достоверными. Они играют определяющую роль в организации, будучи основным средством передачи и хранения информации. С ними руководитель компании может организовать, структурировать работу; доказать факт действий или решений; наладить взаимодействие между сотрудниками, отделами; предоставить контрагентам или регулирующим органам сведения о продуктах, услугах и других аспектах работы предприятия.

Также документация используется для контроля и анализа процессов в компании, соблюдения правовых, регуляторных требований.

Зачем нужна классификация документов

Документы бывают разных видов и типов. Вид и тип документа — это категории или классификации, которые определяют его характеристики и назначение, указывают на его формат, структуру и цель.

По видам документы бывают кадровые, информационно-справочные, распорядительные. По типам их делят на счета-фактуры, договоры, акты, другие. Подробнее рассмотрим в следующем разделе.

Каждый вид имеет особенности и требования к содержанию и оформлению. Определение вида документации помогает структурировать и классифицировать информацию, что облегчает ее поиск и использование.

Кроме того, классификация документов в делопроизводстве:

Позволяет распределять их по группам, категориям или темам. Это упрощает обработку, ускоряет документооборот.

Помогает обеспечить безопасность и конфиденциальность информации. Уровень доступа при классификации настраивается не к каждому конкретному файлу, а к группе документов. Это упрощает защиту секретных данных от несанкционированного доступа.

Полезна для анализа и принятия решений. Классифицированные сведения легче проанализировать для выявления тенденций и формирования прогнозов.

Классификация документов — это инструмент, который помогает упорядочить информацию, обеспечить безопасность, ускорить бизнес-процессы.

Диадок надежно хранит документы

Благодаря группировке по подразделениям, типам, статусам их легко найти, просмотреть и выгрузить

Подключиться

Какие бывают документы

Документы различаются по многим признакам и могут быть представлены в разных форматах: бумажном или электронном. Бумажные «живут» в виде печатных страниц или рукописных записей, в то время как электронные создаются и хранятся в цифровой форме, например в форматах XML, DOCX, XLSX, PDF. Информацию можно зафиксировать даже в виде аудиозаписи.

Виды документов и их классификация обширны. Они могут быть:

официальными или неофициальными;
секретными или открытыми;
внутренними или внешними;
персональными или типовыми;
временными, долговременными или постоянного хранения.

Рассмотрим базовую классификацию. Документы по назначению бывают:

Вид документа	Сфера применения	Примеры
Организационно-правовые	Регулируют организационную структуру и правовой статус организации	Учредительные документы, уставы, положения, регламенты, должностные инструкции
Распорядительные	Содержат указания или распоряжения относительно задач или процессов	Приказы, распоряжения, инструкции, решения
Нормативные	Устанавливают стандарты или правила для организаций или лиц	Законы, постановления, инструкции, стандарты качества, производственные стандарты
Информационно-справочные	Предназначены для предоставления информации и справок	Письма, доклады, служебные записки
Кадровые	Связаны с управлением персоналом	Трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск
Научно-технические	Содержат информацию о научных и технических исследованиях, разработках	Инструкции, протоколы испытаний, проекты, чертежи
Финансово-бухгалтерские	Относятся к финансовой и бухгалтерской отчетности	Договоры, счета, накладные, акты
Коммерческие	Подтверждают экономическую деятельность	Контракты, договоры

Классификация документов зависит от предприятия или отрасли, но помогает систематизировать и упорядочить документацию для грамотного управления информацией.

Типы документов в ЭДО

Сделать работу с данными более структурированной поможет электронный документооборот (ЭДО). Электронные документы не нужно распечатывать, подписывать вручную и отправлять контрагенту почтой или курьером. Они хранятся в электронном архиве, где их легко найти, не теряются и не портятся.

В сервисе ЭДО Контур.Диадок можно обмениваться следующими документами:

Формализованными, то есть созданными по формату с фиксированной структурой, что помогает автоматизировать их обработку в информационных системах. Форматы электронных документов могут быть утверждены или рекомендованы ФНС. Если для какого-то типа документов нет утвержденного формата ФНС, то пользователи ЭДО могут разработать формат самостоятельно. Примеры формализованных документов: счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), акт приемки-сдачи работ, ТОРГ-21, товарная накладная, корректировочные счет-фактура и УПД.

Неформализованными, то есть не имеющими утвержденного формата. Сюда относятся разные виды документации: заявления, письма, протоколы, отчеты, доверенности и другие.

В систему ЭДО Диадок любой документ легко загрузить с ПК или отправить из 1С. Счет-фактуру, накладную, акт или УПД можно создать сразу в редакторе. Документы визируются квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует им юридическую силу.

Еще в Диадоке можно настроить маршрутизацию документов, когда они проходят заданные шаги в зависимости от типа документа, контрагента или суммы. Об этом подробно рассказывали эксперты сервиса на конференции DiadocDay 2022:

ЭДО в Диадоке поможет упорядочить большие объемы информации, наладить маршрутизацию в зависимости от видов документов, обеспечить их сохранность и конфиденциальность. Контур.Диадок позволяет настроить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Для других видов обмена документами у Контура тоже есть онлайн-решения.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота