ЭДО с контрагентами — Контур.Диадок — СКБ Контур

ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов. 

Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО

В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:

  • выделять меньше времени и финансов на содержание архива,
  • снижать расходы на печать и транспортировку бумажных документов,
  • отслеживать все статусы документооборота,
  • исключить потери документов,
  • обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.

Подключайтесь к Диадоку и используйте все преимущества ЭДО

Оставить заявку

Как организовать переход на ЭДО с контрагентами

Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных. 

Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.

Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа. 

Что нужно для ЭДО с контрагентами

Для того чтобы организовать обмен документами с электронной подписью, важно спланировать переход организации на ЭДО.

Как организовать ЭДО с контрагентами в организации

Порядок перехода на ЭДО между контрагентами можно разделить на несколько шагов:

  1. Разберите, как проходит работа в бумажном формате. Важно понять, какие сотрудники заняты в процессе, какие этапы проходят УПД, счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы.
  2. Получите КЭП в удостоверяющем центре. Подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут проверять и подписывать документы.
  3. Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции. Интеграционные решения позволяют настроить электронный обмен в привычной для пользователя системе. 
  4. Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
  5. Отправьте приглашения для обмена документами своим поставщикам и заказчикам.

У приглашения к ЭДО между контрагентами в законодательстве нет конкретных требований. Приглашения отправляются прямо в сервисе. Дополнительно можно воспользоваться инструментами Диадока — готовыми текстами электронных писем, баннерами и новостями о переходе на электронный обмен документами. У оператора есть и другие шаблоны материалов для подключения ваших партнеров.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Оставить заявку

Как начать ЭДО с контрагентом

Фактически началом работы с электронными документами становится тот момент, когда компании направляют друг другу приглашения на обмен и принимают их в сервисе. 

Для того чтобы принять приглашение, сделайте несколько шагов:

1. В Диадоке зайдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Все новые запросы будут отражаться в этой вкладке.

2. Если вы готовы обмениваться документами в электронном виде с компанией, нажмите кнопку «Принять приглашение» в карточке этой компании.

3. Нажимайте «Отказать», если не готовы к обмену. Компания попадет в список заблокированных. Передумаете — направьте приглашение ей самостоятельно. 

Пригласить другие компании к обмену так же просто:

1. На той же вкладке «Контрагенты» перейдите в раздел «Поиск и приглашение». Там работает поиск — вводите название компании или ИНН. 

2. Найдите вашего бизнес-партнера, нажмите на кнопку «Отправить приглашение» и ждите согласия от компании.

3. Если вы хотите проверить несколько компаний за раз, загрузите xls-файл со списком ИНН.

4. Компании будут сгруппированы в три категории: работают в сервисе, есть доступ и неподключенные. Приглашения можно отправить всем или выбрать конкретные организации.

После того как обе стороны приняли приглашения, они появляются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.

Начинайте обмениваться электронными документами с контрагентами уже сейчас

Оставить заявку

Вопрос-ответ

Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО

Работа в ЭДО доступна только в том случае, если обе стороны используют электронные документы. Предложите контрагенту перейти на ЭДО. Он сможет отправить заявку на подключение на сайте Диадока, а специалисты технической поддержки помогут с настройкой. 

Кроме того, работает приглашение к электронному обмену через интерфейс Диадока. Найдите компанию по поиску и нажмите на кнопку «Пригласить контрагента». В приглашении укажите электронную почту контрагента. Ему придут уведомление и инструкция по подключению к оператору.  

Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется контрагент

На сайте Диадока есть инструмент, в котором можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого введите название компании или ее ИНН. Если компаний несколько, загрузите список ИНН для общей проверки. 

Дополнительно у организации можно узнать напрямую, переведены ли процессы документооборота в электронный вид. В случае положительного ответа проверьте в Диадоке идентификатор участника ЭДО. Например, у пользователей ЭДО в Контуре идентификационный номер начинается с 2BM.

Что делать, если у контрагента другой оператор ЭДО 

При работе с электронными документами организации могут выбирать разные сервисы. Частый вопрос компаний в такой ситуации: как перевести контрагентов на ЭДО через своего оператора. Эту ситуацию решает роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами между разными системами ЭДО. В Диадоке настроен роуминг с большинством из операторов — список доступных можно посмотреть на сайте

Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами

В Диадоке для обмена электронными документами нужно пройти регистрацию и подписать лицензионный договор с Контуром. Обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами? Нет, оно необязательно. 

Бывают случаи, когда компании хотят прописать условия об электронном обмене с уточняющими деталями. Нужно ли соглашение об ЭДО с контрагентом в такой ситуации? Да. Обычно в нем отражают порядок работы с документами, обязательства сторон, типы документов для передачи и прочие условия.

У Диадока есть образец соглашения, его можно скачать.

Обязателен ли ЭДО с контрагентами в 2021 году

Бывает так, что контрагент отказывается от ЭДО в пользу бумажного документооборота, потому что считает электронный формат необязательным. Такой выбор может нарушить закон по следующим причинам: 

  1. С 1 января 2022 года сведения о товарах должны передаваться в систему маркировки Честный ЗНАК только через оператора электронного документооборота. Роль оператора ЭДО закреплена на законодательном уровне распоряжением правительства РФ от 28.04.2018 № 791-р. 
  2. Организации, которые пользуются национальной системой прослеживаемости товаров, по закону от 09.11.2020 № 371-ФЗ, должны настроить отправку и прием счетов-фактур или первичных документов через оператора ЭДО. 
  3. Портал исполнения контрактов в формате ЭДО также обязателен с 2018 года. Эта система контролирует исполнение контрактов по закупкам между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области, закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ. При заключении на портале электронных контрактов дублирование на бумаге не требуется.

С каждым годом появляются новые области, где ЭДО становится обязательным. В России действует программа «Цифровая экономика Российской Федерации», внедрение электронных технологий курируется на государственном уровне. Переход на ЭДО входит в национальные цели развития.

Государство планирует перевести на ЭДО 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных до конца 2024 года. При этом в ФНС России ожидают, что с 2023 года объем бумажных документов в рамках налогового контроля будет сокращаться на 10 % в год. А общий оборот электронных документов между контрагентами покажет ежегодный рост на 20 %.

В Диадоке соблюдаются все требования к ЭДО. Документы принимают налоговые и суды

Оставить заявку


Представители организаций, которые планируют перейти на электронный документооборот (ЭДО), могут задаваться вопросами: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами, как регламентировать процесс, что необходимо обсудить заранее? Разберем подробнее перечисленные вопросы и определимся, обязательно ли заключать соглашение об ЭДО.

Для обмена документами между пользователями разных систем электронного документооборота (ЭДО) существует роуминг. Каждый из контрагентов работает в своем сервисе — компании достаточно подключить только одну систему ЭДО. Рассказываем, как настроить роуминг, если ваш контрагент подключен к сервису 1С-ЭДО.

Новая форма счета-фактуры в 2021 году принесла несколько изменений для привычного заполнения. В их числе — строка 5а в документе, который проходит по ЭДО. Разбираемся, как оформить счет-фактуру в системе обмена электронными документами.

На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.