Согласие на КЭДО: как организовать процесс перехода

Трудовой кодекс разрешает организациям вести кадровый электронный документооборот, но требует письменного согласия работника. Разберем, что такое КЭДО, когда и зачем нужно согласие сотрудников и как поэтапно организовать переход на новую систему.

Что такое КЭДО и его преимущества

КЭДО — это юридически значимый обмен документами между работодателем и сотрудником в электронном виде. Он позволяет перевести в онлайн прием на работу, отпуска, командировки, инструктажи, увольнение и другие кадровые и внутренние процессы, чтобы не приходилось распечатывать кадровые документы.

Применение электронной подписи подтверждает подлинность документов, защищает от изменений и избавляет от необходимости дублировать их на бумаге.

Основные преимущества КЭДО от Контура:

Экономия времени: документы подписываются мгновенно, использование шаблонов и возможность настройки маршрутов позволяет быстрее их обрабатывать и согласовывать, уведомления помогают кадровикам ускорить подписание документов работниками.

Снижение затрат: организации экономят на бумаге, печати, отправке и хранении документов до 5 800 рублей в год на одного сотрудника.

Защищенное хранение: все файлы находятся в единой системе и легко доступны при необходимости, защищены от утраты и несанкционированного доступа.

Удобный интерфейс: кадровики могут работать в веб-сервисе или привычной учетной системе, сотрудники — в вебе с десктопа или мобильного устройства.

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Обязательно ли брать согласие на КЭДО

Переход на электронный документооборот в компании возможен только с письменно оформленного согласия работника (ч. 5. ст. 22.2 ТК РФ). Без собственноручной подписи сотрудника такой обмен документами не будет юридически значимым.

Электронно подписать согласие на присоединение к КЭДО не получится, сканы бумажных документов к оригиналам тоже не приравниваются. Минтруд России также придерживается позиции, что согласие на КЭДО должно быть оформлено в бумажной форме (письмо от 12.02.2025).

Согласие и соглашение о КЭДО

Существует два формата оформления присоединения сотрудника к КЭДО: через согласие или через соглашение.

Согласие на присоединение к КЭДО — односторонний документ от сотрудника. Согласие подтверждает, что сотрудник не возражает против обмена кадровыми документами в электронном виде. Обычно согласие оформляют отдельным документом и хранят в личном деле.

Соглашение об использовании КЭДО — двусторонний документ между работодателем и сотрудником. В соглашении фиксируют правила работы: какие кадровые документы переводят в электронный вид, как проходит подписание, как получить бумажную копию, куда обращаться за поддержкой. Соглашение оформляют как отдельный документ или как приложение к локальному акту.

Чаще оформляют согласие, потому что это быстрый и понятный вариант для массового перехода: документ короткий, его удобно собрать у всех сотрудников и хранить в личных делах. Соглашение подходит, если нужно дополнительно закрепить правила работы с документами.

Когда согласие не нужно

Согласие на КЭДО не требуется для сотрудников, которые трудоустроились в 2022 году или позже и не имели стажа на 31 декабря 2021 года. Для них электронный обмен кадровыми документами разрешен по умолчанию.

Согласие на КЭДО удаленных сотрудников

Особый порядок действует для дистанционных работников: их взаимодействие с работодателем определяет глава 49.1 ТК РФ.

Работодатель не должен получать согласие удаленщиков на КЭДО, но может предусмотреть такое требование в локальном нормативном акте. В этом случае ему следует соблюдать общие правила введения электронного документооборота, указывает Минтруд России в письме от 03.02.2023). Согласие работника при этом можно будет оформить как на бумаге, так и электронно (ст. 312.3 ТК РФ). Например, через Контур.КЭДО.

Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО

Отказ работника от перехода на КЭДО не может быть основанием для его увольнения. При отказе нужно предоставить сотруднику возможность вести кадровый документооборот традиционным способом. Нарушение влечет штрафы для работодателя: до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 30 до 50 тысяч рублей — для юридических лиц (ч. 1. ст. 5.27 КоАП РФ).

Скачать образец заявления об отказе от КЭДО

Работа с возражениями сотрудников при переходе на КЭДО

Отказ чаще связан не с самим КЭДО, а с тревогами: за безопасность данных, из-за непривычного формата или страха не справиться. Проще всего заранее разобрать частые причины и предложить понятные шаги.

Если заранее договориться о правилах поддержки и выдачи копий, сопротивления обычно меньше: сотрудник понимает, что документы не исчезают, а помощь есть.

Как отозвать согласие

Никак. Такой механизм законодательством не предусмотрен. Вернуться к бумажному документообороту работник сможет только сменив работодателя на того, с кем не подписывал согласие.

5 шагов для перехода на кадровый электронный документооборот

Переходить на КЭДО нужно поэтапно. Этапы включают выбор системы и подключение сотрудников и документов:

1. Выберите систему кадрового электронного документооборота. Это может быть государственная «Работа в России» или коммерческая система, собственная или от стороннего разработчика.

2. Определите список кадровых документов, которыми будете обмениваться электронно. Часть из них можно передавать только на бумаге: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, журнал об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае на производстве.

3. Решите, какие типы подписей будете использовать. Лучшим решением для работодателя будет квалифицированная электронная подпись (КЭП), для сотрудника — неквалифицированная электронная подпись с подтверждением личности (НЭП). В некоторых случаях, для не самых важных документов, работодатель может применять НЭП, а сотрудник — простую электронную подпись.

4. Разработайте и утвердите локальные нормативные акты. Опишите там условия применения электронного документооборота и его осуществление: укажите выбранную систему, порядок доступа в нее, установление ролей и прав доступа, перечень кадровых документов, порядок и сроки уведомления сотрудников и другую важную информацию.

5. Уведомьте сотрудников о планируемых изменениях и получите согласия. Расскажите на внутренней рассылке, общем собрании или в ходе индивидуальных встреч. Сотрудникам нужно узнать, что такое КЭДО, как оно будет работать, почему вы на него переходите и какие шаги от них требуются. Запланируйте обучение работников в сервисе.

Для письменного извещения сотрудников можно использовать образец уведомления о переходе КЭДО:

Скачать

Для перехода на Контур.КЭДО необходимо выполнить еще ряд действий:

1. Заполните настройки организации: доступ в сервис из доверенных сетей, типы пользователей, порядок перевыпуска сертификатов и другие.

2. Создайте структуру организации и пригласите сотрудников в сервис.

3. Отправьте сотрудникам утвержденные локальные нормативные акты о переходе на КЭДО.

4. Настройте дополнительные функции КЭДО: маршруты документооборота, массовое подписание и согласование, шаблоны документов.

Про оформление кандидатов в КЭДО лучше сказать еще на этапе найма, чтобы соискатель заранее понимали формат работы с документами.

Работайте с электронными кадровыми документами

Быстро, удобно, безопасно — в КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Как направить сотруднику согласие

Для получения согласия на переход к электронному документообороту направьте каждому сотруднику форму согласия о переходе на КЭДО. Приложите образец заявления о переходе и укажите срок подписания. Если к этому времени работник не направит согласие на КЭДО, это будет означать его отказ от электронного обмена документами (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Также он может написать письменное заявление на отказ от КЭДО.

После этого запланируйте проведение обучения персонала. Объясните работникам, как пользоваться системой и подписывать документы с помощью электронной подписи.

Заранее отработайте возражения работников, которые не захотят переходить на электронный документооборот. Разберитесь, почему они сопротивляются: боятся за сохранность личных данных, не уверены в законности ЭДО, считают это дополнительной нагрузкой или просто не хотят менять своих привычек.

Развейте эти опасения. Расскажите о преимуществах сервиса, покажите обучающие ролики, дайте попробовать. Сделайте акцент на выгодах для каждой группы сотрудников. Используйте опыт тех, кто уже работал с КЭДО — пусть поделятся отзывом с коллегами.

Татьяна Смирнова
Эксперт по трудовому праву

Переход на КЭДО позволяет ускорить внутренние процессы компании, но должен осуществляться с соблюдением ТК РФ. Чтобы обмен кадровыми документами приносил пользу компании, работодателю необходимо уведомлять сотрудников заранее, предоставлять образцы документов и объяснять преимущества новой системы. Такой подход минимизирует риски отказа со стороны работников.

Образец согласия на КЭДО

Единой формы согласия сотрудника на обмен документами с работодателем онлайн не существует. Можете воспользоваться готовым шаблоном и загрузить образец:

Скачать бланк согласия сотрудника на КЭДО

Форму согласия можно разработать как самостоятельный документ или включить в положение о кадровом ЭДО в качестве приложения. Узнать рекомендации по его составлению и скачать пример можно в статье.

Также для внедрения КЭДО в организации могут понадобиться образцы и шаблоны других документов:

• Приказ или распоряжение о переходе на КЭДО (скачать образец).

• Соглашение о применении усиленной НЭП.

• Инструкции по работе с системой и электронной подписью.

В сервисе КЭДО от Контур.Диадока есть готовые шаблоны всех необходимых локальных нормативных актов для перехода на кадровый ЭДО

Узнать больше

Кадровый электронный документооборот удобнее, быстрее и безопаснее традиционного обмена на бумаге. Чтобы КЭДО имело юридическую значимость, необходимо получить письменное согласие сотрудников. Исключение — лица без трудового стажа, принятые на работу с 1 января 2022 года или позже.

Подготовьте необходимую кадровую документацию, выберите подходящую систему и начните экономить время и деньги организации уже сегодня. Реализация перехода по шагам снижает нагрузку на команду.

Частые вопросы о согласии на КЭДО