За специалистами по работе с документами безусловное доказательство любого события
Без их аккуратности, внимательности, системности, упорядоченности невозможен ни один бизнес.
Специалист по кадровому учету
Документовед, делопроизводитель
Офис-менеджер
Секретарь
Помощник руководителя
Правильно оформленный документ — основа порядка в ведении бизнеса
И не только в сфере IT. Задача этих специалистов — обеспечивать всему происходящему в компании подстраховку с помощью надежного ведения документации.
Квесты профессии
Те, кто работает с документами, помогают корректно закрепить договоренности и обеспечивают легкий доступ к любой информации, что помогает в отчетности, в решении спорных ситуаций. Они следят, чтобы счета оплачивались вовремя, офис функционировал как часы, встречи не путались, а руководитель не улетел бы в Петропавловск-Камчатский вместо Петропавловска в Казахстане.
Условия труда
Часть документоведов в основном сидят в офисе (или дома) за компьютером. Но некоторые (например, личные помощники и секретари) обязательно должны быть в офисе. Их работа уже напрямую связана не только с документами, но и с общением с людьми.
Плюсы профессии
Деятельность специалистов затрагивает жизнь и работу практически всех сотрудников компании и всех направлений деятельности. Они знают много про работу других отделов и, при необходимости, даже могут выполнить за них какие-то работы. Например, организовать мероприятие, помочь с отчетом руководителю, могут стать даже наставником для маркетолога.
В своей работе они имеют дело и с бумажными документами, и с электронными. Современного специалиста по документообороту невозможно представить без навыков владения «офисными пакетами» и специализированными IT-сервисами.
Востребованность
К сожалению, научными знаниями и профессиональными компетенциями по работе с документами обладает очень мало людей. Поэтому дипломированные специалисты очень востребованы, за них среди работодателей высокая конкуренция.
Сложно ли найти работу
Хороший специалист по работе с документами востребован, ему несложно найти работу. А благодаря тому, что многие задачи секретаря, бухгалтера, кадровика берут на себя программы (в том числе те, что делаются Контуром), эта деятельность из «ручной работы» становится скорее администрированием, контролем, «головой» разных рабочих процессов.
Что нужно, чтобы этим заниматься
Умение планировать наперед, реагировать на изменение обстоятельств изменением плана, расставлять приоритеты. Часть планирования — стремление эффективно распоряжаться имеющимися ресурсами.
Коммуникабельность и доброжелательность. Готовность работать с людьми и помогать им. Навык разрешения конфликтных ситуаций.
Умение работать с большим объемом информации опирается на структурность, упорядоченность, организованность, методичность, системность.
Внимательность, умение не упускать детали.
Многозадачность.
Грамотная речь
Пригодится грамотная устная и письменная речь, а в отдельных профессиях направления это просто обязательное требование. Так что пригодится знание русского языка и любовь к литературе и чтению книг.
Как попасть в профессию
Часть профессий можно освоить самостоятельно. Например, личному помощнику важнее не знания, а качества характера — мультизадачность, отсутствие страха работы в условиях неопределенности, готовность разобраться и решить вопрос. Но высшее образование всегда желательно в этой работе. Чтобы работать с документами, стоит окончить вуз или колледж — лучше всего по таким специальностям, как «документоведение», «социальная работа», «управление персоналом» и другим.
Профессии
«Кадровик» оформляет документы сотрудников: про их прием на работу, перевод, увольнение, больничные листы, отпуска. Консультирует сотрудников по этим темам. Разрабатывает должностные инструкции, ведет штатное расписание. Готовит и сдает отчеты в различные государственные органы (Пенсионный фонд и так далее).
Особенности
Специалист по кадровому учету знает все права и обязанности работников и работодателя. Помогает соблюсти законы обеим сторонам. Он много общается с работниками и оформляет все договоренности в документы, на основании которых издает приказы для бухгалтерии по расчетам и выплатам, для других отделов — для организации рабочих процессов. Контролирует законность отношений между работником и работодателем.
Для этой работы понадобится любовь к общению, умение терпеливо давать объяснения, умение договариваться.
Возможности развития
Можно расти по карьерной лестнице — стать аудитором кадрового учета, руководителем отдела кадров, заместителем директора по кадрам. Если изучать смежные направления в сфере HR, можно стать директором по персоналу.
Документовед отвечает за подготовку исходных данных для работы бухгалтера, ведет архив и реестр документов. Благодаря ему вся документация правильно рассортирована, в бумагах порядок, любую информацию легко найти и проверить. У документоведов есть свои специализации. Например, специалист по тендерам ищет, у кого можно закупить нужный товар или услугу (или кому можно предложить те товары и услуги, которые производит компания), сравнивает варианты, готовит документы для участия в конкурсе поставщиков и подрядчиков.
Особенности
Документоведу должно нравиться работать с документами — логично же? Важно, чтобы его не напрягала, а радовала необходимость быть усидчивым, внимательным, скрупулезным, аккуратным. В общем, это работа для человека, который любит порядок во всем.
Возможности развития
Карьерный рост документоведа: можно стать руководителем отдела делопроизводства.
Можно уйти в боковые профессии — секретаря, личного помощника руководителя.
Офис-менеджер обеспечивает и организует жизнь офиса. Его задача — обеспечить удобство и уют в офисе, от картин на стенах и цветов на подоконнике до канцтоваров и воды в кулере. Обеспечение сотрудников расходными материалами и продуктами, организация труда уборщиков и подсобных рабочих — это всё в ведении офис-менеджера.
Особенности
Всё предусмотреть, всё подстраховать, предугадать потребности, всё обеспечить — вот смысл работы офис-менеджера. По сути дела, это «руководитель на минималках», только без такой большой, как у руководителя, зоны ответственности за результат и развитие всей команды, за цели и их достижение. Для того, кто предпочитает отвечать только за те задачи, которые зависят от него самого, за конкретный фронт работ, деятельность офис-менеджера может оказаться подходящей.
Возможности развития
Перспективы карьерного роста офис-менеджера связаны с освоением деятельности подразделения. Например, офис-менеджер может поработать в отделе продаж и стать менеджером по продажам. А после работы в рекламном отделе — менеджером по рекламе.
Офис-менеджеры могут стать сотрудниками отдела кадров, менеджерами по организации мероприятий (ивент-менеджерами). Порой работу офис-менеджера часто совмещают с обучением, после которого уже можно вырасти и в руководителя отдела.
Секретарь занимается примерно тем же, что и офис-менеджер, но дополнительно отвечает на письма, ищет решения возникающих вопросов, ведет учет звонков и обращений, встречает посетителей, организует совещания. Еще секретарь занимается и организацией работы руководителя: координирует расписание и график встреч, ведет деловую документацию (составление деловых писем, приказов, распоряжений, протоколов встреч, организация командировок). Часто попутно секретарь выполняет и обязанности офис-менеджера (обеспечение порядка, удобства и уюта в офисе).
Особенности
Взять на себя контроль и организацию рабочих задач общего характера — вот основная задача секретаря. Потребуются исполнительность, умение длительное время сохранять сосредоточенность, организационные навыки. Пригодится не только умение представительно выглядеть и позаботиться о гостях, но и умение не разглашать информацию, которая проходит через этого специалиста — недаром слово «секретарь» однокоренное со словом «секрет». Это тот, кому можно доверять секреты фирмы.
Возможности развития
Можно стать личным помощником руководителя. Можно прокачаться в менеджерских задачах и взять на себя руководство каким-то подразделением или проектом.
Помощник руководителя (его также называют личный помощник руководителя, персональный помощник руководителя) — это тоже секретарь, но с более широкими полномочиями. Его задача — брать на себя все, какие только можно, заботы одного человека — шефа. Помощник выполняет и личные, и деловые поручения руководителя (в том числе требующие заметных менеджерских умений). Купить цветы в подарок, а потом собрать отчеты руководителей отделов и проконтролировать выполнение ими задач. Забронировать гостиницы и билеты на самолет, а затем найти информацию, собрать аналитику, подготовить презентацию. И чай подать, и сопровождать на деловых мероприятиях (а если потребуется — и на представительских мероприятиях за пределами рабочего дня побывать). Организовать праздник для детей сотрудников, закупить подарки, найти артистов, написать новость… Не перечислить всего, что может взять на себя личный помощник.
Особенности
Помощник нужен, чтобы руководитель мог не отвлекаться от более сложных задач. Поэтому на эту работу идут те, кто многозадачен, умеет искать решения для любой ситуации.
Важно хорошо выглядеть и уметь общаться с самыми разными людьми, грамотно говорить и писать. Доброжелательность, готовность решать конфликтные ситуации и стрессоустойчивость тоже пригодятся.
Возможности развития
Можно прокачаться в менеджерских задачах и взять на себя руководство каким-то подразделением или проектом. Например, стать руководителем отдела документационного обеспечения.
разработка
аналитика
управление персоналом
маркетинг
дизайн
проектирование интерфейсов
управление клиентским опытом
Карта профессий
