Онлайн‑кассы и кассовое оборудование

Согласно 54-ФЗ, купить кассовый аппарат обязаны все предприниматели и компании. Но есть исключения:

• Самозанятые, то есть плательщики налога на профессиональный доход (НПД).
• Предприниматели и компании, которые занимаются освобожденными видами деятельности, например, присмотром за детьми, изготовлением ключей, продажей ценных бумаг и другими.
• Некоторые предприниматели на патенте, которые оказывают услуги из п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Среди них фотографы, переводчики, ювелиры, экскурсоводы и другие.
• Бизнесмены, которые обслуживают покупателей в труднодоступных местностях. Обычно это небольшие деревни, поселки, хутора. Списки населенных пунктов, где онлайн-кассы для ИП и ООО не нужны, утверждают органы власти субъектов РФ.

Подробнее все исключения описаны во второй статье 54-ФЗ.

Выбор кассы зависит от потребностей бизнеса. Расскажем, на что в первую очередь обратить внимание предприятиям из разных сфер:

Покупая онлайн-кассу для общепита, уточните, поддерживает ли она работу с крепким алкоголем и маркированными товарами. Если в заведении есть доставка блюд, присмотритесь к мобильным кассам, которые можно взять с собой на выезд. А для фастфуда с частыми очередями важно выбрать кассу с большим экраном и высокой скоростью печати от 250 мм/с, это позволит быстрее формировать чеки и отпускать клиентов. 

При выборе онлайн-кассы для розницы, особенно продуктовой, важна модель, которая подходит для продажи маркированной продукции и крепкого спиртного. Если планируете оборудовать зону самообслуживания — выбирайте кассу с большим экраном и высокой скоростью печати чеков. А еще хорошо, если у кассы будет много разъемов, чтобы подключить весы, сканер, терминал эквайринга и другое кассовое оборудование. 

Онлайн-касса для услуг может быть компактной, чтобы не занимать много места на стойке администратора. Если оказываете услуги на дому у заказчика, выбирайте мобильные модели, которые будут работать без подзарядки до 12 часов. Как правило, в салонах услуг не бывает постоянных очередей, поэтому можно не переплачивать за высокую скорость печати и обзавестись кассой, которая выдает чеки со скоростью 60–100 мм/с. При этом стоит рассмотреть модели со встроенным эквайрингом, чтобы удобнее было принимать безналичные оплаты от клиентов.

Для работы по закону одной кассы недостаточно. Вот список сервисов и оборудования, которые понадобятся для полноценного обслуживания покупателей:

• Кассовая программа, в которой продавец будет формировать чеки. 
• Учетный сервис, где можно создать каталог товаров или услуг и передать эти данные на кассу. 
• Оператор фискальных данных (ОФД) для онлайн-отправки кассовых данных в ФНС по 54-ФЗ.
• Фискальный накопитель, на который будет записываться вся информация о расчетах на кассе.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для онлайн-регистрации кассы в налоговой.

В Контур.Маркете можно заказать кассу под ключ — готовый комплект, в который входит всё перечисленное, а также услуга регистрации кассы в ФНС.

Также могут пригодиться:

• Терминал эквайринга для приема безналичных оплат.
• 2D-сканер, чтобы считывать штрихкоды, коды маркировки и акцизные марки.  
• Прикассовые весы для продажи весовых товаров.
• Денежный ящик для безопасного хранения наличных.
• Кухонный принтер для передачи заказов на кухню.

Этап 1. Подготовьте кассу к регистрации. А именно:

• Купите и установите в кассу фискальный накопитель.  
• Заключите договор с ОФД.
• Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП), чтобы подписать заявление о регистрации кассы. 
• Подключите кассу к интернету. 
• Установите в кассу чековую ленту.

Этап 2. Подайте в ФНС заявление о регистрации кассы. Это можно сделать тремя способами: в отделении налоговой, в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в личном кабинете ОФД. Считается, что касса поставлена на учет, когда налоговая отправила карточку регистрации кассы. 

Этап 3. Настройте остальное ПО и оборудование. Например, проверьте связь кассы с ОФД, подключите сканер и так далее. 

Неприменение онлайн-кассы для ИП влечет штраф 25–50% от выручки, которая получена без применения кассы, минимум 10 000 ₽. А за расчет «мимо кассы» для ООО предусмотрен штраф 75–100% от нелегальной выручки, но не меньше 30 000 ₽.

При этом оштрафовать могут не только за отсутствие кассы, но и за нарушение порядка ее регистрации, за ошибку в чеке, за невыдачу чека покупателю и другое. Подробно санкции описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.