Заведения общепита отчитываются перед государством за алкоголь, который продает или использует в блюдах. У Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) разные требования к учету крепкого и слабого спиртного. А еще два способа контроля: ежедневный учет в ЕГАИС и ежеквартальный прием деклараций. Расскажем, как работать с алкоголем в общепите, чтобы не лишиться лицензии и не получить штраф.
Содержание
- Ежедневная отчетность в ЕГАИС
- Ежеквартальная отчетность в ФСРАР
- Как правильно продавать пиво и крепкий алкоголь в общепите
- Как учитывать алкоголь в составе блюд и напитков
Ежедневная отчетность в ЕГАИС
Каждую операцию с алкогольной продукцией нужно отражать в единой государственной информационной системе (ЕГАИС). Для подключения к системе нужны две вещи, кроме интернета:
- Квалифицированная электронная подпись. Обычная КЭП не подойдет, понадобится крипто-ключ на JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0.
- Универсальный транспортный модуль (УТМ). Эту программу пользователи бесплатно скачивают на государственном портале и устанавливают на свой компьютер.
Все операции с алкоголем заведение отражает в электронном виде через свою товароучетную систему. Например, пользователи сервиса Контур.Маркет ведут учет ингредиентов, составляют техкарты блюд и работают с ЕГАИС — всё одном окне.
Что и как общепит отражает в ЕГАИС:
| Операции с алкоголем | Взаимодействие с ЕГАИС |
|---|---|
| Приемка товара | Получение приходной накладной, полная или частичная приемка для городских поселений — не позднее следующего рабочего дня с момента приемки или отказа от нее; для сельских поселений — не позднее трех рабочих дней с той же даты. |
| Возврат поставщику | Формирование возвратной накладной не позднее момента, когда груз выехал с территории отправителя (Приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397). |
| Перемещение между точками общепита, которые относятся к одному юрлицу или ИП | Формирование расходной накладной на перемещение |
| Продажа алкоголя | Создание акта списания с причиной «реализация» не позднее следующего рабочего дня с момента продажи (Приказ Росалкогольрегулирования № 397). |
| Списание алкоголя в случае недостачи, кражи, боя | Создание акта списания с соответствующей причиной (не «реализация») не позднее следующего рабочего дня после факта обнаружения недостачи, кражи, боя (Приказ Росалкогольрегулирования № 397). |
Каких затрат требует подключение к ЕГАИС
Ежеквартальная отчетность в ФСРАР
Заведение обязано формировать алкогольную декларацию каждый квартал и отправлять в Росалкогольрегулирование в электронном виде.
Что содержит алкодекларация:
- Реквизиты вашего заведения и контрагентов, в том числе информация о лицензиях (если занимаетесь крепким спиртным).
- Все передвижения алкоголя за отчетный период (квартал):
- Остатки на начало периода (на первый день квартала) и на конец предыдущего периода, остатки должны совпадать.
- Приход: накладные из ЕГАИС и данные о неучтенной ранее продукции, которую нашли на складе.
- Расход: реализация клиентам, утерянная или разбитая продукция, возвраты поставщику.
| Как заведения отчитываются за алкоголь | В ответ ФСРАР формирует документы |
|---|---|
|
Заполняют форму декларации для крепкого или для пива. Подписывают декларацию электронной подписью и архивируют. Шифруют форму с помощью сертификата ФСРАР (крипто-ключа на JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0). Загружают декларацию на госпортал, чтобы отправить в ФСРАР. |
Квитанцию о проверке форматно-логического контроля, квитанцию о приемке. |
На заполнение формы уйдет два-три рабочих дня, если всё делать вручную. Но процесс можно автоматизировать, чтобы тратить на него не больше пары часов. А ещё человеческий фактор не станет причиной ошибок, ведущих к штрафам.
Сформировать и отправить алкодекларацию удобно в Контур.Маркете, особенно если использовать за основу данные ЕГАИС. В этот же сервис придет ответ от ФСРАР, вам не придется переключаться между сайтами.
Как заполнить алкогольную декларацию без ошибок
Работа с ЕГАИС в Маркете 14 дней бесплатно
Как правильно продавать пиво и крепкий алкоголь в общепите
Розничная продажа алкоголя в общепите отличается от продажи в алкомаркете или продуктовом магазине.
Для крепкого и некрепкого алкоголя фактом продажи считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Продажа отражается в ЕГАИС с помощью акта списания с причиной «реализация». Отправить его нужно не позднее следующего рабочего дня.
По правилам продажи крепкого алкоголя в общепите нужно сканировать акцизную марку, наклеенную на бутылку. В этом принципиальное отличие от продажи пива. Код марки указывайте в акте списания, как того требует помарочный учет.
Подробности расскажем на примере сервиса Контур.Маркет.
- Продажа пива, сидра, медовухи или пуаре в общепите
Бармен вскрывает кегу и продает пиво на разлив. О продаже должны узнать два ведомства: налоговая и ФСРАР.
В налоговую данные уходят моментально с кассы через ОФД.
ФСРАР узнает о продаже из ЕГАИС, когда заведение отправит акты списания с причиной «реализация». Маркет помогает создавать такие акты за пару минут на основе журнала учета продаж. Что записывается в журнал учета продаж автоматически.
Например, продажа 50-литровой кеги пива будет выглядеть в двух системах так:
| Что видит ФНС | Что видит ФСРАР |
|---|---|
|
1 октября продано 4 кружки пива «Дубок» по 0,5 л. 2 октября 20 кружек по 0,5 л. 3 октября 30 кружек по 0,5 л. 4 октября 20 кружек по 0,5 л. 5 октября 26 кружек по 0,5 л. |
1 октября вскрыта кега пива «Дубок» емкостью 50 л. |
Продажа крепкого
Бармен откупоривает бутылку коньяка, наливает гостю 50 граммов и выбивает чек на кассе. О продаже должны узнать налоговая (через кассу) и ФСРАР через акт списания в ЕГАИС.
Как и в случае с пивной кегой, акт списания будет на всю бутылку, а не на проданные 50 мл. Если вскрытый коньяк больше не купят, с точки зрения государства вы продали весь объем, например, бутылку 0,5 л. Если гость заказал всю бутылку, бармен все равно должен ее открыть.
Как продажа коньяка может отражаться в двух системах:
| Что видит ФНС | Что видит ФСРАР |
|---|---|
|
1 октября продано две порции «Коньяччи» по 150 мл. 3 октября продан графин 200 мл. |
1 октября вскрыта бутылка «Коньяччи» емкостью 0,5 л. |
В какой момент бармену считывать марку с коньячной бутылки
Если строго, то сразу после вскрытия. На деле происходит иначе, потому что за отчетность в ЕГАИС могут отвечать разные люди.
- За стойкой работает сам владелец бара или бармен, которому доверяют ЕГАИС.
Ноутбук с сервисом Контур.Маркет стоит на рабочем месте бармена. Тот открывает в Маркете журнал учета продаж и считывает марку 2D-сканером, подключенным к компьютеру.
Так же бармен поступает с другими бутылками, которые открывает в течение смены. Все марки заносит в журнал с помощью сканирования. В конце смены Маркет формирует на основе этих данных акт списания и отправляет в ЕГАИС. Это занимает минуту.
- С отчетностью работает бухгалтер или собственник (удаленно или по графику, не совпадающему с графиком заведения).
В течение смены бармен сканирует марки и сохраняет коды в текстовом файле или в Excel. После закрытия бара он отправляет файл с кодами бухгалтеру на электронную почту или в мессенджер.
Бухгалтер загружает файл с кодами в журнал учета продаж, и Маркет создает акт списания для ЕГАИС.
Как учитывать алкоголь в составе блюд и напитков
На основе принятых ЕГАИС-накладных Маркет автоматически создает товароучетные накладные. Поэтому вы всегда сможете знать актуальный остаток алкоголя, который использовали в составе блюда, соуса или коктейля.
Чтобы видеть остатки алкоголя-ингредиента, создайте технологические карты на каждый коктейль или блюдо. В качестве ингредиентов добавляйте товары из каталога и нужную дозировку. Если нужно, в комментарии опишите процесс создания коктейля. Маркет автоматически посчитает себестоимость напитка и покажет наценку.
Когда бармен пробьет коктейль через кассу, Маркет моментально пересчитает оставшийся алкоголь. По действующему законодательству для напитков, содержащих в себе более 0,5 % этилового спирта от всего объема, признаком предмета расчета должен быть «Подакцизный товар». В Маркете можно указать тип техкарты «Подакцизный товар», чтобы коктейли и порционный алкоголь передавались на кассу с верным признаком предмета расчета. Подробнее.
Что делать с алкоголем, который разлили, украли, потеряли
Для пива и крепкого нужно составить акт списания с причиной, которая подходит под вашу ситуацию: бой, кража, недостача.
Для крепкого алкоголя нужно сканировать марку. Если бутылка разбилась или украдена, марку отсканировать не получится. Однако Маркет запоминает марки, принятые на баланс, поэтому вы сможете указать марку без сканирования, для этого проведите ЕГАИС-инвентаризацию.
Вам помогут инструкции по списанию крепкого алкоголя и разливного пива, сидра, медовухи, пуаре.
Что делать с неучтенным алкоголем, который нашли на кухне или складе
Неучтенку чаще находят во время инвентаризации. Если Маркет обнаружит новую продукцию, предложит создать акт постановки на баланс. Вам помогут инструкции для крепкого алкоголя и пива.
Ответы на вопросы
1. Нужно ли в общепите вести журнал продаж? Куда его сдавать?
Журнал учета продаж — это таблица, куда вносят информацию об алкоголе, проданном за день: наименования, коды марок, количество. Вести его нужно — его могут потребовать показать в распечатанном виде при проверках.
Единого формата нет, вести можно в бумажном или электронном виде. Удобнее всего вести в файле Excel либо с помощью учетных сервисов. Если вписывать коды марок вручную в бумажный вариант, это займет очень много времени, и велика вероятность ошибок. Про журнал учета продаж подробно рассказывали в статье.
2. В журнале учета продаж учитывают излишки, недостачи и списания?
Нет, предприятия общественного питания учитывают только продажи алкогольной продукции. Фиксируют каждую проданную бутылку. Предприятия общепита не имеют права продавать алкоголь навынос, они обязаны вскрывать бутылку перед передачей ее потребителю. Даже если общепит продаёт бутылку целиком, а не на розлив, то ее все равно вскрывают и заносят в журнал продаж. Если алкоголь продают в составе коктейлей, емкость считается проданной, когда ее вскрыли. Это относится и к транспортным тарам, таким как кеги пива или большие емкости с винами.
3. Бармен случайно разбил бутылку. Как отразить это в системе ЕГАИС?
Бой товара отражайте с помощью акта списания. Составьте акт и укажите основание «порча».
4. Можно ли заносить накладные на алкоголь в учетную систему вручную?
Нет, ТТН вручную заносить нельзя. Запрос на подтверждение накладной придет в систему через ЕГАИС. Когда вы ее подтвердите, данные автоматически попадут в программу учета.
5. Приехал грузовик поставщика с алкоголем. Водители спешат на следующую точку. Можно ли забрать товар и только потом проверить все бутылки?
Да, можно. Проверьте продукцию с помощью сканера в течение рабочего дня с момента принятия продукции. Если всё хорошо — подтвердите приемку в ЕГАИС. Если есть расхождения или брак — составьте акт. Поставщик позже заберет продукцию, от которой вы отказались.
6. Можно ли ресторану закупать алкоголь в рознице?
Нет, так продукция будет считаться контрафактом. Фиксировать приемку алкогольной продукции через систему ЕГАИС обязательно.
7. Заведение зарегистрировано на ИП как общепит, но в нем разливают только пивные напитки. Как работать в этом случае?
Если ИП зарегистрирован как общепит, он должен работать с ЕГАИС как обычно: отражать приемку и вести журнал учета продаж алкогольной продукции. ИП не могут продавать крепкий алкоголь, можно обойтись без сканера. Главное — подключить онлайн-кассу, чтобы выбивать чеки продажи и отправлять их в ФНС через ОФД. Списание пива в ЕГАИС происходит с помощью актов списания с причиной «Реализация».
8. Нужно ли вести учет остатков алкоголя?
Да. Бутылки, которые стоят у вас на балансе, должны совпадать с количеством, которое есть в заведении на самом деле. Сверять остатки нужно для актуализации сведений в ЕГАИС: если они не соответствуют действительности, значит вы отразили в госсистеме не все операции с алкоголем и нарушили требования ст. 26 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ.
Не запутаться помогают учетные системы. Маркет сравнивает данные учетной системы и ЕГАИС и показывает, есть ли расхождения, чтобы сразу составить акт.
9. Обязательно ли проводить инвентаризацию по алкоголю?
Во время инвентаризации происходит сверка остатков алкоголя на складе и в магазине с количеством, которое указано в ЕГАИС. Закон не обязывает инвентаризировать, он обязывает содержать остатки в ЕГАИС в актуальном состоянии. Для этого участники рынка обязаны на основе первичных учетных документов формировать и отправлять в ЕГАИС накладные, акты списания и акты постановки. Акты создают как раз по результатам инвентаризации: если коньяка больше, то на остальные бутылки создают акты постановки; если коньяка меньше, то недостачу оформляют актами списания. Подробнее про инвентаризацию алкоголя читайте в статье.
