Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок

Заведения общепита отчитываются перед государством за алкоголь, который продают гостям или используют в блюдах и напитках. Есть две госсистемы, в которых нужно вести учет: ЕГАИС для всей алкогольной продукции и Честный знак для маркированного пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.

Анна Лексина Эксперт по работе с госсистемами Дарья Пациора Редактор Контур.Маркета

Особенности продажи алкоголя в общепите

Розничная торговля алкоголем в общепите отличается от этого процесса в алкомаркете или продуктовом магазине. Чтобы предлагать гостям крепкий алкоголь, заведению нужна специальная лицензия на розничную продажу алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания.  Получить ее могут только организации. Для работы с пивом, пивными напитками, сидром, пуаре и медовухой лицензия не нужна — ими в общепите могут торговать и ИП. Подробнее — в статье «Как оформить лицензию на продажу крепкого алкоголя».

В общепите алкоголь продают для потребления на месте. При продаже алкогольной продукции бармен или официант вскрывает потребительскую тару.

Федеральное ограничение на продажу алкоголя с 23:00 до 8:00 на общепит не распространяется (п. 9 ст. 16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171‑ФЗ).

Для общепита с алкоголем в многоквартирных домах (МКД) и на прилегающих к ним территориях действует федеральное требование: зал обслуживания посетителей должен быть не меньше 20 кв. м. Площадь сезонного зала в этот размер не входит (п. 4.1 ст. 16 закона от 22.11.1995 № 171‑ФЗ).

Регионы могут вводить дополнительные ограничения для общепита в МКД, например, увеличить минимальную площадь зала обслуживания, ограничить время продажи алкоголя (кроме ресторанов).  Важно проверить не только федеральные правила, но и региональный закон.

Ежедневный учет в ЕГАИС

Каждую операцию с алкогольной продукцией нужно отражать в единой государственной информационной системе — ЕГАИС.

Для подключения к системе нужны две вещи, кроме интернета:

• Квалифицированная электронная подпись. Обычная КЭП не подойдет, понадобится крипто-ключ на JaCarta-2 SE или Рутокен ЭЦП 3.0.

• Универсальный транспортный модуль, УТМ. Эту программу пользователи бесплатно скачивают на государственном портале и устанавливают на свой компьютер.

Все операции с алкоголем заведение отражает в электронном виде через свою товароучетную систему. Например, пользователи Контур.Маркета ведут учет ингредиентов, составляют техкарты блюд и работают с ЕГАИС в одном окне.

Что и как общепит отражает в ЕГАИС

Учет маркированного пива в Честном знаке

Пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха относятся к товарам, подлежащим обязательной маркировке. Поэтому общепит работает не только с ЕГАИС, но и с системой Честный знак.

Как начать работу в ЕГАИС заведению общепита

Зарегистрируйтесь в Честном знаке. Это нужно сделать всем участникам оборота маркированного пива, которые принимают, перемещают, продают или выводят маркированную продукцию. Как зарегистрироваться в Честном знаке

Правила маркировки пивоваренной продукции описаны в Постановлении Правительства РФ от 30.11.2022 № 2173.

Принимайте УПД (универсальные передаточные документы) с кодами маркировки. В Контур.Маркет УПД приходят из Диадока, это встроенная интеграция. Подробнее

Документ нужно подписать не позднее одного рабочего дня после приемки. Затем коды маркировки переходят на баланс вашей организации, и только тогда вы можете продавать и использовать это пиво.

Перед тем, как принимать УПД, убедитесь, что он прошел проверку в Честном знаке. По закону поставщик может начать отгрузку пива, только после того, как УПД пройдет проверку фиксации. Она помогает выявить ошибки в документе до приемки.

Во время проверки система определяет, можно ли зафиксировать передачу кодов маркировки. Результат смотрите в дереве статусов внутри УПД: если проверка прошла успешно, там появится статус «Проверен в Честном знаке». Подробнее о проверке фиксации. Если после проверки Честный знак вернул ошибки, не принимайте пиво, пока их не исправили. В Маркете откройте документ: вы увидите сообщение об ошибке и рекомендации. Подробнее об ошибках от Честного знака.

Перемещайте маркированное пиво между своими точками через УПД с кодами. Если пиво едет с одной точки на другую внутри одной организации, нужно оформить УПД на перемещение. Если работаете в Маркете, поможет инструкция.

После отправки УПД из Маркета дождитесь завершения проверки фиксации и положительного ответа от Честного знака. До этого не начинайте отгрузку товара. Если в документе есть ошибки, в дереве статусов внутри УПД появится статус «Документ не прошел проверку в Честном знаке», отгружать товар нельзя.

Если документ прошел проверку в Честном знаке, в дереве статусов внутри УПД появится «Проверен в Честном знаке». После этого можно отгружать товар. Маркет отправит документ получателю, и когда он подтвердит его, статус УПД изменится на «Принят».

Передавайте сведения о подключении кега к оборудованию для розлива. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после подключения кега к крану. Как отразить вскрытие кега и поставить его на кран в Маркете.

Читайте нашу подробную статью о работе с разливным пивом.

Пробивайте продажи через кассу с передачей данных в Честный знак. При продаже разливного пива кассир указывает код маркировки кега и объем, который продает покупателю. Если продаете банку или бутылку, нужно сканировать код маркировки с конкретной упаковки.

При продаже пива на кассе нужно выполнять онлайн- и офлайн-проверки — этого требует обязательный разрешительный режим.

Чтобы не сканировать код кега при каждой продаже, в Маркете можно добавить разливное пиво в очередь списания: код сканируют один раз, а касса запоминает его до продажи всего объема. В очереди также видно, сколько пива осталось в кеге. Подробнее.

С 1 сентября 2026 года за продажу просроченного пива вопреки запрету Честного знака в рамках разрешительного режима штраф смогут назначить автоматически по данным системы маркировки. Подробнее о таких штрафах.

Режим послабления можно применять организациям и ИП, которые фактически оказывают услуги общественного питания. Признаки такой деятельности:

• в ЕГРЮЛ или ЕГРИП одним из видов деятельности указан ОКВЭД 56 — деятельность по предоставлению продуктов питания и напитков;
• в Роспотребнадзор подано уведомление о начале деятельности по оказанию услуг общественного питания;
• в работе используют меню и технологические карты блюд;
• в заведении созданы условия для потребления продукции: оборудованы зал, санитарные зоны и другие необходимые помещения;
• ККТ зарегистрирована с признаком «ККТ в общ. питании».

Перед продажей маркированных товаров через кассу в режиме послабления их нужно вывести из оборота в Честном знаке. В Маркете это можно сделать при приемке по УПД или актами. Подробная инструкция о режиме послабления в Маркете

Режим послабления применяется к маркированной пищевой продукции. С иными маркированными товарами, например одеждой, которую продают в качестве мерча в заведении, нужно работать по общим правилам разрешительного режима.

Оформляйте вывод из оборота по причинам, не связанным с розничной продажей. Это нужно, если пиво испортилось, его потеряли, повредили упаковку, использовали для собственных нужд или производственных целей.

Для вывода из оборота создайте акт и отправьте его в Честный знак течение 3 рабочих дней.

Общепит может выводить товар не только актами, но во время приемки по УПД. Этот способ подойдет заведениям, которые используют маркированную продукцию в готовке или для собственных нужд. Как это делать в Маркете

Как учитывать алкоголь в составе блюд и напитков

При порционном использовании крепкого алкоголя в коктейле или блюде потребуется списать в ЕГАИС каждую порцию в миллилитрах. Для этого в акте списания нужно указать причину «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)».

Чтобы каждый раз при списании крепкого алкоголя не сканировать марку с бутылки, сформируйте в Маркете очередь марок. Ее удобно пополнять прямо в сервисе или на Контур.Маркет Кассе. Подробнее

На тарифах Контур.Маркета для общепита с товароучетом на основе принятых ЕГАИС-накладных сервис автоматически создает товароучетные накладные. Поэтому вы сможете видеть актуальный остаток алкоголя, который используете в составе блюда, соуса или коктейля.

Чтобы видеть остатки алкоголя-ингредиента, создайте технологические карты на каждый коктейль или блюдо. В качестве ингредиентов добавляйте товары из каталога и нужное количество. Если нужно, в комментарии опишите процесс создания коктейля. Маркет автоматически посчитает себестоимость напитка и покажет наценку.

Когда бармен пробьет коктейль через кассу, Маркет пересчитает оставшийся алкоголь. По действующему законодательству для напитков, содержащих более 0,5 % этилового спирта от всего объема, признаком предмета расчета должен быть «Подакцизный товар» (пп. 3 п. 1 ст. 181 НК РФ). В Маркете можно указать тип техкарты «Подакцизный товар», чтобы коктейли и порционный алкоголь передавались на кассу с верным признаком предмета расчета.

Если для блюда, соуса или напитка используют пиво, важно учитывать требования к алкоголю и маркировке. В ЕГАИС пиво списывают по алкогольному учету, а в Честном знаке выводят из оборота на производственные цели.

Что делать с алкоголем, который разлили, украли, потеряли

Для пива и крепкого алкоголя нужно составить акт списания в ЕГАИС с причиной, которая подходит под ситуацию: потери, недостача, порча.

Для крепкого алкоголя нужно сканировать марку. Если бутылка разбилась или украдена, марку отсканировать не получится. Однако Маркет запоминает марки, принятые на баланс, поэтому вы сможете списать марку без сканирования. Для этого проведите ЕГАИС-инвентаризацию.

Если проблема возникла с маркированным пивом, одного акта в ЕГАИС недостаточно. Нужно еще оформить вывод из оборота в Честном знаке. Например, для пены, излишков после розлива, порчи или утраты выберите подходящую причину: «Уничтожение», «Утилизация», «Утрата» или «Другое». Если выбрали «Другое», опишите причину.

Вам помогут инструкции по списанию крепкого алкоголя и разливного пива, сидра, медовухи, пуаре.

Ответы на вопросы

Нужно ли в общепите вести журнал продаж? Куда его сдавать?

До 1 января 2021 года действовал Приказ Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164 «О форме журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции и порядке его заполнения». С 1 января 2021 года этот приказ утратил силу по Постановлению Правительства РФ от 09.06.2020 № 841. Это означает, что ведение журнала учета розничных продаж отменено.

В Маркете журнал учета продаж был спроектирован до 2021 года, когда еще действовала обязанность вести его. Сейчас обязанности нет, но инструмент по-прежнему помогает формировать документы для ЕГАИС и Честного знака.

Сдавать журнал учета продаж в государственные органы не нужно. Это рабочий инструмент внутри учетной системы. Про журнал учета продаж подробно рассказывали в статье.

В журнале учета продаж учитывают излишки, недостачи и списания?

Нет. Журнал учета продаж в Маркете используют для других операций: например, по пиву на его основе формируют акты списания с причиной «Реализация» в ЕГАИС и передают сведения о постановке кега на кран в Честный знак. А в общепите по крепкому алкоголю в составе блюд и коктейлей через журнал формируют акты с причиной «Приготовление».

Бармен случайно разбил бутылку. Как отразить это в ЕГАИС и Честном знаке?

Если разбилась бутылка крепкого алкоголя, в ЕГАИС составьте акт списания и укажите основание «Порча». Как списывать алкоголь с ЕГАИС-баланса через акты в Маркете.

Если разбилось маркированное пиво, дополнительно оформите вывод из оборота в Честном знаке. Если код маркировки сохранился, отсканируйте его при составлении акта. Если код поврежден и не считывается, определите его методом исключения: сравните фактические коды аналогичного пива с кодами на балансе Честного знака. Затем выберите найденный код в личном кабинете Честного знака или скопируйте его в акт в Маркете. Для вывода подойдут причины «Утрата», «Уничтожение» или «Другое». Если выбрали «Другое», причину нужно указать вручную.

Можно ли заносить накладные на алкоголь в учетную систему вручную?

Нет, бумажную товарно-транспортную накладную вручную заносить нельзя. Запрос на подтверждение ЕГАИС- или электронной накладной придет в систему через ЕГАИС. Когда вы ее подтвердите, данные автоматически попадут в программу учета.

По маркированному пиву дополнительно приходит УПД с кодами маркировки. Его нужно подписать через ЭДО — так сведения передаются в Честный знак по правилам маркировки.

Приехал грузовик поставщика с алкоголем. Водители спешат на следующую точку. Можно ли забрать товар и только потом проверить все бутылки?

Порядок приемки и возврата товара зависит от договоренностей с поставщиком. Заранее согласуйте, что делать, если после приемки обнаружатся расхождения или брак.

Для крепкого алкоголя можно сверить федеральные специальные марки из ЕГАИС-накладной с фактически поступившими бутылками. Такая сверка не обязательна, но помогает выявить пересорт до приемки. Подробнее.

По маркированному пиву сверка кодов при приемке не обязательна, но помогает выявить пересорт и проблемные коды до подписания УПД и избежать сложностей при дальнейшей реализации.

Можно ли ресторану закупать алкоголь в рознице?

В сценарии, когда общепит закупает алкоголь в розничном магазине как конечный потребитель — нет. Если вы будете использовать и продавать такой алкоголь в заведении, продукция будет считаться контрафактом. Фиксировать приемку алкогольной продукции через систему ЕГАИС обязательно.

Для маркированного пива также важно, чтобы товар корректно перешел на баланс вашего заведения в Честном знаке через УПД.

Заведение зарегистрировано на ИП как общепит и продает только пивные напитки. Как работать в этом случае?

ИП не могут продавать крепкий алкоголь. Если ИП зарегистрирован как общепит и продает пиво, пивные напитки, сидр, пуаре или медовуху, он должен работать с ЕГАИС как обычно: отражать приемку и списание алкогольной продукции.

Также ИП должен работать с маркировкой: зарегистрироваться в Честном знаке, принимать УПД с кодами по продукции, которая подпадает под поэкземплярный учет, передавать сведения о подключении кега к крану. При продаже необходимо сканировать коды маркировки на кассе. Можно применять режим послабления для общепита, когда вместо кода маркировки в чек передают GTIN и количество товара, а продукцию заранее выводят из оборота в Честном знаке на производственные нужды.

Читайте подробные статьи, которые помогут подготовиться:

• Как начать работу с ЕГАИС
• Правила работы с разливным пивом в ЕГАИС и Честном знаке

Нужно ли вести учет остатков алкоголя?

Да. Бутылки, которые стоят у вас на балансе, должны совпадать с количеством, которое есть в заведении на самом деле. Сверять остатки нужно для актуализации сведений в ЕГАИС: если они не соответствуют действительности, значит вы отразили в госсистеме не все операции с алкоголем и нарушили требования ст. 26 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

Не запутаться помогают учетные системы. Маркет сравнивает данные учетной системы и ЕГАИС и показывает, есть ли расхождения, чтобы сразу составить акт.

Для крепкого алкоголя важно сверять не только количество бутылок, но и федеральные специальные марки. По маркированному пиву рекомендуем сверять количество товара и коды маркировки. Если марка или код не соответствуют данным госсистемы, при продаже или перемещении возникнут ошибки.

Обязательно ли проводить инвентаризацию по алкоголю?

Во время инвентаризации происходит сверка остатков алкоголя на складе и в заведении с количеством, которое указано в ЕГАИС. Закон не обязывает проводить инвентаризацию по отдельному графику, но обязывает содержать остатки в ЕГАИС в актуальном состоянии. Для этого участники рынка на основе первичных учетных документов формируют и отправляют в систему ЕГАИС-накладные, акты списания и акты постановки.

Акты создают как раз по результатам инвентаризации. Например, если коньяка больше, на лишние бутылки создают акты постановки; если коньяка меньше, недостачу оформляют актами списания. Подробнее про ЕГАИС-инвентаризацию читайте в инструкциях:

• по крепкому алкоголю;
• по пиву.

По маркированному пиву обязательной инвентаризации в Честном знаке нет. При необходимости заведение проводит проверку самостоятельно: сверяет фактические коды на товаре с теми, что числятся за организацией в системе.

Что делать с пивом, произведенным до запуска поэкземплярного учета?

На пиво в кегах, произведенное или ввезенное в РФ до 1 марта 2025 года, и на пиво в потребительской упаковке, произведенное или ввезенное в РФ до 1 сентября 2025 года, требования о передаче сведений об обороте товаров через ЭДО и о выводе из оборота актами по причинам, не связанным с продажей, не распространяются.

Если пиво произведено или ввезено в РФ ранее указанных дат и вы не принимали его по УПД, сведения о продаже пива на кассе все равно необходимо передавать.

Нужно ли общепиту подавать алкодекларации?

С 1 января 2026 года общепит больше не обязан декларировать объем розничной продажи крепкого алкоголя по форме 7.

С декларацией по пиву (форма 8) есть нюанс: в отдельных регионах продолжается ежеквартальное декларирование. Например, в Республике Татарстан продолжают принимать декларации о розничной продаже пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи. Если вашему заведению нужно подавать декларацию по форме 8, Контур.Маркет поможет сформировать ее и отправить в уполномоченный региональный орган.

В остальных случаях декларацию по форме № 8 подавать не нужно: сведения по пиву передают в Честный знак и ЕГАИС.

Если вам нужно работать с крепким алкоголем или пивом — ответим на ваши вопросы и подберем подходящий тариф.