Какие параметры для шаблонов документов надо использовать?

Добрый день.
Вы сами определяете, какие поля хотите использовать в шаблоне. Лучше заполнить только часть полей уведомления – те, которые не меняются из раза в раз.
Например, данные о миграционной карте могут меняться, поэтому лучше не заполнять их, чтобы избежать ошибок в уведомлениях. А если приехала большая группа и у всех одно КПП и дата въезда, гражданство, страна рождения, сроки действия виз и т.д., то можно использовать шаблон. Или один гость приезжает каждую неделю, можно настроить шаблон и менять только даты.