Как мебельная фабрика «Мария» автоматизировала подведение итогов встреч с Толком

В какой-то момент сотрудники просто начали получать протоколы после каждой записанной встречи. Никакого обучения и адаптации не потребовалось. Теперь не нужно пересматривать записи или встречаться повторно.

Бицак Дмитрий Директор по цифровой трансформации и внедрению ИИ мебельной компании «Мария»

200

встреч ежедневно

4 000

сотрудников участвуют

«Мария» — крупный российский производитель кухонь и другой мебели. В компании активно используют видеосвязь: для внутренних совещаний, обсуждений с подрядчиками и партнерами, обучения сотрудников.

Два года назад компания перешла на Контур.Толк: нужно было оперативно заменить зарубежный сервис и упростить подведение итогов обсуждений. Толк автоматически формирует расшифровку каждой записанной встречи и создает с помощью ИИ краткий пересказ разговора и структурированный протокол.

Запись, транскрипт и протокол доступны внутри платформы Толк всем участникам встречи.

Задача

В компании хотели внедрить практику фиксации итогов встреч в почте, чтобы потом можно было легко найти договоренности и сразу обсудить их в общей переписке. Но написание протоколов вручную требовало много времени и не всегда сотрудники успевали это делать. Когда в Толке появились ИИ-протоколы, работа стала проще. Часть сотрудников смотрела итоги прямо в сервисе, но для команды было важно получать протоколы и по почте.

У IT-департамента появилась идея сделать агента, который бы забирал протокол из Толка по API и отправлял участникам в почту.

Решение

В компании создали бот на базе бесплатного конструктора автоматизированных процессов — n8n, который проверяет записи встреч каждые 15 минут, забирает свежие транскрипты и протоколы через API Толка и рассылает его участникам встречи по электронной почте. Письмо содержит тему с датой, протокол и ссылку на запись. На настройку агента от идеи до запуска ушло всего две недели.

Эффект от внедрения

Решение оказалось очень удобным для команды: корпоративная почта — основной канал коммуникаций в компании, и теперь протоколы автоматически приходят туда же. В Толке все материалы и так легко найти — всё хранится в разделе «Артефакты». А стало еще проще: сотрудники видят протокол у себя в почте, могут задать уточняющие вопросы в одной ветке, согласовать задачи и зафиксировать следующие шаги, не переключаясь между инструментами.