Обязателен ли переход на электронный документооборот

С момента появления электронного документооборота (ЭДО) компании переходили на него добровольно. Однако государство с каждым годом расширяет перечень областей работы, в которых ЭДО необходим. Расскажем, обязателен или нет ЭДО в 2022 году и кто уже должен к нему подключиться.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Подберем тариф и решение под потребности компании

Оставить заявку

Кто и когда обязан подключиться к ЭДО

Федеральная налоговая служба установила, что уже до конца 2024 года электронными станут 95 % всех передаваемых в стране счетов-фактур (без отнесенных к гостайне), а также 70 % транспортных и товарных накладных.

Также обозначены рамки:

Доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20 %.
Объем бумажных документов, необходимых для налоговых органов, должен ежегодно уменьшаться не менее чем на 10 %.

В 2022 году переход на безбумажное делопроизводство в основном остается собственной инициативой бизнеса, который хочет сократить непроизводственные расходы и повысить эффективность работы. Но для некоторых компаний ЭДО с 2022 года — обязательное условие. Рассмотрим подробнее.

ЭДО в маркировке

Электронный документооборот все чаще используется в сфере B2G. Государство заинтересовано в том, чтобы бизнес-процессы между организациями в России были прозрачными и честными. С ЭДО неразрывно связана система маркировки товаров Честный ЗНАК (ЧЗ), которая создана для контроля за российским товарооборотом.

С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

В системе ЭДО Диадок можно подключить сервис для автоматизации этого процесса. В таком случае сторонам достаточно будет обменяться электронными универсальными передаточными документами (УПД), которые содержат коды маркировки. При подписании сведения передаются в Честный ЗНАК автоматически. Подробно рассказываем о роли ЭДО в маркировке в статье.

Переход на ЭДО с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:

обувь,
лекарства,
молочная, табачная продукция,
парфюмерия,
меховые изделия,
фотоаппараты и вспышки,
товары легкой промышленности,
шины и покрышки.

С декабря 2021 года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. Также в марте 2022 началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Предполагается, что к 2024 году маркировка будет нужна для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на ЭДО ограничены.

Подключитесь к Диадоку, переходите на электронные УПД, чтобы упростить документооборот

Подключиться

ЭДО в прослеживаемости

С 8 июля 2021 года действует национальная система прослеживаемости (НСП). Она необходима для отслеживания товарооборота, ухода от нелегального импорта и увеличения собираемости обязательных таможенных, налоговых платежей.

Все процессы в рамках НСП проходят в электронном виде, поэтому для работы обязателен ЭДО. Участники системы оформляют продажу и покупку товара, формируют и сдают в ФНС отчеты об операциях, подают уведомления в налоговую только через систему ЭДО.

Перечень товаров, которые подлежат прослеживаемости, не менялся с момента утверждения. В списке — различное промышленное оборудование, специализированная техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и другое. С 1 июля 2022 года за нарушения при работе в НСП участникам товарооборота грозят административные штрафы. Они составят 1 000 рублей за каждый обязательный документ, который не был представлен в налоговую, сдан с опозданием или некорректно оформлен.

ЭДО в сфере грузоперевозок

С 2022 года перевозчики, отправители и получатели грузов могут перейти на электронные транспортные накладные. Уже утвержден их формат, порядок обмена и правила заполнения. Ожидается, что в ближайшие годы они станут обязательными.

ЭДО для сдачи отчетности

Обязательный переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2G и доступен в сервисах интернет-отчетности.

В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет. Режим налогообложения и правовой статус значения не имеют. От представления отчетности освобождается только ряд организаций: государственного сектора, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.

В электронном виде сдают и налоговую отчетность:

по всем налогам — организации с численностью работников больше 100 человек,
6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников больше 10 человек.

Расширился список компаний, которые обязаны представлять сведения о работниках в Пенсионный фонд. С 2022 года сдавать электронные СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ должен каждый работодатель с численностью от 10 человек. Также такие компании обязаны направлять в электронном виде расчеты по страховом взносам (4-ФСС) в Фонд социального страхования.

ЭДО для госзакупок и других задач

ЭДО обязателен в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленных данных, дает гарантию исполнения контракта.

Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками (ЭТП) и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.

Подключитесь к ЭДО в Диадоке и будьте в курсе всех законодательных изменений

Подключиться

Как перейти на ЭДО

Пока точно неизвестно, когда ЭДО станет обязательным для всего бизнеса. Но для того, чтобы работать с маркируемыми или прослеживаемыми товарами, без затруднений сдавать отчетность и подготовиться к переходу на ЭДО в других областях, лучше подключиться к электронному документообороту уже сейчас.

Для перехода на безбумажное делопроизводство выполните пять шагов.

1. Выберите оператора ЭДО

Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги электронного документооборота в виде специальных сервисов, обеспечивает безопасность передачи данных и соблюдение законодательных требований. СКБ Контур входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.

2. Получите электронную подпись

Электронная подпись (ЭП) дает документам юридическую силу, приравнивая их к бумажным документам с собственноручной подписью. В системе ЭДО Контур.Диадок используется квалифицированная ЭП. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

В 2023 году порядок работы с ЭП изменится. Согласно новым требованиям, КЭП для юридического лица сможет получить только руководитель организации. Сотрудники должны будут использовать подписи физлица и машиночитаемые доверенности, которые позволят им действовать от имени организации. С 1 марта по 31 декабря 2022 года длится переходный период, во время которого сотрудники еще могут получить сертификат юридического лица и применять подписи физлица по желанию.

3. Определите способ подключения

Компания может выбрать веб-версию сервиса ЭДО или интегрировать его с учетной системой. Например, подключить модуль Диадока для 1С, который позволит работать в привычном интерфейсе.

Также сервис интегрируется с любой другой учетной системой. В Контур.Диадоке есть интеграционные решения для SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision. А со специализированными учетными системами или индивидуальными разработками Диадок интегрируется с помощью полнофункционального API и коннектора.

4. Настройте работу с ЭДО внутри компании

Обязательный переход на ЭДО пока не нужен. Но на перестройку налаженных бизнес-процессов понадобится время. Так, для грамотной организации процесса на предприятии следует оформить внутренние регламенты, обучить сотрудников, внести изменения в учетную политику.

5. Перейдите на ЭДО с контрагентами

Для обмена электронными документами обе стороны должны подключиться к системе ЭДО и наладить связь. В Диадоке достаточно отправить или принять приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО, воспользуйтесь автороумингом или подайте заявку для настройки роуминга.

Пользователи Диадока могут формировать, отправлять и получать счета-фактуры, УПД и УКД (универсальные корректировочные документы), накладные, акты, любые неформализованные документы без утвержденного ФНС формата. Также сервис полностью обеспечивает работу с системой Честный ЗНАК и позволяет выгружать необходимые документы для последующей сдачи отчетности в контролирующие органы.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура и начать работу в ЭДО