Анализ документооборота в организации

Для управления делопроизводством в компаниях используют разные способы обмена документами. Чтобы оценить эффективность их работы, прибегают к анализу, который проводят сотрудники организации или подрядчики. Разберем, как проводить такой аудит, по каким критериям оценивать документооборот и как внедрить информационные технологии в делопроизводство.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Документооборот на предприятии

Документооборот — процесс работы с документами, включающий создание, регистрацию, передачу, хранение и архивацию. В зависимости от способа обмена, документооборот может быть бумажным и электронным.

Бумажный документооборот — работа с документами происходит на бумажных носителях. Каждый документ печатают, вручную подписывают, отправляют по почте, хранят в физическом архиве.

Электронный документооборот (ЭДО) — работа с электронными документами с помощью сервисов, разработанных операторами ЭДО. Документы создают, подписывают, передают и хранят в цифровом виде.

Документооборот классифицируют по типам правовых отношений между участниками:

• Внутренний — обработка документов внутри организации. Не требует подписания или утверждения внешними сторонами.

• Внешний — обработка документов между организацией и внешними сторонами, например поставщиками, клиентами, кредиторами, посредниками в сделке. Требует подписания или утверждения внешними сторонами.

• С контролирующими органами — сдача электронной отчетности в различные ведомства: ФНС, Социальный фонд России, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор.

Подробнее о типах документооборота рассказываем в статье.

Еще документооборот делят по направлениям:

• кадровый,

• бухгалтерский,

• производственный,

• складской,

• управленческий.

Сейчас организации часто переходят на электронный документооборот. Он помогает подписывать, отправлять и хранить документы в электронном виде. ЭДО уменьшает расходы на печать и пересылку, делает обмен документами проще, быстрее — любое действие пользователя можно отследить и проанализировать. Больше об электронном документообороте рассказываем в статье.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Что такое анализ документооборота

Анализ документооборота — процесс, который помогает оценить эффективность системы управления документами в компании. Анализируются все этапы жизненного цикла документа от создания до передачи в архив. Цель — выявить точки роста в работе системы, определить возможности для совершенствования. Часто состояние документооборота анализируют перед переходом на ЭДО.

Анализ делопроизводства в организации делят на этапы:

1. Определите цели. Пропишите, к какому результату стремитесь. Например, составить перечень рекомендаций по ускорению обработки данных, подготовить список процессов для автоматизации, разработать оптимальные схемы движения документов.

2. Выберите, какой тип документооборота будете анализировать: внешний или внутренний, бухгалтерский, кадровый, складской и т.д. Зависит от задач аудита.

3. Оцените состояние документооборота. Проанализируйте, как работает документооборот в компании сейчас. Обратите внимание на объем документации, качество ее обработки, хранения и уровень защиты информации.

4. Выявите слабые места текущей системы. Определите основные недочеты текущего делопроизводства и способы их исправления.

5. Разработайте рекомендации по улучшению. На основе результатов исследования подготовьте список мер, которые помогут улучшить состояние системы.

Чтобы проанализировать ситуацию со всех сторон, используют способы сбора информации:

• Анкетирование и интервьюирование сотрудников.

• Анализ текущей информационной системы.

• Проверка навыков сотрудников в делопроизводстве.

• Анализ внутренней документации: регламентов, инструкций, положений.

• Оценка соответствия действий пользователей регламентам и инструкциям.

• Проверка безопасности.

Методы и алгоритм анализа меняются в зависимости от типа и размера компании. Сложнее будет собрать информацию, если у предприятия бумажный документооборот и много филиалов, которые находятся в разных городах. В таком случае стоит подумать над подключением к задаче сторонних компаний-аудиторов.

Пример структуры анализа документов

Анализ документооборота необходимо проводить регулярно. К примеру, ежегодно готовить отчет по объему делопроизводству, который демонстрирует, как выросло или уменьшилось количество обработанной информации. Величина документооборота показывает, какой объем документов регулярно проходит внутри организации. Анализ статистических данных позволит своевременно вводить улучшения в привычную систему.

Образец ежегодного отчета по объему делопроизводства

Если ваша компания использует систему электронного документооборота (СЭД) для управления внутренними потоками документов, попробуйте настроить автоматическую выгрузку данных о делопроизводстве. Из нее можно узнать о количестве документов, времени обработки, задействованных сотрудниках. Анализ СЭД помогает регулярно и с минимальными трудозатратами создавать отчет по делопроизводству. Образец можно найти в интернете или разработать самостоятельно с учетом особенностей компании.

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Что дает анализ документооборота

Анализ помогает оптимизировать работу организации, выявить проблемы в работе с документами. Это снижает количество ошибок и ускоряет обработку информации.

Кроме того, анализ ситуации нужен, чтобы:

• Оценить текущее состояние делопроизводства.

• Получить независимую оценку от специалистов, не вовлеченных в операционную деятельность компании.

• Отследить подготовленность персонала, увидеть, насколько знания и компетенции соответствуют задачам.

• Изучить содержание регламентов, инструкций, их соответствие реальным процессам.

• Получить рекомендации от экспертов и составить стратегию по внедрению изменений.

Как сервисы ЭДО помогают анализировать документооборот

С ЭДО можно эффективно и регулярно проводить анализ структуры документооборота. Документы в сервисе создают, подписывают, отправляют и хранят в электронном виде. Значит, отследить процессы, связанные с делопроизводством, легче.

Разберем преимущества ЭДО на примере Контур.Диадока, который упрощает аналитику документооборота.

Централизованное хранение документов. Все документы, отправленные и полученные через Диадок, хранятся в облачном архиве — это упрощает поиск и просмотр.

Отслеживание статуса документов. Пользователь в любой момент может отследить состояние отправленных и полученных файлов, что помогает контролировать процесс обработки, количество потраченного времени на каждый документ.

Удобный поиск и фильтрация. В сервисе ЭДО документы не теряются, их защищает резервное копирование. Файл можно найти с помощью фильтра по параметрам: типу документа, дате получения или отправки, статусу.

Анализ работы сотрудников. Информация о скорости обработки документов доступна в любой момент, а значит, ответственные за аудит оценят, какие сотрудники включены в делопроизводство, как быстро справляются с обработкой информации.

Таким образом, сервис электронного документооборота не только оптимизирует работу сотрудников и предприятия, но и помогает собирать детальную аналитику делопроизводства.

Анализ систем документооборота — важный инструмент для повышения эффективности работы организации. При правильном использовании он помогает выявить недостатки делопроизводства, ускорить обработку документов и поиск информации.

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Подключиться