Внешний и внутренний электронный документооборот

С помощью документов бизнес взаимодействует с партнерами, клиентами и сотрудниками. Подразделения компании тоже ведут документооборот друг с другом. Эти процессы можно автоматизировать с помощью ЭДО. В статье разберем, чем отличаются внутренний и внешний ЭДО, какие преимущества они дают, как их организовать.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Что такое внешний и внутренний ЭДО

ЭДО ― это работа с документами в электронном виде с помощью специальных программ или облачных сервисов. С ними можно перевести все действия с документами в электронный вид: регистрацию входящих, создание, поиск, контроль исполнения, ведение архива. 

По типу отношений между участниками выделяют внутренний и внешний документооборот.

Во внешнем документообороте участвуют представители компании, партнеры, клиенты, поставщики. Между ними происходит обмен счетами-фактурами, актами, информационными письмами, договорами, протоколами разногласий и другими документами. Благодаря использованию электронной подписи (ЭП) они получают такую же юридическую значимость, как бумажные с подписью от руки. Поэтому контрагенты могут оформить сделку полностью в электронном виде: от подписания договора до оплаты. 

Контрагенты договариваются о переходе на ЭДО устно либо составляют дополнительное соглашение к договору. Стороны сами определяют перечень передаваемых документов. Еще в соглашении фиксируют обязательства сторон, правила использования ЭП и случаи, когда документы могут дублировать на бумаге.

Во внутреннем документообороте участвуют только сотрудники и руководство предприятия. Они могут обмениваться любыми внутренними документами: управленческими, кадровыми, складскими, производственными. Порядок ЭДО между сотрудниками и подразделениями регулируется локальными нормативными актами. 

Реклама 16+

Ответим на вопросы о внутреннем ЭДО и подберем выгодный тариф

Оставить заявку

Значительную часть внутреннего документооборота составляют бухгалтерские документы. Сотрудники бухгалтерии часто загружены бумажной работой, поэтому автоматизация процессов в этом подразделении приносит ощутимые положительные изменения. Пользователи Диадока переводят в электронный вид первичную документацию по учету основных средств, материалов, торговых и кассовых операций, результатов инвентаризации, продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения. Благодаря этому бухгалтер больше не собирает подписи с разных сотрудников, когда закрывается квартал или грядет проверка. Еще сильнее упрощает работу бухгалтерии интеграция сервиса ЭДО с 1С. С ней данные выгружаются напрямую из учетной системы. 

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Зачем и кому нужны

Внутренний ЭДО больше всего подходит крупным производственным и торговым компаниям. Особенно если у них распределенная структура, филиалы в разных городах или регионах. Также система внутреннего электронного документооборота актуальна и для других сфер, где происходит много перемещений, списаний материалов или товаров. 

Внешний ЭДО подходит всем, кто стремится ускорить расчеты по сделкам, снизить налоговые риски и упростить взаимодействие с контрагентами. Пользоваться системой электронного документооборота могут: компании, индивидуальные предприниматели, бюджетные организации, самозанятые, физлица. 

Для некоторых сфер внешний ЭДО становится обязательным. Прежде всего это участники оборота маркированных и прослеживаемых товаров, государственных торгов. Еще подключение к ЭДО актуально для продавцов на маркетплейсах. Популярные торговые площадки обрабатывают много УПД (универсальных передаточных документов), товарных накладных и актов, поэтому переводят документооборот в электронный вид. 

Попробуйте ЭДО через Диадок

Передавайте документы онлайн без походов на почту

Подключиться

Плюсы и минусы

Плюсы ЭДО:

• Сокращение трудозатрат. Документ перемещается между подписантами онлайн, сотрудники не относят его в другое подразделение лично. При подготовке отчетности бухгалтер не тратит часы на сбор оригиналов, сканирование и копирование. 
• Уменьшение расходов. Сокращаются затраты на канцелярию и копировальную технику, доставку документов. Отправка документа почтой обходится в 40–60 руб., через Диадок — почти в 10 раз дешевле. Кроме того, в случае с бумагой подписанный входящий документ нужно передать обратно контрагенту, а значит, заплатить за доставку. Расчеты показывают, что при обороте 1 000 документов в год с ЭДО можно сэкономить более 40 000 руб.
• Снижение рисков штрафов. Непредставление документов, подтверждающих расходы, при проверках налоговой может привести к штрафам, ст. 120, 122, 126 Налогового кодекса РФ. Электронные первичные документы проще систематизировать и контролировать, поэтому вероятность получить штраф меньше.
• Экономия места. Не нужно выделять помещение для бумажного архива, приобретать собственный сервер. Электронные документы хранятся на серверах оператора ЭДО без лимита по объему. 
• Ускорение процессов. Документы подписывают онлайн, передача файла занимает пару секунд. Поиск в электронном архиве и мгновенная отправка тоже ускоряют работу.
• Безопасность. Многие привыкли оперативно взаимодействовать с контрагентами по электронной почте, но этот способ не гарантирует сохранность данных. Почту могут взломать злоумышленники, к ней может получить доступ неуполномоченный сотрудник. Операторы ЭДО передают информацию по зашифрованным каналам, а доступ устанавливается в соответствии с правами пользователя. Счета-фактуры и УПД по закону разрешено передавать только через оператора ЭДО. 
• Прозрачность. Действия с документом фиксируются, статус виден в режиме реального времени. Значит, можно отследить, в каком подразделении возникла задержка. Документ невозможно потерять или подменить.
• Мобильность. Можно подписать документ, когда сотрудник далеко ― собственноручную подпись заменяет электронная. 

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Подключиться

У ЭДО много плюсов, но некоторые компании сомневаются и не готовы отказаться от бумаги. Разберем причины, из-за которых организации не переходят на электронный документооборот. 

Минусы ЭДО:

• Отказаться от бумаги — сложно. Нужно устанавливать на компьютеры сотрудников специальные программы и поддерживать их работу. Этот минус присущ не каждой системе ЭДО. Например, у Диадока, есть веб-версия, которая позволяет работать в браузере. 
• Придется обучать сотрудников: показать, как устроен интерфейс системы, дать попрактиковаться. Обучение действительно нужно, но его можно организовать на рабочем месте.
• Переход на ЭДО требует времени. Сроки перехода зависят от масштабов проекта. В корпорациях со сложной структурой могут потребоваться месяцы. Однако в самом простом случае достаточно согласиться с условиями лицензии, оплатить тариф и пользоваться веб-версией. Для клиентов 1С разработано коробочное решение, процесс интеграции займет всего один рабочий день. 
• Требуется электронная подпись, которую нужно обновлять. Действительно, срок действия сертификата ЭП ограничен. Обычно ее выдают на 12 месяцев. Потом вновь следует обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), чтобы перевыпустить подпись. Однако удобство онлайн-работы с документами перекрывает необходимость посетить УЦ один раз в год. К тому же руководители и ИП получают ЭП в удостоверяющем центре ФНС бесплатно. А электронная подпись нужна не только для ЭДО с контрагентами, без нее не получится сдать интернет-отчетность.   
• Если контрагенты работают на бумаге, ничего не выйдет. Документооборот — двусторонний процесс, поэтому нужно проинформировать контрагентов о переходе на ЭДО и пригласить к обмену документами. В этом может помочь оператор: предоставит шаблоны приглашений, писем, допсоглашений. Посмотрите видеоинструкцию, как пригласить контрагентов к ЭДО:

Переход на ЭДО может вызвать трудности на начальном этапе, но в будущем компания получит преимущество, освободив ресурсы для развития.

Как организовать в компании

Чтобы электронная система внутреннего документооборота в организации заработала, нужно:

1. Оценить текущий сценарий документооборота и определить типы документов, с которых начнется переход. Для этого составляют топ активно используемых документов.  

2. Выбрать систему для внутреннего ЭДО. Стоит сравнить стоимость и возможности: наличие веб-версии, интеграции с системами учета, шаблонов документов, маршрутов согласования, функции массовой подписи. Преимуществом будет выделенная линия техподдержка, помощь в обучении сотрудников, надежность оператора и гарантии сохранности данных, в том числе после расторжения договора.

3. Оформить локальные нормативные акты. В них фиксируют перечень электронных документов, маршруты для согласования и подписания.

4. Получить ЭП для сотрудников. Для работы с электронным документооборотом внутри компании используют квалифицированные или неквалифицированные ЭП.

5. Установить ПО или подключиться к веб-интерфейсу, настроить маршруты и права доступа. Протестировать отправку нескольких видов документов.

6. Перевести остальные типы документов в электронный вид.

Для подключения к внешнему ЭДО нужно сделать следующие шаги:

1. Продумать схему документооборота. Определить, кто из сотрудников участвует и какие полномочия им нужны: редактирование, подписание, согласование. 

2. Выбрать оператора и систему. Узнайте, как оператор оказывает техподдержку, заключил ли роуминговые соглашения с другими провайдерами, сколько клиентов пользуются системой. Чем больше ваших контрагентов подключены к оператору, тем проще будет начать документооборот. 

3. Подобрать техническое решение для внешнего ЭДО — это модуль для 1С, веб-версия, интеграция с учетной системой. В зависимости от выбранного решения может понадобиться установить ПО для электронного документооборота на ПК или сервер. 

4. Оформить локальные нормативные акты: приказ и положение об электронном документообороте компании, внести изменения в учетную политику. Нужно разработать регламент — перечень инструкций и правил по использованию системы ЭДО. 

5. Получить ЭП в удостоверяющем центре для работников, которые подписывают документы от лица организации. Руководители и ИП получают сертификат в налоговой или у ее доверенных лиц. 

6. Отправить приглашение в сервисе ЭДО. Чтобы ускорить процесс, можно дополнительно разослать письма по электронной почте и позвонить партнерам. В Диадоке разработан ряд инструментов, чтобы оповестить контрагентов о переходе на электронный документооборот: образец письма, текст рассылки, баннеры. 

Попробуйте ЭДО

Оцените все возможности работы с электронными документами

Подключиться