Правила составления и оформления документов

Документы регламентируют всю работу компании: производство, закупки и продажи, кадровое, финансовое, техническое обеспечение, управление. Но для того, чтобы они подтверждали законность операций и юридическую силу сделок, нужно соблюдать правила их составления и оформления. Рассмотрим эту тему подробнее. 

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

Оставить заявку

Зачем нужны правила документооборота в организации

Документооборот — это жизненный цикл документа, который охватывает все этапы: от создания или получения до архивации или уничтожения. Документооборот обеспечивает работу компании. Если он выстроен грамотно, работа будет плодотворной и бесперебойной.

Особую роль играет правильное оформление документов. Документ юридически значим, когда создан в соответствии с требованиями закона, подписан уполномоченным лицом и имеет обязательные реквизиты. Корректно составленный договор или акт убережет от возможных споров с контрагентами, вопросов контролирующих органов.

Соблюдение требований к документации помогает:

• обеспечивать ее понятность, четкость, облегчать работу;
• избегать ошибок, недоразумений;
• сокращать время на обработку;
• систематизировать информацию;
• облегчить поиск данных, их использование в будущем;
• рационально управлять процессами в компании.

Соблюдение норм оформления документации необходимо для всех ее видов: организационно-правовой, финансово-бухгалтерской, распорядительной, информационно-справочной, кадровой, служебной.

Этапы движения и порядок обработки документов

Документооборот организации включает в себя три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Чем они отличаются:

• Входящие документы поступают от контрагентов, клиентов, контролирующих госорганов, органов власти. 
• Исходящие направляются из организации в другую.
• Внутренние передаются в компании между отделами и сотрудниками.

В качестве примера рассмотрим схему организации работы с входящими документами на предприятии:

1. Прием: документы поступают через почту, электронную почту, лично или другими способами. Так, в электронном виде документы приходят в личный кабинет сервиса электронного документооборота.
2. Регистрация: после приема секретарь или иной сотрудник регистрирует документы в системе компании — присваивает собственный номер и указывает дату регистрации.
3. Рассмотрение: документы передаются соответствующим лицам или отделам. Там принимаются решения: одобрение, отклонение, запрос дополнительной информации.
4. Утверждение и подписание: руководитель или уполномоченный сотрудник утверждает и визирует документы.
5. Отправка и исполнение: подписанный экземпляр отправляют контрагенту.

Порядок составления документов определяют внутренняя политика и положения компании. Общие требования к оформлению документов регламентируют такие процессы:

Составление документов: нормативное регулирование

Правила ведения делопроизводства и организации документооборота в компаниях различаются. Они зависят от потребностей предприятия. Но есть нормативно-правовое регулирование. Например, с 1 июля 2018 года оформление деловых и служебных документов регламентирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он, как и другие ГОСТы, добровольный, но его рекомендовано применять для структурированной работы.

Этот свод правил составления документов определяет:

• общие требования к оформлению: носитель, шрифты, отступы, интервалы, выравнивание;
• нормы указания адресатов, отметки о коммерческой тайне;
• варианты оформления реквизитов, заголовка;
• способы расположения подписи, резолюции, печати;
• методику заверения копии и другие аспекты создания документов.

Для соблюдения стандарта следует утвердить форму бланков для каждого вида документов. Рекомендации ГОСТа компании закрепляют в положениях о документообороте, инструкциях, правилах и регламентах.

В этих актах предприятие может закрепить собственные, не основанные на ГОСТах требования к оформлению документов и организации документооборота. Такие внутрикорпоративные стандарты могут определять:

Форму документов. Компания может иметь свои стандарты относительно формы документов, шрифта, оформления заголовков, подписей и т. д.

Этапы движения документов в организации. Это прием, первичная обработка, регистрация, подписание, архивирование.

Сроки исполнения. Некоторые документы требуют согласования или дополнительной подписи. В этом случае вдвойне важно отслеживать соблюдение установленных сроков.

В Диадоке соблюдаются все требования законодательства. Сделайте передачу документов удобной и быстрой

Оставить заявку

Оформление документов в ЭДО

Переход на электронный документооборот (ЭДО) поможет сократить рутинные операции при составлении документов и правильно оформлять их. В сервисе ЭДО Контур.Диадок можно обмениваться с контрагентами любыми документами: 

В Диадоке можно организовать обмен документами с собственным форматом. Это востребовано у компаний из ряда сфер, например авиационной или строительной. Эксперты сервиса подскажут, как оформлять документы с помощью ЭДО.

С Диадоком откроются все преимущества онлайн-документооборота:

• Электронные документы дешевле. Их не нужно печатать, отправлять почтовой или курьерской службой.
• Оформить документы можно в сервисе онлайн или загрузить с компьютера.
• Нужный файл легко найти в электронном архиве.
• Статусы документов помогут соблюдать сроки, отслеживать дисциплину сотрудников.
• Передача данных защищена шифрованием. Оно обезопасит сведения от стороннего доступа.

О том, почему компании выбирают ЭДО, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay 2022. Посмотрите фрагмент выступления:

В Диадоке применяется квалифицированная электронная подпись. Она приравнивается к собственноручной, что гарантирует юридическую силу документам. Их примут как контрагенты, так и налоговая или суд.

Специалисты сервиса отслеживают изменения в законодательстве и своевременно обновляют процессы в Диадоке. Например, если ФНС скорректирует требования к оформлению или порядку передачи документации, сервис поддержит изменения в установленные сроки.  

Также система проводит форматный контроль: у пользователя не получится отправить формализованный документ в устаревшем формате. 

Благодаря этому риск ошибок сводится к минимуму, а лояльность контрагентов — возрастает. С ЭДО компания уходит от многих рутинных задач, вовремя выполняет обязательства, улучшает финансовые показатели. Вдобавок в Диадоке четко выстроены этапы движения и порядок обработки документов. Это поможет без лишних трудозатрат соблюдать правила делопроизводства и документооборота.

Электронные документы не нужно дублировать на бумаге и отправлять курьером. Обменивайтесь с контрагентами онлайн в Диадоке 

Подключиться