MICE-площадки в отеле: как организовать конференц-зал

Конференц-зал в отеле может приносить доход сам по себе и дополнительно привлекать корпоративных клиентов для размещения гостей в номерах. В этой статье со всех сторон рассмотрим помещения для мероприятий в отелях: какие они бывают, в чем их плюсы и как создать или перестроить такое пространство.

Ксения Богоявленская Эксперт по гостиничному делу

Тина Гарник Автор статей в Контуре

В этой статье:

Зачем отелям нужны залы для встреч
Как конференц-залы помогают получать звезды
Какой конференц-зал нужен отелю
Как организовать конференц-зал в отеле

Эффективно управляйте отелем

Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 39 площадках бронирования в одном окне

Попробовать бесплатно

Зачем отелям нужны залы для встреч

Под общим названием «конференц-зал» обычно понимают любое специально оборудованное помещение, где проводятся самые разные мероприятия, от деловых переговоров до свадеб. К таким местам относятся банкет-холлы, переговорные комнаты, учебные классы и залы-трансформеры.

В последние годы эти помещения также называют MICE-площадками. Аббревиатура на английском языке расшифровывается как Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions — «встречи, обучение персонала, конференции и пресс-туры». В этом случае речь о корпоративных выездных событиях, однако отели могут пойти дальше и позиционировать свои залы и для свадеб, юбилеев и других личных событий.

Организаторам конференц-зал нужен как удобное и хорошо оснащенное место для успешной работы. Они могут сосредоточиться на содержании мероприятия, а звук, свет, связь, мебель и даже кейтеринг перепоручить площадке.

Мероприятия, которые чаще всего проводят в арендованных конференц-залах:

Деловые: переговоры с партнерами, презентации продуктов, отраслевые конференции, собрания акционеров.

Корпоративные: тимбилдинги, праздники.

Образовательные: бизнес-тренинги, курсы, лекции.

Отелю также выгодно поддерживать и развивать свой конференц-зал:

Это значительно увеличивает доходность отеля. Дополнительные деньги дает и аренда помещения, и кейтеринг, техническое сопровождение и другие сопутствующие услуги.
Это приводит новых гостей. Участники мероприятий из других городов охотнее поселятся в том же отеле, где оно проходит.
Это помогает позиционировать и продвигать отель. Гости-участники в другой раз могут стать гостями-организаторами и вновь поселить постояльцев в отеле. А само умение организовать большое мероприятие — это «плюсик» в статус отеля.

Совет! Чтобы отслеживать занятость конференц-зала и его готовность, заведите его в Контур.Отель — в раздел с услугами. Там можно отмечать часы, на которые помещение уже забронировано, ставить задачи сотрудникам на уборку и подсчитывать выручку.

Как конференц-залы помогают получать звезды

Конференц-залы приносят дополнительные баллы при прохождении классификации отелей. По Постановлению Правительства РФ № 1951 от 27 декабря 2024, гостиницы всех категорий могут получить четыре балла, если у них есть хотя бы один зал, и шесть — если залов несколько. Четырех- и пятизвездочные отели должны быть оснащены несколькими залами или залом-трансформером, чтобы выполнить это условие и получить баллы. Дополнительно повышают баллы коворкинг и переговорная комната.

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку

Какой конференц-зал нужен отелю

Да, с помещением для мероприятий у отеля появится новая аудитория — скорее всего, деловая. Но стоит соотносить планы с реальной ситуацией в отеле, планируя новую функцию или обновляя уже имеющийся зал.

Три ключевых вопроса, на которые помогут выбрать формат:

Сколько людей способен вместить отель?
При маленьком номерном фонде (20 — 40 номеров) не имеет смысла вкладываться в целый актовый зал. А при большом количестве номеров (100 и более) стоит продумать систему связанных между собой залов.
На какой сегмент аудитории ориентирован отель?
Если среди гостей больше всего деловых путешественников, то зал-трансформер выглядит перспективным вариантом. А загородному клубу имеет смысл задуматься о банкет-холле для свадеб и локациях для корпоративных тренингов.
Какие физические возможности для этого есть?
Идеи идеями, но какие-то помещения уже есть в отеле. Может быть, придется возводить специальный пристрой, а возможно, достаточно будет реконструкции и ремонта.

Ответив на вопросы, будет проще сориентироваться в форматах конференц-залов:

Переговорная комната. Небольшая комната для деловых встреч. Обычно рассчитана на 20–30 мест. В ней проводят переговоры, подписание документов, мозговые штурмы и совещания. Часто в ней ставят круглый или овальный стол в центре и нужное количество стульев или кресел, а также флипчарт и экран (для помещения такого размера допустим и телевизор). Из удобств — кулер с питьевой водой, кофе-машина, бумага и канцелярские принадлежности.

Аудитория (класс). Помещение среднего размера для проведения тренингов или семинаров с небольшим количеством участников. Желательно, чтобы в такой комнате свободно помещалось до 50 человек. Потребуются небольшие столы на колесиках (аналог парты) и мобильные стулья. При групповой работе люди часто работают в малых командах или сидят в кругу, поэтому вся мебель должна быть мобильной и легкой. Из техники пригодится экран с проектором, флипчарт и небольшая акустическая система.

Зал-трансформер. Большой зал, который можно очень быстро переоборудовать. Вчера в нем проходила презентация продукции, а на завтра уже запланирован лекторий. Буквально пара движений — и в помещении появляются ряды с креслами, а витрины заменяются экраном. Складная мебель и современные event-технологии позволяют оснастить зал максимально удобно.

Многофункциональный зал. Универсальный формат, который проще всего реализовать в помещении на 100 и более человек. Чаще всего такие пространства разрабатывают четырех- и пятизвездочные отели с большим номерным фондом. Здесь проводят банкеты и фуршеты, выставки и презентации, светские вечера и приемы.

Несколько форматов сразу. Некоторые отели строят свое позиционирование в связке с MICE- и event-индустрией. В этом случае не стоит ограничиваться только один форматом залов. Можно принимать у себя целую отраслевую конференцию, где пленарная сессия и гала-ужин будут в многофункциональном зале, а работа секций — в учебных аудиториях, пока руководители компаний подписывают соглашения в переговорных. А участники в перерывах могут подняться к себе в номер и привести себя в порядок или немного отдохнуть.

Как организовать конференц-зал в отеле

Ксения Богоявленская
Эксперт Контур.Отеля

Организация конференц-зала не всегда подразумевает строительство чего-то нового, особенно целого корпуса. Иногда достаточно пристально или даже критически взглянуть на те помещения, которые уже есть и редко используются или вообще простаивают. Возможно, небольшой ремонт или реконструкция превратят их в востребованную MICE-площадку.

Шаг 1. Проектирование

На этапе замысла нужно прописать задачи и целевую аудиторию. Причем нужно соотнести эти с повседневной жизнью отеля: у загородного семейного отеля больший успех будут иметь помещения для юбилеев, чем переговорные комнаты и рабочие зоны.

Вместе с инженерами и техническими специалистами продумайте оборудование для залов. Учитывать нужно размеры помещения, высокие потолки, особенности стен, количество розеток и общее напряжение в электросети. Не забудьте продумать, куда спрячете провода и как проложите звукоизоляцию.

Вместе с инженерами и дизайнером или маркетологом обсудите интерьер, отделку, мебель и аксессуары.

Ксения Богоявленская
Эксперт Контур.Отеля

Всё в оформлении конференц-зала должно соответствовать бренд-буку отеля. Но еще важно учитывать потребности организаторов мероприятий. Например, для свадеб и юбилеев нужна атмосфера торжественности, и банкетный зал должен быть светлым и красивым видом из окна. А вот для конференций и презентаций естественный свет из больших окон будет помехой: значит, потребуется современное затемнение.

Совет! Не прибегайте к «типовым решениям». Как правило, они не подходят ни одной площадке. Подбирать оборудование, цвет стен и мебель нужно исключительно для вашего конкретного зала, и исходя только из ваших задач. Но продумывать придется каждую деталь, чтобы потом не оказалось, что на пути сигнала от проектора находится колонна.

Семь неочевидных вопросов, о которых часто забывают при проектировании конференц-зала:

Система для синхронного перевода международных событий.
Варианты президиума: один спикер за трибуной или несколько сидящих экспертов.
Особенности акустики: не должно быть эха и шумов наведения между колонками и микрофонами.
Вентиляция.
Сценарии освещения, в том числе зимой, когда естественного света почти нет.
Гардероб для участников и фойе.
Теплый и сухой склад для неиспользуемого оборудования.

Шаг 2. Реализация проекта в жизнь

Потребуется надзор за ремонтом, а затем отдельно — за монтажом техники.

Что нужно учесть:

Оборудование должно работать синхронно: звук, видео и т.д.
Длины проводов должно хватать, при этом сами провода должны быть спрятаны.
Микрофоны настроены так, чтобы каждый гость в любом углу помещения хорошо слышит выступающего.
В зале достаточно микрофонов и возможностей подключения для нескольких спикеров.
Проектор хорошо настроен и сфокусирован на экране, изображение четко видно из любой точки комнаты.
Количество стульев соответствует вместимости помещения. Если вы заявляете, что конференц-зал вмещает от 100 человек, то у вас должно быть минимум 150 стульев в запасе.
На элементы декора нанесен логотип гостиницы, предусмотрены стойки с информацией о номерах, других помещениях и кейтеринге.

Шаг 3. Наладить организационные процессы

Ксения Богоявленская
Эксперт Контур.Отеля

Отработайте все процессы по проведению мероприятия на своей площадке. Она начинается со скрипта продажи этой услуги и заканчивается получением обратной связи от клиента.

Добавьте ваш конференц-зал в Контур.Отель в качестве дополнительной услуги. Это поможет управлять им более эффективно: ставить задачи персоналу, отслеживать расписание и своевременно назначать актуальные тарифы.

Совет! Обязательно предусмотрите «план Б» на случай внештатных ситуаций на мероприятиях. Пусть под рукой будут телефоны технических специалистов, а в часы аренды обязательно дежурит дополнительная горничная.

Шаг 4. Продвигайте услугу

Сделайте красивые фотографии, снимите видео и подробно опишите все технические возможности вашего конференц-зала. Чем больше информации получит потенциальный клиент, тем легче ему будет решиться и доверить свое мероприятие именно вам.

Люди организуют события в отелях уже много лет. И с каждым годом форматов становится все больше. Йога-ретриты, выездные творческие школы, серф-лагеря, корпоративные школы лидерства — люди ценят личные встречи с коллегами и единомышленниками. Конференц-зал в отеле — нейтральная и комфортная площадка для таких встреч.