«РЖДстрой» подключил к КЭДО от Контур.Диадока 3800 сотрудников и сократил согласование отпусков с четырех дней до двух часов.

В АО «РЖДстрой» около пяти тысяч сотрудников по всей России, а кадровую работу в 15 филиалах ведут 45 специалистов. Из-за большой географии бумажный кадровый документооборот замедлял работу: сбор оригиналов документов занимал до двух–четырех недель, а оформление отпусков и командировок затягивалось. Компания внедрила КЭДО, чтобы ускорить кадровые процессы и снизить нагрузку на специалистов.

Почему решили перейти на КЭДО

АО «РЖДстрой» строит, реконструирует и ремонтирует железнодорожные объекты по всей России — от Калининграда до Владивостока. В компании — около 5 тысяч сотрудников, а кадровую работу в 15 филиалах ведут 45 специалистов.

При такой географии бумажный документооборот стал тормозить процессы, особенно при массовом найме и переводах сотрудников. Оригиналы документов передавали в головной офис, и их сбор занимал до двух–четырех недель. Был риск потерять документы, отпуска и командировки оформляли с задержками, а сотрудники долго знакомились с локальными нормативными актами.

Цели проекта:

• сократить объем бумажного кадрового документооборота минимум на 70%;
• сократить срок оформления сотрудников с пяти дней до одного рабочего дня;
• снизить логистические и административные затраты;
• сделать кадровые процессы более прозрачными и управляемыми.

Почему выбрали КЭДО от Контур.Диадока

Для крупной строительной компании с разветвленной филиальной сетью было важно выбрать решение, которое учитывает специфику внутренних процессов и легко масштабируется. Поэтому в компании рассмотрели несколько вариантов внедрения кадрового электронного документооборота, включая собственную разработку.

От создания собственной системы отказались. Такой проект потребовал бы значительных инвестиций, не менее полутора лет на разработку и отдельной команды для сопровождения. Кроме того, компании пришлось бы самостоятельно отслеживать изменения трудового законодательства и дорабатывать систему.

В итоге АО «РЖДстрой» выбрало КЭДО от Контур.Диадока. При выборе учитывали несколько критериев:

• готовую интеграцию с 1С:ЗУП;
• мобильную версию для сотрудников, которые работают на строительных объектах;
• соответствие требованиям законодательства;
• возможность масштабировать решение на филиальную сеть;
• клиентскую поддержку.

Как внедряли КЭДО

Внедрение КЭДО заняло около полутора лет и проходило поэтапно. Сначала в компании обследовали кадровые процессы всех филиалов и выявили более 40 уникальных бизнес-процессов. На их основе подготовили техническое задание с учетом специфики работы филиальной сети.

Затем запустили пилотный проект в головном офисе АО «РЖДстрой» в Москве. В нем участвовали около 200 сотрудников. За это время команда отработала интеграцию с 1С:ЗУП и протестировала основные сценарии кадрового электронного документооборота.

После успешного пилота началось поэтапное подключение филиалов. Одновременно специалисты настроили двусторонний обмен данными с 1С:ЗУП, маршруты согласования документов, доступы по ролям и работу с электронными подписями. Для кадровых специалистов провели обучение, а в регионах сформировали сеть цифровых амбассадоров, которые помогали сотрудникам освоить новые процессы.

Самым сложным этапом стало масштабирование решения на филиальную сеть. Подразделения отличались по уровню цифровой зрелости, инфраструктуре и внутренним процессам. Нужно было адаптировать систему под особенности каждого филиала, поэтому подключение проводили поэтапно.

Сегодня к КЭДО от Контур.Диадока подключено около 3800 сотрудников — это примерно 80% персонала компании. Постепенно подключают остальных работников, включая вахтовый персонал.

Как сотрудники приняли переход

Сотрудникам нужно было помочь привыкнуть к новому формату работы. Наибольшие опасения возникали у работников старшего возраста и сотрудников строительных площадок, которые раньше не сталкивались с кадровыми сервисами в электронном виде.

Чтобы сделать переход комфортным, организовали комплексную поддержку. Подготовили видеоинструкции и памятки, запустили горячую линию, помогали разобраться с сервисом и отвечали на вопросы.

Особое внимание уделили информационной безопасности. Сотрудникам объяснили, как защищаются персональные данные и электронные документы, рассказали о юридической значимости электронных подписей.

При этом компания сохранила возможность работать с бумажными документами в случаях, когда это необходимо.

Какие процессы перевели в КЭДО

На первом этапе в электронный вид перевели наиболее массовые процессы. Сейчас через КЭДО от Контур.Диадока сотрудники оформляют отпуска и командировки, знакомятся с локальными нормативными актами, подписывают кадровые заявления и служебные записки.

Сервис интегрирован с 1С:ЗУП, поэтому данные между кадровой системой и КЭДО передаются автоматически. Это позволило отказаться от повторного ввода информации и сократить количество ошибок при оформлении документов.

Результаты проекта

К КЭДО от Контур.Диадока подключили около 3800 сотрудников — это примерно 80% персонала компании. После внедрения:

• сократили срок согласования отпусков с четырех дней до двух часов;
• ускорили получение и регистрацию заявлений и служебных записок — с трех–пяти дней до 15 минут;
• свели ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами до одной минуты;
• снизили трудозатраты кадровых специалистов на рутинные операции на 40%;
• уменьшили расходы на бумагу, печать, курьерскую доставку и почтовые отправления.

Алексей Павлов
Начальник отдела управления персоналом АО «РЖДстрой»

Переход на КЭДО от Контур.Диадока стал для АО „РЖДстрой“ не просто ИТ-проектом, а трансформацией HR-сервиса. Мы получили масштабируемый инструмент для центрального офиса и удаленных подразделений. В результате снизили временные издержки, повысили управляемость и прозрачность кадровых процедур, уменьшили административную нагрузку на кадровые службы и руководителей.

Отмечу работу интегратора на всех этапах проекта. Специалисты помогали выявлять и снижать риски еще на стадии проектирования, поэтому внедрение прошло последовательно и без критических сложностей.

Что важно учесть при переходе на КЭДО

По опыту АО «РЖДстрой», успешное внедрение КЭДО зависит не только от выбора решения, но и от организации самого проекта. Компания рекомендует:

• начинать с пилотного проекта, чтобы отработать процессы перед масштабированием;
• уделять особое внимание управлению изменениями и коммуникации с сотрудниками;
• привлекать внутренних «цифровых амбассадоров», которые помогут коллегам быстрее освоить новые процессы;
• заранее определить KPI проекта и отслеживать его результаты на каждом этапе.