Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Управление HR‑процессами
Участие в закупках
Автоматизация бизнеса
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Информационная безопасность
Диадок
Логистика
КЭДО
Сайн
Страхование
Взаиморасчеты
Рынок сервисов для подписания электронных документов растет очень быстро. Сейчас популярность набирает мобильное приложение — Госключ. Если в октябре 2022 года там было 635 тыс. пользователей, то в апреле 2025-го, по данным Минцифры, — уже больше 20 млн. Рассказываем о плюсах и минусах Госключа и показываем, как его использовать в кадровом электронном документообороте (КЭДО).
В этой статье:
- Вопрос 1. Что такое Госключ?
- Вопрос 2. Какие электронные подписи можно получить в Госключе?
- Вопрос 3. Госключ — это безопасно?
- Вопрос 4. Как сделать подпись в Госключе?
- Вопрос 5. Как подписать документ в Госключе?
- Вопрос 6. Как и сколько хранятся документы в Госключе?
- Вопрос 7. Зачем Госключ нужен в кадровом ЭДО?
В Контур.КЭДО можно подписывать кадровые документы через Госключ
Вопрос 1. Что такое Госключ?
Часто встречается заблуждение, что Госключ — еще один вид электронной подписи или же удостоверяющий центр. На самом деле это инструмент подписания электронных документов.
Госключ — мобильное приложение, разработанное при участии Минцифры в августе 2021 года. Там любой человек может не только бесплатно выпустить себе электронную подпись*, но и подписывать документы онлайн со смартфона. И такие документы будут юридически значимы.
*В тексте мы говорим выпустить «электронную подпись». Но по факту выпускают «сертификат электронной подписи», необходимый для подписания электронных документов. Мы упростили термины сознательно.
Кадровая трансформация
Хотите меньше времени тратить на кадровую рутину? Подключайтесь к бесплатной онлайн-конференции 25 июня в 11:00 мск. Расскажем, как КЭДО, интеграции и автоматизация помогают навести порядок в кадровых процессах.
Вопрос 2. Какие электронные подписи можно получить в Госключе?
Любой человек с подтвержденной учетной записью на Госуслугах может выпустить в Госключе сертификат:
-
усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП),
-
усиленной квалифицированной подписи для физлица (КЭП).
Сертификат, полученный в Госключе, будет действовать год. Потом можно сформировать новый. В приложении заранее придет уведомление об истечении срока действия сертификата.
Из Госключа нельзя экспортировать сертификат для работы на компьютере. Также в приложение нельзя перенести КЭП и НЭП из других удостоверяющих центров. Действующие сертификаты не помешают получить сертификат в Госключе.
Вопрос 3. Госключ — это безопасно?
Госключ — государственный проект. Информацию о наличии сертификатов соответствия можно уточнить у технической поддержки: goskey@gosuslugi.ru.
Вопрос 4. Как сделать подпись в Госключе?
Выпуск сертификатов НЭП и КЭП в Госключе бесплатный. Получить НЭП можно за пару минут — для этого требуется только учетная запись на портале Госуслуг и смартфон.
Выпустить КЭП физлица сложнее, так как для этого требуется дополнительная идентификация личности. Кроме учетной записи на Госуслугах, нужны загранпаспорт нового поколения и смартфон с NFC-модулем для считывания персданных. Также с весны 2023 года подтвердить личность для получения КЭП в Госключе можно с помощью биометрии.
Разберем порядок выпуска подписи в Госключе на НЭП:
1. Скачайте приложение Госключ на смартфон.
Скачать Госключ можно в Google Play, App Store, AppGallery и RuStore
2. Зарегистрируйтесь в приложении.
Чтобы зарегистрироваться в Госключе, авторизуйтесь на Госуслугах. Так система получит ваши персональные данные, которые нужны для выпуска сертификата.
Для регистрации в Госключе нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах
3. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением и установите пароль для защиты данных. Его нужно будет вводить каждый раз при входе в приложение.
После этого станет доступен выпуск сертификата подписи
4. Получите сертификат подписи
Сгенерируйте ключи электронной подписи, хаотично двигая пальцем по экрану смартфона. Далее система подготовит сертификат. Проверьте все данные, нажмите кнопку «Подписать» — и ваша подпись готова.
Один человек может сделать в Госключе сколько угодно подписей — по одной на каждое устройство, например на смартфон и планшет. Если вы потеряете смартфон или забудете пароль, подпись можно выпустить заново.
Вопрос 5. Как подписать документ в Госключе?
Отправлять документы на подпись можно из Госуслуг или сервиса ЭДО, который интегрирован с Госключом, например из Контур.КЭДО. Во втором случае документ все равно сначала попадает на портал Госуслуг, а оттуда уже в Госключ.
Чтобы инициировать в Контур.КЭДО подписание документа через Госключ:
1. Создайте документ сразу в сервисе КЭДО или загрузите туда уже готовый файл.
В Госключ можно отправлять любые кадровые документы, которые подписывают НЭП и КЭП физлица. Кроме приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, журналов инструктажей по технике безопасности.
Приложение работает с файлами в форматах PDF, XML, TIFF, JPEG, TXT. Файлы в других форматах, например Excel и DOCX, надо конвертировать — иначе подписать их не получится.
2. Далее надо выбрать тип подписи — НЭП или КЭП. В списке нажмите пункт «Подписание через Госключ».
3. Документ отправится в Госключ. Получателю в приложении на смартфоне и в Госуслугах придет уведомление, что есть новый файл на подпись.
У получателя есть 24 часа, чтобы скачать, открыть приложение, ознакомиться и подписать документ. Если в течение суток не подписать документ — он удалится автоматически и его нужно будет отправить повторно.
Если у пользователя несколько устройств с сертификатами, то уведомление о документе на подпись придет на каждое. Как только документ подпишут на одном из них, информация об этом файле удалится с остальных.
В Контур.КЭДО активировать опцию работы с Госключом можно в разделе «Настройки организации». Если эта возможность еще не отображается, обратитесь в техподдержку Контура.
Вопрос 6. Как и сколько хранятся документы в Госключе?
Неподписанные документы хранятся в приложении 24 часа. Если их не подписать за это время, они автоматически удаляются.
Подписанные документы отображаются в приложении, пока оно установлено на устройстве. Если вы удалили приложение или сменили смартфон с сертификатом, при переустановке подписанные ранее документы не сохранятся.
История подписания дублируется на портал Госуслуг. Сведения обо всех документах, даже неподписанных, хранится там в течение трех месяцев. Учитывайте, что туда попадает не только история событий по каждому документу, но и его текст, а еще персональные данные отправителя и получателя. Если не хотите выносить информацию за пределы сервиса, можете работать с подписями от Контур.КЭДО.
Вопрос 7. Зачем Госключ нужен в кадровом ЭДО?
Работа с Госключом в кадровой сфере дает бизнесу существенные преимущества, но пока что есть и недостатки. Об этом далее в таблице.
| Преимущества Госключа для КЭДО | Недостатки Госключа для КЭДО |
|---|---|
|
Бесплатное получение подписей Согласно ТК РФ, расходы на подписи несет работодатель. И чем крупнее организация, тем выгоднее использовать Госключ. Так как компании не надо отслеживать срок действия, платить за выпуск и перевыпуск подписей для сотрудников. Работники могут выпустить их сами — бесплатно. |
Сложнее устранять ошибки Если возникнет проблема с работой в Госключе, придется самостоятельно обращаться к его разработчику по электронной почте: goskey@gosuslugi.ru. Сервис Контур.КЭДО не сможет помочь устранить ошибку или ускорить процесс, несмотря на корректную техническую интеграцию. Также нет гарантии, что государство будет круглосуточно отвечать на запросы в те же сроки, что и Контур.КЭДО:
|
|
Легкий выпуск электронной подписи С помощью Госключа компания решает проблему со сложностью массового выпуска подписей. В приложении можно за короткое время выпустить как КЭП для кадровика, так и неограниченное количество НЭП для остальных сотрудников. Нужны только подтвержденный аккаунт на Госуслугах и смартфон (для КЭП еще загранпаспорт). |
Больше времени на доставку документа Пока что доставка документа в Госключ может подвисать. Так как все документы сначала отправляются на Госуслуги, а только потом в приложение Госключа. Если надо подписать только один документ, можно подождать даже 15 минут. Но если в документообороте участвуют сотни документов, работать так уже некомфортно. Плюс Госключ имеет ограничение на количество входящих документов в день от одного провайдера. |
|
Удобное подписание документов Для подписания договоров, заявлений и приказов не нужны токены. Сотрудник всегда носит смартфон с собой и может пользоваться приложением в любое время и в любом месте, где есть интернет. Не забудьте перед подписанием документов НЭП от Госключа заключить соглашение со своими работниками. Без него документооборот не будет иметь юридической силы. |
Нельзя работать с компьютера Не все сотрудники могут быть готовы перенести подписание рабочих документов на личный смартфон и использовать свой интернет-трафик. Во-первых, не у всех на смартфонах достаточно памяти для установки приложения. Во-вторых, на экране телефона не всегда удобно читать текст больших рабочих документов, а в подписании без прочтения есть риски. Десктоп-версия Госключа пока что в разработке. |
В Контур.КЭДО есть все для создания, отправки и хранения кадровых документов. В том числе и интеграция с Госключом и встроенное соглашение с вашими сотрудниками.