МЧД в кадровом ЭДО: как перейти на электронные доверенности в документообороте с сотрудниками

Контур.КЭДО добавил функциональность для работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД) в сервисе. В новой статье рассказываем, как создать МЧД и использовать ее при подписании электронных кадровых документов.

МЧД в кадровом ЭДО: принципы и правила работы

Применение машиночитаемой доверенности (МЧД) в электронном документообороте стало обязательным с 1 сентября 2024 года.

Сертификаты КЭП юрлица, выпущенные до 31 августа 2023 года, действовали до 31 августа 2024 года. После этого срока использовать сертификаты ЭП юрлица в КЭДО нельзя.

Таким образом, для российских компаний сейчас есть два доступных формата работы:

1. Должностные лица, которые имеют право действовать без доверенности, могут продолжать использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) юрлица — МЧД им не понадобится.
2. Работники с КЭП физлица, действующие по доверенности от имени работодателя, обязаны прикладывать к электронным документам машиночитаемую доверенность.

Не все электронные кадровые документы необходимо подписывать с машиночитаемой доверенностью. Для некоторых достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП) и неквалифицированную электронную подпись (НЭП) — подробнее об этом рассказываем в статье. С ПЭП и НЭП электронную доверенность прикрепить не получится, она работает только в сочетании с КЭП.

Создание и регистрация машиночитаемой доверенности

Для того, чтобы начать подписывать кадровые документы от лица компании по электронной доверенности, нужно создать ее в формате XML-файла, подписать КЭП руководителя и зарегистрировать на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС России (ЦПРР ФНС).

Машиночитаемую доверенность можно оформить несколькими способами.

С помощью сервиса Контур.Доверенность

Система позволяет выдать электронную доверенность с нуля, подписать ее и добавить в реестр ФНС, а также хранить всю информацию о выпущенных МЧД компании. Сервис синхронизируется с Контур.КЭДО, поэтому доверенность можно бесшовно прикрепить к документообороту в системе кадрового ЭДО.

На портале ФНС

На этой площадке можно выписать и зарегистрировать МЧД в реестре доверенностей ФНС, но подписать доверенность КЭП руководителя компании получится только на внешнем ресурсе. Перед началом работы в КЭДО МЧД необходимо будет разово загрузить в систему.

На госуслугах

На государственной платформе есть возможность создать, зарегистрировать и подписать машиночитаемую доверенность. Но загрузить готовую МЧД, например созданную в Контур.Доверенности, там нельзя. Кроме того, ограничен список полномочий, которые прописать.

Через собственную информационную систему

В таких решениях набор функций для выдачи МЧД остается на стороне разработчика — в информационной системе могут быть все инструменты для полного цикла создания электронной доверенности.

Подписывайте кадровые электронные документы от лица организации с МЧД в Контур.КЭДО

Оставить заявку

МЧД в Контур.КЭДО

В сервисе кадрового ЭДО от Контура есть функциональность для работы с машиночитаемой доверенностью.

Загружать МЧД в систему КЭДО заранее не потребуется: кнопка для выбора электронной доверенности появится в момент подписания документа. Если готовая МЧД уже есть, ее можно будет загрузить и сразу прикрепить к документообороту. Если доверенности еще нет, то ее сначала нужно оформить и загрузить в реестр доверенностей ФНС.

Система позволит найти машиночитаемую доверенность по номеру или отправить уже оформленную МЧД для регистрации в реестре ФНС. После того как доверенность синхронизируется с сервисом, ее можно выбирать для подписания электронных документов от лица компании.

В Контур.КЭДО свои МЧД могут добавить все должностные лица компании, у которых есть доверенности.

Добавить МЧД в документооборот или зарегистрировать новую

Чтобы прикрепить электронную доверенность при подписании документа, достаточно найти ее в системе по регистрационному номеру и добавить к документообороту в КЭДО.

Чтобы отправить оформленную МЧД для регистрации в реестре ФНС, на этапе подписания документа нужно загрузить XML-файл с доверенностью и открепленную квалифицированную электронную подпись руководителя в формате SIG.

После этого МЧД отправится в ведомство — регистрация в реестре может занять некоторое время. Как только электронная доверенность попадет в реестр ФНС, она появится в списке доступных МЧД в Контур.КЭДО.

Подписать электронный кадровый документ с МЧД

Если документ запущен по маршруту с обязательными применением МЧД, ее можно прикрепить на этапе подписания документа. Чтобы это сделать, необходимо:

1. Выбрать из списка сертификат квалифицированной электронной подписи.
   Важно выбрать именно КЭП. Если использовать ПЭП или НЭП, окно с доступными электронными доверенностями не появится.

   

2. Затем выбрать из списка электронную доверенность.

   

Если в маршруте по документу не указано обязательное использование МЧД, ее можно добавить на этапе выбора электронной подписи.

После подписания документа с МЧД в маршруте появится уведомление о том, что ЭП находится на проверке.

После проверки подписи и завершения документооборота сведения об МЧД появятся в синем штампе на электронном документе. Данные об МЧД также попадут в архив по документообороту.