Как составить служебную записку на командировку: образец 2024‑2025 года

Для направления сотрудника в командировку предприятие оформляет разные внутренние документы. В ряде случаев необходима служебная записка. В статье расскажем и покажем на примерах, как ее оформить и какие документы приложить.

Оформляйте кадровые документы онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Зачем нужна служебная записка о командировке

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это поездка сотрудника для выполнения определенного служебного поручения. Поездка осуществляется только по распоряжению работодателя и на конкретный срок. Командировка должна быть корректно оформлена, поскольку требует расходов на проезд, проживание, суточные.

Служебная записка о направлении в командировку — один из требуемых для этого внутренних документов предприятия. Она составляется в cледующих случаях:

1. Для информирования руководства компании о необходимости направить сотрудника в деловую поездку.

   Оформление служебной записки (СЗ) в такой ситуации необязательно, но ряд компаний сохранили эту норму во внутренних локальных актах (ЛНА). Записку на имя директора предприятия составляет непосредственный начальник сотрудника, которого отправляют в командировку. На основании СЗ издается приказ.

2. Если сотрудник едет в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте — в случае, если подтверждающие документы о поездке есть и в случае их отсутствия.

   Это закреплено в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В этом случае записку составляет сотрудник. Командировочный документ подтверждает деловую цель поездки, фиксирует ее сроки и расходы и является основанием для компенсации. Сотрудник сдает СЗ вместе с другими документами по возвращении из командировки. Это позволяет корректно отразить затраты в бухгалтерской и налоговой отчетности.

3. При изменении сроков или условий командировки.

   Обстоятельства деловой поездки могут неожиданно измениться уже после того, как руководитель предприятия согласовал детали и подписал приказ. Сотрудник может поехать к месту командирования на другом транспорте, заболеть и не поехать вовсе или остаться на больший период. Для фиксации новых данных оформляется служебная записка, где объясняются причины изменений, и прикладываются соответствующие доказательства.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как оформить служебную записку на командировку: содержание, образцы

Законодательство не регламентирует форму служебной записки на командировку. Однако СЗ, как и другие первичные документы, должны оформляться в соответствии с законодательными нормами, поскольку учитываются при расчете налогооблагаемой базы по прибыли.

Поэтому предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны — примеры служебной записки на командировку, определяют конкретное содержание этого документа и закрепляют это в локальных нормативных актах. Сотрудников ознакамливают с формой документа и требованиями по ее заполнению под подпись.

В записке о командировке обязательно следует указывать:

• ФИО, должности составителя и получателя;
• наименование, дату составления документа;
• служебную необходимость командировки;
• место командировки;
• используемый транспорт: марку, регистрационный номер автомобиля;
• продолжительность деловой поездки и при необходимости — причину задержки в поездке;
• список прилагаемых документов (для записки от сотрудника).

Образец служебной записки о направлении в командировку:

Образец служебной записки на командировку сотрудника:

По схожей схеме командированный работник или его руководитель составляет СЗ при необходимости изменить сроки командировки. Образец такого документа:

Документ утверждается подписью автора и руководителя компании.

Служебные записки необходимо хранить пять лет. В случае, если сотрудники работают во вредных или опасных условиях труда, норма другая. Документы хранятся 75 лет, если делопроизводство по ним завершено до 2003 года, и 50, если после 1 января 2003 года. Это закреплено в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня».

Какие документы приложить к служебной записке

Если работник ездил в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте, он предоставляет служебную записку, когда возвращается из поездки. В ЛНА может быть предусмотрено обязательство дать в составленном документе объяснения деталей командировки или отчет об ее итогах. СЗ позволяет бухгалтеру получить точную картину поездки для правильного расчета компенсации.

К записке работник прикладывает ряд документов. В их числе путевой и маршрутные листы, счета, квитанции, кассовые чеки, договор аренды и акт приемки-передачи автомобиля (при необходимости), выписка со счета. Эти документы подтверждают маршрут следования транспорта и понесенные затраты на поездку.

Если подтверждающих документов нет, сотрудник должен взять в месте командирования СЗ, справку или иной документ с подписями ответственных должностных лиц и печатью организации о фактическом времени пребывания.

На предприятиях, где командировки сотрудников — регулярное явление, объем связанных с этим документов может быть большим. Образцы служебных записок упростят работу с ними. Компания сможет обеспечить соблюдение норм бухгалтерского и налогового законодательства.

Ускорьте обмен документами с сотрудниками и вовремя получайте подписи с сервисом КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться