Как составить график документооборота компании

Порядок работы с документами в компании должен быть регламентирован, даже если объемы документооборота небольшие. Понятная схема работы с документацией — залог того, что важные данные не затеряются, а сроки исполнения не будут нарушены. Структурировать процессы позволяет график документооборота. В статье рассказываем, чем он помогает в кадровом учете и как составить и утвердить документ. Также показываем образец графика документооборота к учетной политике на 2025 год.

Сервис КЭДО от Контур.Диадока поможет оптимизировать работу с документами и снизить рутинную нагрузку на сотрудников

Подключиться

Зачем график документооборота нужен в кадровом учете

График документооборота — это схема движения документов в компании и сценарий работы с ними в течение всего их жизненного цикла, от момента создания до архивации.

График включает в себя информацию об этапах, которые каждый документ проходит на предприятии, и о сотрудниках, которые за это отвечают. Благодаря этому организация:

• упорядочивает работу с документами;
• упрощает взаимодействие между отделами;
• ускоряет обработку документов, сокращает трудозатраты;
• усиливает контроль, выявляет и исправляет недостатки;
• рационально распределяет зоны ответственности между сотрудниками;
• вовремя обрабатывает документы, исключает авралы и рабочие конфликты;
• не теряет бумажные документы;
• избегает ошибок в учете и штрафов;
• не срывает контракты.

В зависимости от масштабов предприятия график создается для всей компании или для каждого подразделения в отдельности. Особенное значение документ имеет для бухгалтерии и кадрового отдела, поскольку помогает своевременно сдавать отчетность в контролирующие госорганы.

Содержание графика зависит от размера организации, ее структуры, видов используемой документации, внутренних процессов. Если на предприятии внедрен электронный документооборот (ЭДО), следует отдельно прописать порядок работы с электронными документами. Часто график формируют в виде приложения к учетной политике компании.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Кто составляет график документооборота на предприятии

Как правило, разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер предприятия или финансовый директор. В небольших компаниях составлять график документооборота могут кадровики, делопроизводители, секретари. В этой работе участвуют и другие сотрудники, в частности — на этапе сбора информации. Порой составление документа отдают на аутсорс.

В процессе подготовки график важно обсудить со всеми подразделениями и отделами, чтобы получить точные данные о применении документов и расписании их предоставления от специалистов.

Когда график создан и утвержден, за него в большинстве случаев отвечает главбух. Если в компании разработано несколько графиков, за них ответственны и другие работники. К примеру, график кадрового отдела контролирует его руководитель или конкретный специалист. Он проверяет, соответствуют ли документы требованиям и вовремя ли передаются по назначению.

Этапы составления графика документооборота

График документооборота в компании составляется в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

Этап 1. Оцените текущий документооборот

Соберите информацию по отделам, в том числе по кадровой службе. Проанализируйте, как на предприятии происходит создание или получение, согласование и подписание документа, передача его в архив. Уточните, какие подразделения и отделы, особенности системы управления есть в организации.

Если компания использует ЭДО, жизненный цикл документа будет иным. Электронные документы не сдаются в бумажный архив в привычном понимании, а передаются в электронные архивы или хранятся на серверах оператора ЭДО. Обработка и учет документов также происходит в сервисе онлайн документооборота. Например, с кадровыми документами легче работать в сервисе Контур.КЭДО.

Этап 2. Пропишите маршрут движения документов

Составьте перечень документов, которые фиксируют события хозяйственной жизни предприятия. В список могут войти накладные, договоры, платежные документы, акты и другие документы. В кадровом отделе — приказы, распоряжения, решения, положения, личные дела, табель учета рабочего времени. Важно учесть и те документы, которые используются редко, чтобы ничего не упустить.

Зафиксируйте законодательные требования к разным видам документов. Затем пропишите маршруты документов: кто их создает, согласовывает, подписывает и передает на хранение, в какие сроки это происходит.

Схема движения графика отпусков может выглядеть так:

1. Специалист по кадрам составляет график по унифицированному бланку Т-7 или собственной форме, утвержденной приказом или закрепленной в ЛНА.
2. Профсоюзный орган при его наличии согласовывает документ.
3. График подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает — руководитель предприятия.

Документ в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 хранится в течение трех лет после окончания его действия. Срок одинаковый как для бумажных, так и для электронных документов.

Этап 3. Определите ответственных

Назначьте лиц, которые будут ответственны за прием, создание, обработку, движение документов внутри компании. Это могут быть как все сотрудники отделов, работающих с первичными документами, так и конкретные специалисты в каждом отделе. 

Этап 4. Разработайте регламенты

Закрепите в ЛНА правила передачи, обработки документов, передачи их на хранение. Укажите предельные сроки предоставления документов в бухгалтерию, их обработки и архивации, а при желании — и самого хранения. 

График документооборота можно составить как для компании в целом, так и для отдельных структурных подразделений, отделов, должностей, типов документации. Документ оформляется либо отдельно, либо в виде приложения к учетной политике.

Этап 5. Сформируйте и утвердите график

Как только вы собрали всю необходимую информацию, составьте график документооборота. В него должны войти виды документов, маршруты движения и сроки исполнения, ответственные за создание документации, обработку и передачу на хранение сотрудники, взаимосвязь между подразделениями.

Утвержденной формы этого документа нет. Но заполнять его нужно с учетом требований федерального стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и Федерального закона № 402-ФЗ.

Готовый график подпишите у руководителя и оформите приказ. После этого под подпись ознакомьте с графиком сотрудников, обозначьте необходимость соблюдения графика документооборота в трудовом договоре и должностных инструкциях и предупредите об ответственности за нарушение правил.

Образец графика документооборота

График документооборота может быть оформлен в той форме, которую выберет организация. Чаще всего график представляют в виде таблицы. 

В график могут быть добавлены графы с количеством экземпляров документов, порядком согласования и другими данными. Документы в графике можно разделить по подразделениям, отделу или типам (расчетные, банковские, кадровые и другие). График документооборота должен соответствовать иным ЛНА компании. 

Особенности графика электронного документооборота

Этапы создания графика электронного документооборота схожи с теми, которые применяют для бумажного. Процедура подразумевает анализ текущих процессов, разработку шаблонов для различных форм документов, установление порядка их формирования с применением классификаторов, проектирование маршрутов движения документов, а также назначение ответственных лиц и установление сроков исполнения. Можно построить сетевые графики, которые показывают взаимосвязь между различными задачами и ресурсами, помогают оценить критические пути и оптимизировать процессы.

Несмотря на отличия в технологиях, цели остаются теми же: обеспечение эффективного и прозрачного движения документов внутри компании.

Вид  графика электронного документооборота может быть разным в зависимости от используемого сервиса и предпочтений компании. Это могут быть:

Блок-схема или карта процессов. Она демонстрирует последовательность действий и этапов обработки документов. 

Таблицы. Они содержат подробную информацию о каждом документе, включая его название, номер версии, ответственного за обработку, сроки выполнения и другие метаданные.

Как правило, график состоит из нескольких основных компонентов и может включать:

Календари и расписания. Они позволяют отслеживать сроки выполнения задач и контролировать дедлайны.

Инструкции и регламенты. Это тексты, объясняющие правила и процедуры обработки документов, права доступа и ответственность сотрудников.

Готовые компоненты графика можно загрузить в сервис Контур.КЭДО и отправить на ознакомление всем сотрудникам и дальнейшее подписание. В сервисе можно настроить маршруты движения документов, которые будут повторять запланированные маршруты в графике ЭДО. Таким образом, последовательность и вид обработки документа будут соблюдены. Каждому участнику в маршруте система отправит уведомление о входящем документе, чтобы они смогли оперативно их обработать.

Кто утверждает график документооборота 

После разработки график документооборота подписывает генеральный директор компании. Для утверждения документа он проставляет на первой странице графика визу «Утверждаю», а также указывает дату и ставит свою подпись.

Если в каждом структурном подразделении созданы собственные версии, такие графики документооборота утверждаются локальными руководителями. Они же будут контролировать, соблюдаются ли требования.

Приказ об утверждении графика документооборота

Приказ необходим для того, чтобы закрепить применение на предприятии графика документооборота. В тексте документа прописывается, на основании чего и когда вводится график, кто контролирует его исполнение.

Руководитель должен донести документ до сведения подчиненных. Вовлеченные в документооборот сотрудники должны получить выписку с перечнем документов, за которые они отвечают, и сроками исполнения.

Ответственность за отсутствие и несоблюдение графика

С 2022 года, после вступления в силу ФСБУ 27/2021, график документооборота для компаний стал необязательным. Организации вправе сами разработать документ для оптимизации внутренних процессов и повышения качества работы с документами.

За отсутствие графика предприятие не накажут. Однако работодатель может установить для сотрудников свой порядок взысканий за нарушение сроков сдачи первичных документов.

Согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей ему грозит дисциплинарное взыскание — замечание, выговор и даже увольнение по соответствующим основаниям. Кроме того, в письме Роструда № 3251-6-1 говорится, что правомерно лишение или снижение премии, если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации.

При этом оштрафовать сотрудника или снизить ему зарплату нельзя. Это закреплено в ст. 5.27 КоАП РФ и ст. 236 ТК РФ. За это работодателя оштрафуют.

Разработанный должным образом график документооборота помогает компании улучшить контроль за всей работой организации, повысить эффективность работы, обеспечить соблюдение законодательных требований. График полезен как предприятиям, которые ведут бумажное делопроизводство, так и организациям, которые используют сервисы ЭДО, в том числе кадровые — такие как Контур.КЭДО. 

Переведите документооборот в онлайн. В КЭДО от Контур.Диадока легко найти нужный документ и вовремя его обработать

Оставить заявку