Выписка из штатного расписания: образец

Штатное расписание — один из основных учетных документов предприятия. Работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников, но работники могут запросить выписку из этого документа. В статье расскажем, в каких случаях это необходимо, как и кто должен оформлять выписку.

Оформляйте кадровые документы онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Что такое штатное расписание

Штатное расписание (ШР) — это первичный учетный документ организации. Он в табличной форме содержит информацию о структуре компании, подразделениях, количестве работников на каждой должности, квалификации сотрудников, их окладах, надбавках к зарплате.

Зачем нужно ШР:

• Для грамотной организации рабочего процесса и управления персоналом.
• Для анализа деятельности компании, эффективности ее подразделений и кадров, составления статистических отчетов.
• Для распределения обязанностей в трудовом коллективе и контроля выполнения задач.
• Для планирования бюджета организации и вакансий.
• Для предоставления налоговой, трудовой инспекции, Фонду соцстрахования в ходе проверок.
• Для получения лицензий и разрешений.
• Для отстаивания позиций предприятия в судебных разбирательствах после сокращений.

В документ не включаются сами ИП и подрядчики по договорам ГПХ, так как они не являются сотрудниками с точки зрения закона.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Обязательно ли иметь штатное расписание

Трудовой кодекс прямо не обязывает работодателя иметь штатное расписание, но упоминает его в статьях о трудовых отношениях и трудовой функции — в ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57. В судебной практике нет единого мнения о том, можно ли штрафовать работодателя за отсутствие этого документа.

Одни суды считают, что отсутствие у работодателя штатного расписания или должностей, по которым сотрудники выполняют трудовую функцию, вместе с другими обстоятельствами может стать основанием для штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Такой вывод есть, например, в решении Брянского облсуда от 07.07.2016 № 21-191/2016, определении Ставропольского краевого суда от 03.03.2016 № 33-1297/2016 и решении Астраханского облсуда от 26.02.2016 № 21-90/2016.

Есть и другая позиция: из определения трудовой функции не следует, что работодатель обязан составлять штатное расписание. Поэтому штрафовать только за отсутствие этого документа неправомерно. Такой вывод есть, например, в решении Надымского горсуда Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.09.2015 № 12-190/2015.

Поэтому безопаснее не отказываться от штатного расписания. Оно помогает снизить риск споров с госорганами. Если инспекция все же посчитает его отсутствие нарушением трудового законодательства, ИП могут оштрафовать на сумму до 5 000 рублей, а юрлицо — до 50 тысяч рублей.

Когда может потребоваться выписка из штатного расписания

Сотрудник может обратиться за выпиской, чтобы представить ее в СФР, налоговую, трудовую инспекцию, банк, суд, посольство и другие ведомства и инстанции. Также запросить документ для внутреннего пользования могут бухгалтерия, кадровая или финансовая служба.

Понадобится выписка из штатного расписания сотрудников и в тех случаях, когда предприятие планирует вступить в саморегулируемые организации, участвовать в тендерах и торгах или провести спецоценку условий труда (СОУТ).

В полной версии компания выдает штатное расписание только по требованию контрольно-надзорных госорганов. Остальные получают документ в виде выписок.

Чем отличается копия штатного расписания от выписки

Копия расписания и выписка из него — это разные документы. Копия предполагает полный дубликат оригинала, где содержится конфиденциальная информация по всем работникам. Поэтому выдавать полную копию по требованию сотрудника оснований нет.

Выписка используется для предоставления фрагмента текста — например данных, которые касаются должности и оплаты труда конкретного сотрудника. Ее, как копию, необходимо заверить.

Необходимо ли подавать заявление на получение выписки

Да, если сотрудник хочет запросить выписку из штатного расписания, он должен написать письменное заявление на имя работодателя. После этого работодатель (точнее — кадровый специалист или другой уполномоченный работник) предоставит выписку из ШР, в которой будет информация только о должности и оплате труда заявителя.

Если выписку запросит руководитель структурного подразделения, то в документе будут сведения только об этом отделе.

Может ли работодатель отказать в получении выписки

Выписка из штатного расписания не относится к документам, непосредственно связанным с работой, поэтому работодатели могут отказать в ее предоставлении. В то же время выписка содержит сведения только по конкретному работнику, поэтому во избежание споров рекомендуем ее предоставить.

Как оформить выписку из штатного расписания: формат, образец

Закон не устанавливает особых требований к оформлению выписок из штатного расписания. Выписку можно сделать даже от руки, переписав ту часть раздела, которая касается работника.

Логично оформить документ на фирменном бланке предприятия по зафиксированному в учетной политике предприятия шаблону. В этом случае кадровику или другому сотруднику достаточно ввести нужные данные и заверить выписку. Если компания использует 1С или кадровый электронный документооборот, выписка будет сформирована автоматически.

Что обязательно должна содержать выписка:

• наименование предприятия;
• название документа со ссылками на реквизиты штатного расписания;
• регистрационный номер, дату и место выдачи выписки;
• сведения из ШР, которые соответствуют подлиннику;
• ФИО и подпись составителя выписки.

Главное при составлении выписки — не допустить разглашения конфиденциальных данных о сотрудниках.

Как выглядит выписка из штатного расписания в упрощенном виде:

Также можно скачать унифицированную форму Т-3 выписки из штатного расписания.

Скачать

Кто составляет выписку

Как правило выписку из ШР составляет руководитель или сотрудник кадрового отдела, поскольку в этом подразделении хранится само штатное расписание. Также глава предприятия может уполномочить на выдачу выписок бухгалтера, секретаря, юриста или другого работника организации. Такая обязанность должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре специалиста и подтверждена приказом.

Заверяйте и отправляйте выписку из штатного расписания сотрудникам в электронном виде с помощью сервиса КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Кто должен заверить выписку

Чтобы выписка имела юридическую значимость, ее необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник ставит на последнем листе документа отметку о заверении — слово «Верно», указывает должность заверяющего лица и ставит подпись с расшифровкой и дату.

Если выписка оформляется для сторонней организации, следует указать расположение подлинника штатного расписания. Это прописано в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Для проставления отметки о заверении может использоваться штамп.

По общему правилу, подписывать документы от имени работодателя могут органы управления, например генеральный директор. В случае с выпиской из штатного расписания полномочия обычно передают начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру. Сотрудник расписывается в получении рядом с отметкой «С выпиской ознакомлен».

Порядок заверения выписки наравне с особенностями формы и содержания рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА) компании.

Надо ли заверять печатью

Индивидуальные предприниматели и организации не обязаны иметь печать и используют этот способ заверения документов только по желанию. Поэтому строгой обязанности заверять печатью выписку из штатного расписания не существует.

Предприятия могут делать это по собственной инициативе. Но в этом случае условие о применении печатей необходимо установить в учетной политике организации. Это закреплено в ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Учет и регистрация выписки

Организация не обязана заводить журнал учета выданных справок, выписок, копий документов. Однако зачастую специалист по делопроизводству или кадровик все же регистрирует в таком реестре документы, которые запрашивают сотрудники. Это помогает избегать недоразумений и обеспечить порядок в документах.

Компании вправе самостоятельно разработать форму журнала и вести его в бумажном или электронном виде. При внесении сведений о выписке в учетный журнал необходимо указать ее порядковый номер и дату выдачи.

Срок действия выписки

Ограничений по сроку действия выписки из ШР нет. Более того, компании могут сформировать и само штатное расписание без конкретных сроков действия. Но чаще всего расписание действует год, значит, выписка будет действительна до истечения этого периода.

Выписка из штатного расписания может потребоваться как сотруднику, так и руководителям отделов для внутреннего пользования. Поэтому проще один раз разработать форму этого документа и закрепить ее в ЛНА компании, чтобы в дальнейшем не тратить время на формирование выписок с нуля. В этом помогут образцы выписки в этой статье.

Попробуйте КЭДО от Контур.Диадока: сервис позволит быстро и безопасно обмениваться кадровыми документами с сотрудниками полностью онлайн

Перейти