Приказ об утверждении штатного расписания на 2025 год: образец и правила оформления

Штатное расписание отражает базовые сведения об организации: информацию о структуре предприятия, специалистах и их заработной плате. Однако оформление этого документа и процедура его принятия практически не регулируется. В статье расскажем, зачем нужно издавать приказ об утверждении «штатки», и на примере покажем, как корректно его оформить.

Обменивайтесь кадровыми и внутренними документами онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Когда нужен приказ об утверждении документа

Новое штатное расписание (ШР) не получит юридическую силу, если его не утвердить. Для этого гендиректор организации или уполномоченный им сотрудник должен издать и подписать соответствующий приказ. Этот документ делает ШР легитимным и фиксирует основания и сроки принятия «штатки». Рекомендуем проверить по учредительным документам, в компетенции какого органа находится принятие нового штатного расписания в юридическом лице.

Приказ оформляется в двух случаях:

• Для утверждения нового расписания. Следует уточнить, с какой даты старая редакция утрачивает силу.
• При внесении изменений в актуальное ШР. Все нововведения должны быть перечислены в распоряжении.

Оформление ШР — добровольное решение руководителя предприятия. Однако отсутствие этого локального нормативного акта (ЛНА) может привести к штрафу от инспекции по труду. Поэтому компаниям лучше иметь «штатку» для отражения кадровой политики предприятия. Без ШР могут работать только физлица без статуса индивидуального предпринимателя, микропредприятия и некоммерческие организации.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Кто подписывает штатное расписание

Новую версию расписания в компаниях составляют разные специалисты. Это обязанность может быть возложена на кадровика, бухгалтера, экономиста или директора. А подписывает документ главный бухгалтер и сотрудник или руководитель кадровой службы. Вместо кадровика документ вправе подписать другое лицо: например, секретарь или юрист.

Распоряжение об утверждении «штатки» подписывает глава организации или уполномоченное им лицо: замдиректора, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела. В последнем случае возможность и процедура передачи полномочий должны быть закреплены в уставе, другом локальном нормативном акте или должностных инструкциях соответствующих работников.

Приказ об утверждении нового штатного расписания вносится в журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Срок действия штатного расписания

Законодательство не унифицирует этот вопрос. Так что срок действия «штатки» зависит от решения руководства предприятия. Это может быть любой период: пару месяцев, год, несколько лет.

Организация не обязана пересматривать или заново утверждать ШР, если структура компании неизменна. То есть если остаются прежними зарплаты, должности, условия получения надбавок сотрудниками.

В случае изменений компания может постоянно вносить в «штатку» дополнения отдельными приказами или в начале каждого года обновлять документ и вводить новое расписание. Так оно всегда будет едино и актуально, что удобнее в работе.

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Приказ о введении штатного расписания не имеет строгих требований к виду и содержанию. Поэтому компании оформляют распоряжения на фирменном бланке предприятия в свободной форме.

Однако важно соблюдать общие рекомендации по созданию распорядительной документации. В приказе о штатном расписании нужно указать:

• наименование организации, ее реквизиты;
• название документа, его порядковый номер;
• дату его издания;
• причины появления документа — например, реорганизация компании;
• перечень нововведений — другое количество штатных единиц или иные должностные оклады;
• дату, с которой изменения вступают в силу;
• список сотрудников, которые отвечают за исполнение приказа;
• дополнительные указания при необходимости.

Также на распоряжении следует собрать подписи всех, кто согласовывал документ. Это могут быть финансовый директор, главбух, начальник кадровой службы.

Пример приказа об утверждении штатного расписания:

Обязательно ли знакомить работников с приказом о введении нового штатного расписания

Работодатель не обязан знакомить персонал с распоряжением о новой редакции «штатки». Однако следует уведомить работника о новшествах, если они касаются лично него. Например, если изменился оклад или наименование должности, указанные в трудовом договоре.

Также, следуя Письму Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, работодатель имеет полное право не представлять копию штатного расписания работникам, поскольку этот ЛНА не связан напрямую с работой сотрудников предприятия. Исключение: если ознакомление предусмотрено внутренними правилами.

При этом Роструд считает, что работодатель должен в трехдневный срок предоставить выписку, если сотрудник обратился за ней с письменным заявлением в порядке ст. 62 ТК РФ.

Суды, как правило, также считают, что штатное расписание не обязательно выдавать в порядке ст. 62 ТК РФ, поскольку оно не содержит персональной информации конкретного работника о его трудовой деятельности (определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 N 33-663/2017;- определение Пермского краевого суда от 14.12.2016 N 33-15123/2016;- определение Московского городского суда от 18.10.2016 N 33-31950/16).

При этом в практике встречаются случаи, когда работодателя обязали предоставить выписку из штатного расписания по заявлению работника (определения Нижегородского областного суда от 16.08.2016 N 33-9311/2016, Калужского областного суда от 16.05.2016 N 33-1650/2016).

Приказы — стандартный документ в организациях. Поэтому их составление обычно не вызывает сложностей. Однако этот процесс будет еще легче, если воспользоваться образцом из этой статьи.

Приказ об утверждении штатного расписания можно подписать со всеми ответственными лицами компании онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока. Для этого не нужно печатать приказ на бумаге и искать подписантов по всему офису

Узнать больше