Уведомление о сокращении должности: образец

Компании сокращают сотрудников по двум причинам: либо нужно меньше определенных специалистов, либо отпала потребность в конкретной должности. Информирование персонала в этом случае — это обязанность работодателя. Рассказываем, как правильно сократить работника и избежать штрафов.

Обменивайтесь документами с сотрудниками онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Порядок действий при сокращении должности

Для того чтобы корректно сократить должность, следует соблюсти правила проведения этой процедуры. Порядок действий при сокращении должности:

1. Издайте приказ о сокращении. Укажите в нем, какие должности будут исключены из штатного расписания или сколько человек будет сокращено, по какой причине и когда. Причиной может стать приостановка производства, реорганизация предприятия, замена оборудования, оптимизация структуры, снижение затрат на фонд оплаты труда и другие обстоятельства. Документ подписывает руководитель организации.
2. Разработайте новое штатное расписание. Утвердите «штатку» приказом из п. 1 или отдельным документом. В приказе нужно указать, с какого дня действует новое штатное расписание.
3. Своевременно проинформируйте сотрудника. Работник должен расписаться в уведомлении.
4. Уведомите о предстоящих в компании сокращениях центр занятости населения (ЦЗН) через портал «Работа России» и профсоюз. Известите их за два месяца до установленной даты (за три — если речь о массовом увольнении).
5. Предложите сотруднику другую работу. Это может быть позиция, которая соответствует квалификации работника или ниже. Важно уведомлять сокращаемого специалиста о каждой новой вакантной должности, даже если она появилась в последний рабочий день. Если сотрудник не согласен, задокументируйте отказ.
6. Подготовьте приказ об увольнении. Строгих требований к оформлению документа нет: составьте его по унифицированной форме № Т-8 или собственному бланку, который разработан в компании и закреплен в локальном нормативном акте. В день увольнения убедитесь, что сотрудник расписался в приказе.
7. Заполните трудовую книжку и направьте в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (ст. 66.1 ТК РФ, п. 5 ст. 11 № 27-ФЗ). Причиной увольнения укажите: «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
8. В последний рабочий день выдайте обязательный и запрошенный работником пакет документов и проведите расчет. Выплатите заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере среднемесячной зарплаты. У сезонных работников выходное пособие равняется двухнедельному заработку.

Бывает, что по соглашению сторон работник увольняется еще до того, как истечет срок предупреждения. В этом случае работодатель выплачивает еще и компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, которое остается до истечения срока предупреждения.

Если сотрудник не найдет работу в течение двух месяцев после увольнения, он имеет право обратиться за пособием в размере двух, а иногда и трех зарплат (ст. 178 ТК РФ). Работники Крайнего Севера получают от 3 до 6 зарплат (ст. 318 ТК РФ).

Индивидуальные предприниматели (ИП) ориентируются на трудовой договор с сотрудником. Если в документе нет пункта о выходном пособии, ИП вправе не выплачивать его.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Сроки отправки уведомления

Проинформируйте работника о сокращении не менее чем за два месяца. Это условие прописано в ч. 2 ст. 180 ТК РФ. В некоторых случаях сроки другие:

• сезонных работников должны уведомить не позднее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 296 ТК РФ);

• тех, кто принят на работу на срок до двух месяцев, не меньше чем за три календарных дня (ч. 2 ст. 292 ТК РФ).

Если предстоит сократить сразу большое количество сотрудников, известите их за три месяца до даты увольнения.

Это не касается ИП. Они сами определяют срок уведомления — в основном это две недели — и закрепляют его в трудовом договоре.

Учтите: если в момент издания уведомления о сокращении работник находится на больничном или в отпуске, его нельзя вызывать на работу, чтобы сообщить о происходящих изменениях в компании и подписать документы (Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 09.07.2025 № 88-16977/2025). Поэтому срок действия предупреждения начнется в день, когда сотрудник вернется к своим обязанностям. Также запрещено назначать дату самого увольнения на время больничного или отпуска.

Кого запрещено затрагивать при сокращении

При сокращении должности работодатель сталкивается с разными ограничениями: просто так уволить работников нельзя. Статья 179 ТК РФ определяет, что более высокая производительность труда и квалификация дают специалисту преимущество. Таким образом, больше шансов сохранить работу у высококвалифицированного сотрудника с большим опытом работы, чем у новичка.

Если эти параметры равны, предпочтение отдается работникам:

• с двумя и более лицами на иждивении;
• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
• получившим трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• повышающим квалификацию для этой или иной должности по направлению работодателя без отрыва от работы;
• инвалидам боевых действий по защите Отечества и инвалиды Великой Отечественной войны;
• имеющим ребенка до 18 лет в случае, если второй родитель по мобилизации или контракту пребывает на военной службе.

Также преимущество есть у изобретателей (ч. 5 ст. 35 Закона СССР от 31 мая 1991 N 2213-1 «Об изобретениях в СССР»), одиноких матерей военнослужащих по призыву и ряда иных сотрудников. Нельзя увольнять беременных женщин и женщин с детьми до трех лет, одиноких родителей с детьми до 16 лет или ребенком-инвалидом до 18 лет и другие категории, указанные в ст. 261 ТК РФ. При сокращении молодого сотрудника в возрасте до 18 лет получите согласие трудовой инспекции, а при увольнении члена профсоюза — согласие профсоюзной организации.

Увольнение работников в обход законодательного запрета — грубое правонарушение. Если дело дойдет до суда, незаконно уволенного работника восстановят в должности. При этом работодатель будет вынужден оплатить ему все время вынужденного прогула, а в некоторых случаях — еще и компенсировать моральный вред.

Кто составляет уведомление

При упразднении должности уведомление о сокращении составляет сотрудник кадрового отдела, юрист или бухгалтер. Это должен быть специалист, обладающий необходимым уровнем знаний для составления документа, а также имеющий представление об основах трудового и гражданского законодательства.

Рекомендуем составлять уведомление от лица директора предприятия. Чаще всего именно это лицо по уставу уполномочено принимать кадровые решений, в том числе сокращать персонал.

Как составить уведомление о сокращении должности: образец

Единого шаблона и строгих требований к содержанию и оформлению уведомления нет. Поэтому оно составляется в произвольной форме. Укажите в документе такие пункты:

• Название организации, а также должность, фамилию, имя, отчество сотрудника, которому направляется уведомление.

• Наименование документа.

• Причину, на основании которой принято решение о сокращении должности (штата работников), дата принятия решения и ссылка на приказ (число, месяц, год выпуска и его номер).

• Дату, в которую предполагается провести увольнение, а также свободные вакансии с указанием размеров оклада при их наличии.

• Напоминание о том, что в случае отказа от свободных рабочих мест, работник будет уволен в соответствии с действующим законодательством.

• Положенные компенсации.

• Подпись руководителя предприятия и сотрудника с указанием даты ознакомления с документом.

Составьте уведомление в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан руководителем организации. Один из них отправьте работнику, а второй зарегистрируйте в журнале учета внутренних документов и затем отправьте в архив предприятия.

Как уведомить сотрудника

Уведомление о сокращении сотруднику может вручить руководитель или ответственное лицо — кадровик или юрист. При возможности сделать это лучше лично под подпись. Если работник на удаленке — отправьте извещение по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или онлайн в сервисе кадрового электронного документооборота, например — Контур.КЭДО. Последний вариант подходит в том случае, если работник подписывал согласие на переход на КЭДО. Сотрудник, как и работодатель, должен подписать уведомление электронной подписью.

Если работник отказывается удостоверить, что получил уведомление, составьте акт о том, что проинформировали его. Чтобы этот документ был правомочен, его должны заверить двое свидетелей.

Обязательно обоснуйте сокращение штата. Соберите документы и аргументы, которые подтвердят потерю актуальности позиции и обезопасят компанию в случае проверки. Некорректное проведение сокращения может привести к штрафу от трудовой инспекции и суду.

Подключите кадровый ЭДО в КЭДО от Контур.Диадока

Отправляйте документы за пару кликов и вовремя собирайте подписи с сотрудников

Подробнее