Документы и справки от работодателя при увольнении сотрудника в 2025 году

С увольняемым работником нужно произвести полный расчет, а также выдать все положенные по закону документы. Какие нужно выдать обязательно, какие — по заявлению, а также в какие сроки это необходимо сделать, рассказываем в статье.

Обменивайтесь кадровыми и внутренними документами онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Что должен сделать работодатель при увольнении сотрудника в 2025 году

В день расторжения трудового договора работодатель должен выплатить работнику всю заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные компенсации, которые положены, а также выдать (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

• трудовую книжку, если она велась в бумажном виде, с записью об увольнении. Если бумажной трудовой у работника нет, ему предоставляют сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (Приказ Минтруда РФ от 10.11.22 № 713н);
• заверенные копии документов, которые касаются работы сотрудника — по его письменному заявлению.

Также в пакет выдаваемых документов нужно включить:

• расчетный листок, поскольку сотрудник должен быть информирован работодателем о составных частях заработной платы при ее выплате (ст. 136 ТК РФ);
• заверенные выписки из формы ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.23 № 2281), включая сведения о страховом стаже, а также раздел 3 РСВ (расчет по страховым взносам, утвержденный Приказом ФНС России от 29.09.22 № ЕД-7-11/878@).

С 2023 года отменена справка № 182н, которая содержала сумму дохода сотрудника за два года, предшествующих увольнению. Теперь работодатель не должен выдавать ее при увольнении, все необходимые сведения запрашиваются в СФР. Но если сотрудник подаст заявление, эту справку ему нужно предоставить.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Трудовая книжка или СТД-Р

Если сотрудник отказался от бумажной трудовой или в случае, если он начал работать после 31 декабря 2020 года, то его трудовую книжку ведут в электронной форме.

Сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки по форме СТД-Р для подтверждения своего трудового стажа. Справку можно выдать как в бумажном, так и в электронном виде — в этом случае работодатель заверяет ее своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

В период работы документ предоставляется в течение трех дней с момента подачи заявления, при увольнении — в последний рабочий день (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Специалисты Минтруда придерживаются мнения, что законодательно обязанность по выдаче СТД-Р для лиц, сохранивших бумажную трудовую, не закреплена, поэтому при увольнении предоставлять их не нужно (Письмо Минтруда от 10.04.23 № 14-6/ООГ-2661). Но можно предоставить данные о трудовой деятельности в виде копии подраздела 1.1 ЕФС-1.

Справки о трудовом стаже и взносах

В Письме СФР от 06.03.23 № 19-20/33754 разъясняется, что в день увольнения или прекращения договора ГПХ, работнику необходимо предоставить заверенные копии сведений персучета по нему, данные о стаже и его особенностях, а также — о доходах и начисленных взносах (п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Эта информация содержится в подразделах 1.1, 1.2 и 3 единой формы ЕФС-1 и в разделе 3 РСВ.

Предоставьте увольняющемуся работнику выписку подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1 — они содержат информацию о особенностях трудового стажа, который влияет на досрочный выход на пенсию, а также — о дополнительных страховых взносах.

Выписка из раздела 3 РСВ включает информацию о сумме дохода и начисленных страховых взносах, ее выдают за последние три месяца расчетного периода, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.

Все выдаваемые выписки должны содержать информацию только об увольняемом работнике, это обусловлено защитой персональных данных других сотрудников.

Заверить и передать все необходимые справки при увольнении работника можно онлайн в КЭДО от Контур.Диадока. Сотруднику не придется посещать офис, а кадровику — отправлять документы по почте.

Узнать больше

Копия приказа об увольнении

С приказом об увольнении работника нужно ознакомить под подпись, а также предоставить ему заверенную копию этого документа, если он напишет заявление (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ)

Справка по форме 2-НДФЛ сменила свое название с 2021 года и теперь называется справкой о доходах и суммах налога физического лица. В ней отражены доходы физлица, суммы исчисленного и удержанного налога, налоговые вычеты. Форма справки приведена в приложении № 4 к Приказу ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@. Справку выдают по запросу увольняющегося работника за текущий год на дату увольнения.

Выдача копий документов о работе при увольнении в 2025 году

Как мы уже писали выше, копии документов о работе должны быть выданы сотруднику при увольнении по письменному заявлению в день расторжения трудового договора. Согласно ст. 62 ТК РФ это:

• копии приказа о приеме и увольнении, переводах;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о зарплате, страховых взносах;
• другое.

Список документов открытый — судебная практика отражает разные подходы к трактованию норм статьи 62 ТК РФ. С одной стороны, есть мнение, что выдавать следует только копии тех документов, которые имеют отношение к конкретному работнику. С другой стороны — при приеме на работу сотрудника знакомят под подпись с локальными нормативными актами компании, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 68 ТК РФ), а они имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Может ли работник запросить копии документов по электронной почте

Если работодатель ведет с сотрудниками электронный документооборот, они могут запросить копии документов, связанных с работой:

• в письменной форме;
• через информационную систему работодателя (например, через Контур.КЭДО);
• по адресу электронной почты работодателя;
• через цифровую платформу «Работа в России», если работодатель использует ее (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Выдать заверенные копии документов можно на бумажном носителе или электронно, в частности через Госуслуги или платформу «Работа в России». Предоставить копии именно в электронном виде работодатель обязан, только если в отношении этих документов ведется электронный документооборот.

Если в организации нет кадрового ЭДО и сотрудник не заключал с ней соответствующего соглашения, то и потребовать копии документов сотрудник может только в письменной форме. Подачу заявления по электронной почте работодатель имеет право проигнорировать, и это не будет нарушением ст. 62 ТК РФ. Так, Дудинский районный суд Красноярского края подтвердил право работодателя не отвечать заявление бывшего сотрудника, которое получил по электронной почте (решение от 11 января 2024 г. по делу N 2-40/2024).

Срок выдачи документов при увольнении в 2025 году

Документы увольняющемуся работнику нужно выдать в день расторжения трудового договора. Но даже после увольнения бывший сотрудник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче документов, которые относятся к работе. В этом случае документы должны быть предоставлены в течение трех дней после подачи заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Заявления на выдачу документов составляются в произвольной форме.

Как подтвердить выдачу документов при увольнении

Чтобы избежать споров о получении необходимых документов при увольнении, рекомендуем получить у сотрудника письменное подтверждение. Это может быть подписанная опись передаваемых документов, расписка в получении или отметка в журнале выдачи. Например, для выдачи СТД-Р рекомендуется вести отдельный журнал, как и для учета движения трудовых книжек.

Если работник не смог получить документы в день увольнения

Если в день расторжения трудового договора сотрудника нет на рабочем месте, нужно уведомить его о том, что нужно забрать трудовую книжку либо дать согласие на получение по почте. Важно иметь подтверждение факта направления работнику такого уведомления, поэтому обычно его направляют заказным письмом.

Со дня отправки уведомления работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст 84.1 ТК РФ). Форма уведомления законодательно не закреплена, оно составляется произвольно. Согласие на отправку трудовой книжки почтой должно быть оформлено письменно (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).

Сведения по форме СТД-Р допустимо отправить почтой и без согласия работника. Их также можно передать и за границу. А вот трудовую книжку направить в другую страну не получится (Письмо Минтруда России от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210).

Штрафы за невыдачу документов сотруднику

Если несвоевременно выдать документы при увольнении или не выдать их вовсе, компанию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Она предусматривает штраф от 30 до 50 тыс. рублей для компании и от 1 до 5 тыс. рублей для ее руководителя при первичном нарушении. При повторном нарушении штраф составит от 50 до 70 тыс. рублей и от 10 до 20 тыс. рублей соответственно. При повторном нарушении должностное лицо могут оштрафовать или дисквалифицировать на срок от одного до трех лет.

Попробуйте КЭДО от Контур.Диадока: сервис позволит быстро и безопасно обмениваться кадровыми документами с сотрудниками полностью онлайн

Перейти