Электронный документооборот в сфере охраны труда — в каком случае допускается вест — Контур.КЭДО — СКБ Контур
КЭДО
КЭДО
КЭДО
КЭДО
  1. Главная
  2. КЭДО
  3. Справочная

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда

В этой статье

Обновлено 1 июля 2025

В обязанности работодателя входит обеспечение сотрудников безопасными условиями работы и предоставление средств защиты. Все решения, мероприятия и другие действия компании подкрепляют документально. В 2025 году часть документов по охране труда можно оформлять в электронном виде.

Переходите на КЭДО от Контура

Оформляйте документы по охране труда онлайн

Подключиться

Какие документы по охране труда должны быть в организации

Законодательство в сфере охраны труда (ОТ) обязывает компании вести соответствующую документацию. Она помогает контролировать эту область, проводить анализ, обеспечивать безопасные условия работы.

В числе документов по ОТ — положения, приказы, акты, журналы, инструкции и другие локальные нормативные акты (ЛНА). Они охватывают всю область охраны труда на предприятии. Например, обучение и допуск сотрудников к работе, предоставление средств индивидуальной защиты (СИЗ), контроль состояния оборудования.

Документацию по ОТ в компании можно разделить на виды:

Вид документов Примеры

Общие документы

Положение о системе управления охраной труда

Положение о комитете (комиссии) по охране труда

Акт проверки выполнения соглашения по ОТ

Документы по системе управления охраной труда

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)

Приказ об утверждении Положения

Политика в области ОТ и приказ об ее утверждении

Приказ о проведении и план проведения внутреннего аудита СУОТ, отчет о его результатах

Программа действий по улучшению условий охраны труда

Документы службы охраны труда

Положение о службе охраны труда

Приказ о назначении специалиста по ОТ

Акт проверки состояния ОТ

Документы по обучению охране труда

Программы вводных и иных инструктажей и журналы их регистрации

Инструкции по ОТ для работников

Приказы о создании комиссии по проверке знаний, об утверждении инструкций или об отмене их действия

Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ

Приказ об утверждении графика проведения СОУТ

Протоколы с результатами проведения СОУТ

Декларация соответствия условий труда установленным нормам

Документы по расследованию несчастных случаев

Акт о несчастном случае

Извещение о несчастном случае на производстве

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая

Акт о расследовании группового несчастного случая

Заключение государственного инспектора труда

Медицинские заключения, протоколы осмотров и опросов, экспертные заключения

На предприятии может быть больше документов по ОТ. Полный список зависит от сферы деятельности и политики организации. Часто встречаются документы по медицинским осмотрам, СИЗ, эксплуатации электроустановок, мероприятиям по охране труда, оценке профессиональных рисков. 

Документацию в области ОТ регулируют X раздел Трудового кодекса РФ и нормативные акты:

Необходимо отслеживать изменения в нормативных правовых актах и своевременно вносить корректировки во внутренние ЛНА компании. Отсутствие или неверное оформление документации по ОТ чревато штрафами.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Какую документацию по охране труда можно вести в электронном виде

Законодательство допускает оформление в электронном виде практически всех видов кадровых документов. Возможность ведения ЭДО в области ОТ установили ст. 22.1 и ст. 214.2 Трудового кодекса РФ. Для электронного обмена документами по охране труда российские компании могут использовать технологию кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Работодатели имеют право перевести в электронный вид без дублирования на бумаге:

  • приказы — о создании службы ОТ, назначении ответственных лиц, утверждении перечня инструкций, формировании комиссии по ОТ;
  • положения — о системе управления охраной труда, контроле состояния ОТ, организации особо опасных работ, разработке инструкций;
  • планы — мероприятий по ОТ, проверок и другие документы.

Документацию необходимо заполнять в соответствии с требованиями к составу и форматам документов. Они установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Вовремя получайте подписи сотрудников в сервисе КЭДО от Контура

Оставить заявку

Какую документацию по охране труда нельзя перевести в электронный вид

Законодательство устанавливает конкретный перечень кадровых документов, в том числе по охране труда, которые нельзя оформлять в электронном виде. Эти документы всегда должны оставаться на бумаге, даже если остальные вы ведете в ЭДО.

В сфере ОТ в бумажном виде сохраняются акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении работниками инструктажей по охране труда.

Преимущества ЭДО в сфере охраны труда

ЭДО в области охраны труда — это способ сократить расходы на печать документов, бумагу, архивное хранение. Меньше становятся и трудозатраты профильных специалистов. Электронный документооборот позволяет за пару кликов отправить документы нужным сотрудникам на подпись. Процесс занимает минимум времени, даже если получателей много, и они находятся удаленно в разных местах.

Какие еще преимущества у онлайн-документооборота в области охраны труда? Например, в сервисе для кадрового электронного документооборота Контур.КЭДО:

  • Отражаются статусы документов. Вы вовремя узнаете, если кто-то из сотрудников не подписал документ.
  • Настроено безопасное хранение файлов на защищенных серверах. Найти нужный документ легко с помощью фильтров.
  • Доступ к электронным документам открыт постоянно, но только для сотрудников с правом доступа. Подписывать документы можно с любого устройства с выходом в интернет — компьютера, планшета, смартфона.
  • Возможна интеграция сервиса с учетной системой компании.
  • Есть функциональность для ускорения и прозрачности документооборота: гибкие маршруты согласования, витрина шаблонов кадровых документов, уведомления о входящих и статусы подписания в онлайне.

Оптимизация документооборота помогает сократить вероятность ошибок, повысить надежность хранения данных и их сохранность. Специалисты в области ОТ направляют усилия на анализ и обеспечение безопасности, а не на выполнение рутинных задач.

Порядок внедрения электронного документооборота в области охраны труда

Переход на онлайн-документооборот в сфере ОТ проходит в несколько этапов, в их числе: анализ текущих процессов, поиск подходящего решения на рынке и выбор документации, которая будет переведена в цифровой вид.

Также в порядок внедрения КЭДО входят такие шаги:

  • оформление электронных подписей;
  • разработка и утверждение локальных нормативных актов;
  • ознакомление с ЛНА сотрудников и получение их согласия на использование ЭДО;
  • тестирование и последующее внедрение сервиса КЭДО.

Компании выбирают кадровый электронный документооборот для ведения документации по охране труда. Это упрощает проведение профилактической работы, повышает осведомленность сотрудников и ускоряет реагирование на внештатные ситуации.

Однако для этого важно знать, какие документы можно оформлять в электронном виде и какие требования соблюдать. Это убережет от претензий и штрафов проверяющих органов.

Переведите документы по охране труда в электронный вид с КЭДО от Контур.Диадока

Поможем оформить ЛНА, настроить работу и отправить первые документы онлайн

Узнать больше

Другие статьи

Все статьи