График отпусков в Контур.КЭДО: 1200 согласований за пару кликов

В сервисе Контур.КЭДО появилась возможность создавать, согласовывать и утверждать график отпусков. Коротко расскажем, почему формирование графика в сервисе значительно проще и быстрее оформления бумажного документа.

График отпусков — это документ, устанавливающий очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам организации. Работодатель должен утвердить его за две недели до начала нового календарного года, не позднее (ст. 123 ТК РФ). Подготовка этого документа требует от кадровика значительных усилий и времени. Ему необходимо собрать информацию о периодах отпусков всех сотрудников компании, учесть их пожелания и согласовать их с руководителями подразделений. 

График отпусков на бумаге

В компаниях, где еще не внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО), процесс подготовки графика отпусков занимает много времени. Например, кадровый специалист компании, в которой работают 300 человек, при подготовке графика отпусков должен ввести в ручную и согласовать порядка 1200 дат. И это при условии, что один сотрудник делит отпуск всего на две части. Федеральная служба по труду и занятости в письме от 16 августа 2024 года №ПГ/17241-6-1 подчеркнула важность указания точных дат начала и окончания отпусков. Трудоемкость и длительность процесса в этом случае обусловлены большим количеством информации, которую нужно собрать и обработать. Вот как это происходит:

1. Каждый сотрудник организации заполняет форму, где указывает предпочтительные даты своего отдыха на следующий год. 
2. Кадровый специалист передает эти документы их непосредственным руководителям.

3. Они рассматривают предложенные даты, подтверждают их или просят внести изменения.

   Если на этом этапе в график отпусков вносят корректировки, процесс его согласования начинается заново. 

4. В отделе кадров вручную составляют общий график отпусков, собрав вместе все одобренные даты, или формируют его в учетной системе. 
5. Руководитель компании утверждает итоговый документ.
6. Кадровый специалист передает его всем сотрудникам для ознакомления. 

И затягивать нельзя: законодательство устанавливает сроки для ежегодного утверждения графика отпусков. Его пропуск грозит компании административными штрафами.

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Перейти на КЭДО

График отпусков в сервисе КЭДО

Теперь сотрудники могут самостоятельно планировать свой отпуск в веб-интерфейсе сервиса Контур.КЭДО. Обновление коснулось также API и модуль для 1С ЗУП и API, поэтому кадровому специалисту работать с графиком можно, не выходя из своей учетной системы. Сформировать и утвердить электронный документ значительно легче:  

1. Сотрудник выбирает нужные даты в несколько кликов. Он вправе разделить отпуск на несколько частей, но общее количество дней не должно превышать установленное трудовым законодательством.
2. Сервис автоматически устанавливает каждому доступные ему лимиты дней отдыха.
3. Пользователь отправляет свой график на согласование руководителю, когда все дни распределены.
4. Сервис КЭДО автоматически определяет руководителя каждого сотрудника.
5. Работник может изменять периоды отпуска в системе до их утверждения руководителем.
6. Кадровик отправляет приказ об ознакомлении с утвержденным графиком отпусков всем работникам в сервисе КЭДО.
7. Система напомнит каждому сотруднику об отпуске непосредственно перед его началом. Тогда они смогут выбрать: подписать извещение и уйти в отпуск, или перенести его на другую дату, оформив соответствующее заявление.

Юлия Попова
руководитель продукта Контур.КЭДО

КЭДО значительно облегчает подготовку графика отпусков. Нужно инициировать старт процесса, а потом лишь наблюдать за ним, остальное сделает сервис. Больше никаких файлов с таблицами, переписок в почте, в которых сложно поддерживать актуальность версий, и долгих ожиданий подписей сотрудников. Процесс составления и согласования графика происходит онлайн, быстро и безопасно. Контролировать процесс стало легче, а главное — можно оперативно реагировать на любые изменения со стороны работников компании. Теперь у кадровика остается больше времени на решение других важных задач, а рутинные процессы уходят на второй план.

Оформляйте график отпусков легко и быстро с помощью сервиса КЭДО от Контур.Диадока. Считать дни вручную не нужно — система сама определит доступные дни отдыха каждому сотруднику, отправит их на согласование непосредственным руководителям и напомнит каждому о начале отпуска.

Попробовать КЭДО