Как работодателю доказать подлинность электронных кадровых документов

Трудовой кодекс РФ разрешает организациям обмениваться документами с сотрудниками через сервис кадрового электронного документооборота. Но возникают ситуации, когда работодателям нужно подтверждать подлинность электронных кадровых документов, например в судах. Рассказываем, зачем это делать и какие инструменты помогут компании.

Зачем проверять подлинность электронного документа

Проверка документов на подлинность защищает от юридических споров, финансовых потерь и подрыва репутации компании. Разногласия могут возникать с сотрудниками, которые оспаривают получение приказа или распоряжения работодателя, утверждают, что не получали электронную подпись или не знакомились с локальными нормативными актами.

Также электронные файлы, даже подписанные, могут быть подделаны или содержать недостоверную информацию. Проверка подлинности защищает трудовые права сотрудника и работодателя.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как подделывают документы

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает максимальной юридической силой. Подделать ее практически невозможно.

А вот в остальных случаях возможно:

• Скопировать штамп системы оператора ЭДО с отметкой об электронной подписи из одного файла другой. Это самый простой вид мошенничества, который можно раскрыть без специальных программ. Фальшивку видно невооруженным глазом, к тому же сам по себе скан не имеет юридической значимости.
• Получить доступ к простой электронной подписи (ПЭП). Она подходит для внутренних операций, но не обладает достаточной степенью защиты для подписания важных документов, например трудового договора. Жертвой может стать пользователь без двухфакторной аутентификации и несложной связкой логин-пароль. Также скомпрометирует данные для входа в личный кабинет переход по фишинговой ссылке. Для доступа к чувствительной информации такой вид обычно не используют.
• Взломать неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Она обеспечивает базовую защиту, но ее можно выпустить удаленно, с подтверждением личности через Госуслуги.

Максимальную защиту документов работодателя от изменений обеспечивает КЭП. Для менее важных кадровых документов допустимо применять усиленную НЭП, она же защищает аутентичность документов, исходящих от сотрудника. В сервисе Контур.КЭДО работодатель может использовать оба типа подписи.

Больше контроля, меньше рисков штрафов и трудовых споров

Ведите кадровый документооборот онлайн в КЭДО от Контур.Диадока

Подключиться

Ответственность за подделку электронных документов

Уголовная ответственность наступает, если человек использовал заведомо поддельный документ для получения прав или освобождения от обязанностей. Например, предоставил поддельный листок о нетрудоспособности для получения пособия.

Максимальное наказание за использование подделки — год лишения свободы, за изготовление — два года. Для группы лиц наказание возрастает до шести лет (ст. 327 УК РФ).

Как и чем подтвердить подлинность электронного документа

Подтверждение подлинности происходит в информационной системе, которую использует организация. Вне таких систем удостовериться в оригинальности можно на специальных сервисах проверки электронного документа, сертификатов и подписей. Рассмотрим некоторые из них:

1. Контур.Крипто. Позволяет проверить документ с присоединенной или открепленной подписью. Сервис покажет, были ли изменения после подписания, кто и когда заверил файл, соответствует ли ему ЭЦП, какой удостоверяющий центр ее выпустил.

   

2. Госуслуги. Также позволяет проверить присоединенные и открепленные подписи. В первом случае ЭЦП содержится в том же файле, что и сам документ, и на проверку нужно предоставить этот файл. Во втором случае нужно отдельно загрузить подпись в формате.sig или.p7s и отдельно — файл с документом или его хэш-сумму.

   

3. Плагины КриптоПро. Используются для проверки встроенных подписей, которые генерируется как метаданные в файлах Word, Excel, PDF.

Важно помнить: юридическую силу подтверждает подпись. Со стороны работодателя файлы должны быть подписаны КЭП, в определенных случаях, описанных в ст. 22.3 ТК РФ, — усиленной НЭП. Работнику достаточно иметь УНЭП, а для менее важных документов хватит ПЭП.

Как сервис КЭДО может помочь работодателю

Сервисы кадрового и внутреннего ЭДО упрощают управление кадровыми процессами, помогают проверять подлинность файлов. Такие системы:

• позволяют подписывать файлы квалифицированной ЭЦП;
• хранят файлы с защитой от изменений;
• интегрируются с госпорталами для проверки информации;
• упрощают представление документов в суде или контролирующих органах.

КЭДО снижает вероятность ошибок, ускоряет операции, помогает компании экономить время и деньги.

Татьяна Смирнова
Эксперт по законодательству в КЭДО

Работодателям важно не только внедрять современные системы КЭДО, но и обучать сотрудников работе с ними. Это поможет минимизировать риски и повысить уровень доверия к электронным документам. Квалифицированная подпись — это не просто требование закона, а гарантия безопасности вашего бизнеса.

Как суды оценивают подлинность электронного документа

Подлинность документов зачастую приходится доказывать в суде. Например, чтобы подтвердить законность увольнения по статье. В этом случае суд может проверить содержание внутренних документов и то, что сотрудник с ними ознакомился.

Пример из судебной практики

Работодатель выявил факты внутреннего мошенничества и уволил сотрудника в связи с утратой доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Основанием стали нарушения должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и договора о полной материальной ответственности.

Суд признал увольнение законным, указав в числе прочего на то, что сотрудник подписал электронной цифровой подписью договор о полной материальной ответственности и объяснительную, в которой признал факты нарушений (решение Кызылского городского суда от 11 октября 2024 г. по делу N 2-5788/2024).

При рассмотрении споров обращают внимание на следующие аспекты:

• Допустимо ли подписывать документ с ЭЦП.
• Принимал ли работодатель решение о переходе на ЭДО, есть ли нормативный акт и согласие работников.
• Была ли подтверждена достоверность ЭП при подписании.

Если работодатель использовал подходящий вид цифровой подписи, соблюдал все процедуры подписания и хранения, суд признает документ юридически значимым.

Обменивайтесь кадровыми и бухгалтерскими документами онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Перевод внутренних процессов в КЭДО, использование КЭП или усиленной НЭП, а также современных сервисов позволяет минимизировать риски и защитить интересы компании.