Приказ об утверждении графика работы

График работы определяет режим труда и отдыха сотрудников, обеспечивает прозрачность расчета заработной платы и помогает соблюдать требования трудового законодательства. Руководитель утверждает его приказом. Расскажем, в каких случаях необходим такой документ, как его правильно составить и какие нюансы учесть.

Что такое график работы

График работы — это документ, который устанавливает режим рабочего времени сотрудника. Он определяет продолжительность рабочей недели (пятидневная, шестидневная, с предоставлением выходных по скользящему графику, неполная), время начала и окончания работы, время перерывов, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

График выполняет несколько важных функций:

• Подтверждает установленный режим рабочего времени.

• Служит основанием для учета отработанных часов, расчета зарплаты, планирования нагрузки и обоснования расходов при налоговых проверках.

• Дает сотрудникам четкое понимание рабочего расписания и времени отдыха.

• Является документальным подтверждением соблюдения трудового законодательства.

График работы, с которым ознакомлен работник, будет одним из доказательств в случае судебного спора, например о переработках. Документ может регулировать режим работы всей компании или быть индивидуальным для отдела или конкретных сотрудников.

Утвердить график работы или изменить режим рабочего времени для сотрудника можно электронно. Подключите КЭДО от Контур.Диадока и подписывайте приказы, заявления, дополнительные соглашения и другие кадровые документы онлайн без дублирования на бумаге.

Узнать больше

Где должен быть указан график работы

По общему правилу, с учетом абз. 5 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, ст. 100 ТК РФ, ст. 108 ТК РФ, режим рабочего времени необходимо указать либо в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), либо в трудовом договоре, если режим труда конкретного работника отличается от общего. В том числе следует конкретизировать:

• продолжительность рабочего дня и рабочей недели; 

• время начала и окончания рабочего дня (смены); 

• чередование рабочих и выходных дней;

• время начала и окончания и продолжительность обеденного перерыва.

При скользящем режиме чередование рабочих и выходных дней регулирует скользящий график работы (ст. 100 ТК РФ). При сменном режиме — график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ).

Режим рабочего времени зависит от условий производственного процесса, количества сотрудников, сферы производства и деятельности. Он не всегда ограничен распространенной пятидневкой. 

Бывают случаи, когда в компании применяется очень много различных вариантов рабочего времени, поэтому все тонкости и особенности применяемых режимов невозможно уместить в ПВТР. Тогда общие режимы и их элементы можно описать в Правилах, а конкретные детали прописать в графике работы и утвердить его приказом. Среди этих нюансов:

• индивидуальные графики на отдел или подразделение;

• индивидуализация до конкретных работников с ФИО;

• чередование смен между конкретными работниками;

• иные особенности.

Некоторые организации в целом утверждают график работы приказом без описания режима работы в ПВТР или трудовом договоре. Такой подход может быть поводом привлечь компанию к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Суды указывают на то, что режим рабочего времени в ПВТР или трудовых договорах работников должен быть конкретизирован с указанием перечисленных выше сведений (например, решение Верховного Суда Удмуртской Республики от 09.12.2015 по делу № 7-606/2015). С ними согласны и специалисты Роструда. 

Норма ч. 2 ст. 103 ТК РФ, согласно которой при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности, не отменяет требования ч. 1 ст. 100 ТК РФ. Если работодатель при установлении режима рабочего времени ограничивается только ссылкой на графики сменности работников, он не соблюдает требования законодательства (в подтверждение — решения Савеловского районного суда г. Москвы № 12-0984/2020, Химкинского горсуда Московской области от 11.09.2017 № 12-226/2017).

Нужно ли график работы утверждать приказом

Закон не требует утверждать график работы приказом. Вопрос о том, является ли график работы локальным нормативным актом, дискуссионный (ст. 8 ТК РФ). 

Он может быть утвержден либо грифом «утверждено», где руководитель организации проставляет свою подпись (п. 5.16 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2025), либо приказом. Это зависит от правил документооборота в конкретной организации. 

При установлении рабочего распорядка работодатель обязан соблюсти нормы, прописанные в главах 15-16 Трудового кодекса. В частности, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для некоторых категорий сотрудников — не более 24-36 часов (ст. 92 ТК РФ). Если в организации есть профсоюз, необходимо согласовать с ним распорядок работы перед переводом сотрудников (ст. 372 ТК РФ).

Татьяна Смирнова
Эксперт Контур.КЭДО по трудовому законодательству:

Если все элементы режима рабочего времени прописаны в ПВТР, но, например, используется скользящий график работы, который требует оперативных корректировок, то его допустимо утверждать приказом работодателя. Такой порядок утверждения графика работы и его изменения также необходимо урегулировать в ПВТР. 

Начало и окончание рабочего дня — необходимые знания для работника, чтобы вовремя приступить к работе. Изменение этой информации необходимо быстро доносить до работника, а работодателю — иметь подтверждение, что сотрудник с этим ознакомлен.

Удобнее всего это производить в системе КЭДО. Она позволяет заблаговременно направить Приказ об утверждении графика работы или о его изменении, а также ознакомить работников с графиком работы.

Подписывайте и отправляйте электронные приказы за два клика в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Узнать больше

Когда издается приказ об утверждении графика

Такой документ необходим в нескольких ситуациях:

1. Первичное введение распорядка работы в компании. Например, при создании новой организации или при первом оформлении сотрудника на должность со сменным режимом.

2. Изменение существующего расписания. Иногда требуется переход сотрудников на иной рабочий режим или корректировка времени, продолжительности смен или чередования выходных. Нововведения закрепляются, например, приказом о переводе на сменный график работы или о внесении изменений в график работы.

3. Утверждение графика на новый учетный период. При сменном или скользящем режиме документ составляется на определенный период (месяц, квартал, год). Каждый раз новый график утверждается соответствующим распоряжением — к примеру, приказом об утверждении графика сменности работы сотрудников.

Если график сменности является приложением к коллективному договору или Правилам внутреннего трудового распорядка, отдельный приказ о его утверждении не требуется — он автоматически вступает в силу вместе с основным ЛНА.

Кто должен подписать приказ

Приказ издает и подписывает генеральный директор организации или иное лицо, которое действует на основании Устава предприятия или если такие полномочия закреплены в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Как ознакомить с графиком работы

Требований законодательства об ознакомлении с приказом под подпись нет, даже в отношении графика сменности. В ст. 103 ТК РФ указано, что он «доводится до сведения работников», при этом не уточняется, что под этим понимается.

Поэтому работодатель может конкретизировать в своем ЛНА, как он доводит график до сведения работников. Это может быть:

• ознакомление под подпись (распространенный вариант);

• размещение на информационном портале организации;

• направление в личный кабинет работника в сервисе КЭДО;

• выдача заверенной копии приказа каждому работнику на бумажном носителе;

• рассылка по корпоративной электронной почте

и иные способы, которые установит работодатель.

Ознакомлять необходимо заранее. При сменном графике — не менее чем за один месяц до введения его в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если режим рабочего времени закреплен в трудовом договоре и подлежит изменению, работник уведомляется об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Новые работники выражают согласие с распорядком при приеме в компанию. 

Несоблюдение этих требований считается нарушением трудового законодательства. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам за это грозит до 5 000 руб. штрафа, юридическим лицам — от 30 до 50 тысяч руб.

Структура приказа

Унифицированной формы приказа не существует. Но его следует составлять по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2025). Укажите обязательные реквизиты:

1. Шапка документа: организационно-правовая форма, полное наименование предприятия.
2. Название документа: слово «Приказ».
3. Номер, дата, место (город) издания документа.
4. Заголовок, раскрывающий суть документа (например, «Об утверждении графика сменности на IV квартал 2025 года»).
5. Констатирующая часть: указывается причина издания распоряжения. К примеру: «Для обеспечения непрерывности производственного процесса и соблюдения норм трудового законодательства...».
6. Распорядительная часть: начинается со слова «Приказываю». В этой части необходимо:
   1. Утвердить график работы — приложением к приказу.
   2. Возложить ответственность за ознакомление сотрудников с графиком на конкретное должностное лицо, например начальника отдела кадров.
   3. Указать срок, в течение которого должно быть проведено ознакомление.
7. Подпись руководителя с расшифровкой (должность, ФИО), дата, печать предприятия.
8. Отметка об ознакомлении: лист ознакомления или визы ответственных лиц.

Если у организации есть стандартный бланк для документов, лучше оформлять такие приказы на нем.

Образец приказа об утверждении графика работы

Предлагаем скачать образец приказа о графике работы сотрудников, который создали эксперты Контура. Его можно дополнить и применять в своей организации.

Сроки хранения приказа

Срок хранения документов на предприятии, в том числе кадровых, регламентирован Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 402 Перечня типовых архивных документов, сами графики работы хранятся в течение 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет в зависимости от того, когда по ним завершено делопроизводство. Если до 1 января 2003 года, они хранятся 75 лет, если после — 50 лет. Если график работы утвержден приказом и прилагается к нему, документы имеют единый срок хранения.

Можно ли оформлять в электронном виде

Да, приказ об утверждении графика работы допустимо оформить в электронном виде. Такой документ имеет юридическую силу при использовании работодателем квалифицированной электронной подписи и может храниться только в цифровом формате — без дублирования на бумаге.

В Контур.КЭДО приказ удобно подготовить, согласовать и подписать в одном окне. Система напомнит сотрудникам о неподписанных документах, сократит время на согласование и обеспечит безопасное хранение приказа. Сотрудники быстро ознакомятся с документом онлайн, а кадровику не нужно собирать подписи вручную или пересылать файлы.

Приказ об утверждении графика работы — это важный инструмент управления и защиты интересов как компании, так и ее персонала. Правильно составленный и своевременно утвержденный приказ помогает избежать конфликтов, штрафов от проверяющих органов и судебных разбирательств. Используйте готовые образцы и помните о сроках ознакомления сотрудников, чтобы ваш кадровый документооборот всегда соответствовал закону.

Переведите документооборот с сотрудниками в онлайн с КЭДО от Контур.Диадока: подписывайте электронные трудовые договоры, положения, приказы и другие документы за несколько секунд

Попробовать бесплатно