Приказ об изменении режима рабочего времени

Режим рабочего времени — одно из важных условий трудового договора. Его изменение затрагивает интересы как компании, так и сотрудника, поэтому должно оформляться строго в соответствии с трудовым законодательством. Чаще всего инициативу работодателя по изменению режима рабочего времени отражают в приказе руководителя. Разберемся, в каких случаях он необходим, как его правильно составить и какие подводные камни учесть.

Создавайте и подписывайте с помощью КЭДО заявления, инструктажи, договоры, приказы и другие документы

Общие сведения об изменении режима рабочего времени

Режим рабочего времени — это установленные в организации правила, которые определяют продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, перерывы, чередование рабочих и выходных дней (ст. 100 Трудового кодекса РФ). Его фиксируют в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном договоре или соглашении. Для сотрудника, чье расписание отличается от общего, — в трудовом договоре.

Изменить этот режим — значит скорректировать обязательные условия труда. Это возможно только при соблюдении процедуры, предписанной Трудовым кодексом РФ, и всегда требует документального оформления. Решение работодателя об изменении режима работы отражается в приказе.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Когда требуется приказ об изменении графика работы

Приказ об изменении режима рабочего времени необходим не в каждом случае, когда меняется установленный рабочий распорядок. Это зависит от того, по чьей инициативе происходят корректировки:

1. По инициативе работодателя

   Работодатель вправе изменить график работы, если меняются организационные или технологические условия труда (ст. 74 ТК РФ). В числе причин:

   • реорганизация производственных мощностей или структуры компании;

   • внедрение нового оборудования или технологий;

   • изменение норм труда;

   • оптимизация рабочих процессов для повышения эффективности;

   • перевод предприятия на круглосуточный режим работы.
      

   Изменения могут быть как постоянными, так и временными, например в случае сезонных работ или наступлением морозов или жары. В обеих ситуациях они фиксируются приказом.

2. По инициативе работника

Сотрудник может в любой форме обратиться с заявлением о смене графика по семейным или иным обстоятельствам. Если работодатель удовлетворяет эту просьбу, график меняется по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Сотрудник, к примеру, переходит на сменный график для совмещения работы с учебой. Приказ в этом случае не требуется.

Убедитесь, что новый режим работы не противопоказан сотруднику по состоянию здоровья, а закон не устанавливает для этой категории работников ограничений. Например, нельзя перевести на ночные смены несовершеннолетнего сотрудника даже при его желании (ст. 268 ТК РФ).

Работодатель может и отказать. Но не всем: он обязан установить неполное рабочее время беременным, родителям детей в возрасте до 14 лет и детей-инвалидов до 18 лет, а также ухаживающим за больными родственниками, если такие сотрудники попросят об этом (ст. 93 ТК РФ).

Нужно ли согласие сотрудника

Если изменения происходят по соглашению сторон или инициативе работника, его согласие обязательно и выражается в виде заявления (чаще всего) и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если режим рабочего времени корректируется по инициативе работодателя, он обязан уведомить сотрудника о предстоящих изменениях в письменной форме не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Если работодатель — ИП, то за 14 дней (ст. 306 ТК РФ). Работник вправе либо согласиться и продолжить работу в новых условиях, либо отказаться.

В случае согласия стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору. В случае отказа работодатель обязан письменно предложить сотруднику все имеющиеся вакансии (как на том же уровне квалификации, так и нижеоплачиваемые), а при отсутствии таковых или отказе от них — уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия.

Если обстоятельства могут привести к массовому увольнению сотрудников, работодатель при согласии профсоюза вправе ввести режим неполного рабочего дня или недели на срок до полугода. Если сотрудник откажется от такого варианта, трудовой договор расторгнут в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Татьяна Смирнова
Эксперт Контур.КЭДО по трудовому законодательству:

Многие работодатели полагают, что если режим рабочего времени установлен только в ПВТР, то его изменение не требует соблюдения процедуры изменения трудового договора в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Часто и Роструд в ответах указывает такую же позицию.

Однако в судебной практике встречается другой подход. Согласно ему, даже если режим рабочего времени работника зафиксирован в ПВТР и не прописан непосредственно в тексте трудового договора, это не означает, что такой режим не входит в условия трудового договора (определения Свердловского областного суда от 24.04.2020 № 33-5647/2020, Верховного Суда Республики Башкортостан от 13.08.2013 № 33-9756/13). 

Поэтому требуется уведомить работника о подобных изменениях в двухмесячный срок (ст. 74 ТК РФ).

В Контур.КЭДО легко направить уведомление в электронной форме, отследить его получение работником, а также соблюсти сроки.

Бесплатный доступ к сервису КЭДО от Контур.Диадока на месяц

Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно. 

Попробовать бесплатно

Правила составления приказа об изменении режима работы

При составлении приказа руководствуйтесь следующими принципами:

• Обоснованность. Четко укажите причину изменений. Если они происходят по инициативе работодателя, сошлитесь на ст. 74 ТК РФ и опишите организационные или технологические причины.

• Конкретность. Пропишите все детали нового режима работы: время начала и окончания работы, продолжительность перерыва, характер рабочей недели.

• Соблюдение сроков. Укажите точную дату, с которой новый режим вступает в силу, с учетом двухмесячного срока уведомления. Не допускайте переносов.

• Назначение ответственных. Закрепите ответственных за исполнение распоряжения лиц (например, за ознакомление сотрудников, заключение допсоглашений).

Структура и оформление приказа

Унифицированной формы приказа об изменении режима работы не существует. Его составляют в произвольной форме, но с соблюдением стандартных правил делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Обязательные реквизиты и структура:

1. Шапка: полное наименование организации.

2. Название документа: слово «Приказ» и его регистрационный номер.

3. Номер, место (населенный пункт) и дата издания документа.

4. Заголовок (например, «Об изменении режима рабочего времени»).

5. Констатирующая часть (преамбула): здесь излагаются основания для изменений. Пример: «В связи с переходом на круглосуточный режим работы для повышения эффективности обслуживания клиентов и на основании статьи 74 Трудового кодекса РФ...». Если график работы меняется по соглашению сторон, сошлитесь на индивидуальное соглашение с работником.

6. Распорядительная часть: начинается со слова «приказываю». В ней следует:

   • Описать детали нового режима работы, обозначить дату его вступления в силу и период действия.

   • Утвердить категории или поименный список сотрудников, которых коснутся изменения.

   • Указать срок для ознакомления сотрудников и заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам.

   • Определить лица, ответственные за исполнение пунктов приказа.

   • Прописать оплату труда на время преобразований, если она меняется.

7. Подпись руководителя с расшифровкой, печать (если используется).

8. Отметка об ознакомлении: визы ответственных лиц и сотрудников.

Если в организации есть типовой бланк, используйте его.

Образец приказа

Вы можете скачать предложенный образец и дополнить его необходимыми реквизитами и данными.

Какие еще документы нужны

Приказ — лишь часть документального процесса по оформлению изменений. Помимо него есть необходимость в таких документах, как:

• Правки в ПВТР или коллективный договор. Вносят, если меняется режим работы всего предприятия.

• Уведомление об изменении условий труда. Выдают каждому сотруднику под подпись за два месяца в случае смены рабочего режима по инициативе работодателя.

• Дополнительное соглашение к трудовому договору. Подписывают с каждым сотрудником, чей режим работы меняется, если человек согласен с обновленными условиями.

• Уведомление в службу занятости. Отправляют, если предприятие вводит, изменяет или отменяет режим неполного рабочего дня, смены, недели (п. 3 ч. 1 ст. 53 закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ»).

• Приказ об увольнении. Издают в отношении сотрудников, не согласившихся на новые условия и не принявших предложенные вакансии (п. 7 ч. 1 ст. 77, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Можно ли подписывать в электронном виде

Оформить приказ об изменении режима рабочего времени, внести правки в ПВТР или коллективный договор, отправить уведомление об изменении условий труда и заключить допсоглашение можно электронно. С электронной подписью документы будут иметь юридическую силу и могут храниться полностью в цифровом формате — без необходимости печатать и подшивать бумажный экземпляр. Для всех разрешенных документов работодателю подойдет квалифицированная электронная подпись (КЭП), а сотруднику — неквалифицированная (НЭП). 

В Контур.КЭДО приказ и другие документы можно быстро собрать из готовых шаблонов, автоматически указать нужные даты, ответственных сотрудников и сразу отправить на подпись. Система фиксирует все действия в журнале, облегчает контроль сроков уведомления и помогает избежать ошибок. Сотрудники видят приказ в личном кабинете и подтверждают ознакомление онлайн, а кадровику не нужно тратить время на обходы с бумагой и обновление данных вручную.

Утвердить график работы или изменить режим рабочего времени для сотрудника можно электронно. Подключите КЭДО от Контур.Диадока и подписывайте приказы, заявления, дополнительные соглашения и другие кадровые документы онлайн без дублирования на бумаге.

Узнать больше

Кто составляет приказ об изменении режима работы

Разработку проекта приказа обычно поручают специалисту отдела кадров, юристу или секретарю. Однако издает и подписывает документ генеральный директор (или иное лицо, действующее на основании Устава).

Как оформить ознакомление сотрудников

Ознакомление с приказом об изменении графика работы проводится после его издания. Все сотрудники, которых касаются изменения, должны поставить свою подпись либо на самом приказе (в листе ознакомления), либо в отдельном журнале ознакомления с локальными нормативными актами, если иной способ ознакомления не закреплен в компании.

Ошибки и нарушения при составлении приказа

• Отсутствие уведомления о переводе на другой режим работы за 2 месяца. Эта ошибка ведет к штрафам, возможным разбирательствам и признанию увольнения незаконным.

• Нечеткое описание нового режима. Размытые формулировки («гибкий график») без конкретики приводят к конфликтам.

• Отсутствие обоснования причин. При проверке Государственной трудовой инспекции (ГИТ) или трудовом споре работодатель должен доказать, что изменения действительно вызваны организационными или технологическими причинами, если рабочий режим корректировался в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

• Несоблюдение прав льготных категорий. Так, отказ в установлении неполного рабочего дня беременной женщине будет нарушением (ст. 93 ТК РФ).

Также важно учесть: стандартная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для работников, которые работают во вредных (3 и 4 степени) или опасных условиях труда, — 36 часов (ст. 92 ТК РФ).

Хранение приказов об изменении рабочего времени

Срок хранения приказов об изменении режима работы устанавливается Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 19 Перечня типовых архивных документов, приказы об изменении режима рабочего времени относятся к приказам по основной деятельности, которые подлежат постоянному хранению. Такой срок обусловлен тем, что приказы подтверждают изменение существенных условий трудового договора и могут быть затребованы при судебных спорах.

Издание приказа об изменении режима рабочего времени требует строгого соблюдения процедуры. Правильно оформленный пакет документов защитит интересы компании при проверках ГИТ и минимизирует риски трудовых споров.

Переходите на КЭДО уже сегодня

Создавайте, подписывайте и отправляйте кадровые документы онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Подробнее