Аннулирование и удаление электронных кадровых документов

В кадровом делопроизводстве бывают ситуации, когда электронный документ нужно отменить или просто убрать из рабочего списка. В таких случаях важно понимать, чем отличается аннулирование от удаления. Объясняем отличия с юридической точки зрения и показываем, как аннулировать или удалить документ в системе кадрового электронного документооборота — КЭДО.

Бесплатный доступ к сервису КЭДО от Контур.Диадока на месяц

Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно. 

Попробовать бесплатно

Что такое аннулирование и удаление

Аннулирование и удаление — два разных действия, которые приводят к разным последствиям для документа и для кадрового учета. Разберем оба процесса по отдельности.

Аннулирование: что это значит

В законодательстве нет прямого понятия «аннулирование кадрового документа». Процедура сформировалась как практический способ лишить документ юридической силы, когда он содержит ошибку, оформлен не в той редакции или не должен порождать правовые последствия.

Юридическую силу электронному кадровому документу дает электронная подпись. Поэтому признать его недействительным можно через отдельный служебный акт, также подписанный участниками документооборота — в КЭДО это будет приказ об аннулировании. Первоначальный документ остается в системе, но получает статус «Аннулирован» и больше не действует.

Удаление: что происходит с документом

Удаление — исключительно техническое действие. Оно не отменяет юридическую силу документа, а влияет только на его отображение в КЭДО.

При удалении документ пропадает из рабочего списка, но остается в системе — среди других удаленных документов. При желании его можно восстановить.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Когда используется аннулирование, а когда удаление

Аннулирование и удаление помогают решить разные задачи. Правильный выбор зависит от того, нужно ли отменить юридическую силу документа или просто убрать с рабочего стола.

Когда подходит аннулирование

Аннулирование используют, когда документ не должен порождать правовых последствий, а исправить его через корректировку или новую редакцию невозможно или неправильно. Такие ситуации возникают, если:

• документ содержит существенную ошибку: неверные реквизиты сотрудника, дату, событие, условия;

• в КЭДО отправили не ту версию документа или оформили его на другого сотрудника;

• принятое решение отменяется до того, как документ начал действовать, например сотрудник не выходит на работу по оформленному приказу о приеме;

• нужно официально подтвердить, что документ не действует и не должен применяться.

Аннулирование фиксирует факт недействительности — это важно для кадрового, бухгалтерского и юридического учета.

Когда аннулировать нельзя

Есть ситуации, когда аннулирование недоступно технически или неправильно по смыслу:

• документооборот завершен отказом — КЭДО не позволяет аннулировать такие документы;

• документ не подписан всеми участниками — он еще не приобрел юридическую силу, поэтому нечего аннулировать;

• документ уже привел к фактическим действиям, например сотрудник работал по графику или был уволен, — в таких случаях применяют другие процедуры: корректировку, отмену, изменение.

Когда подходит удаление

Удаление используют, когда документ больше не нужен для повседневной работы. Подходит для ситуаций, когда официально оформлять аннулирование не требуется.

Например, сотрудник может не отзывать заявление на отпуск, если решил изменить даты, а просто написать новое. Первый документ можно удалить. Он не повлечет правовые последствия: работник просто пойдет в отпуск в новые даты.

При удалении документа сохраняется его юридическая сила. Чтобы документ перестал иметь правовые последствия, его нужно аннулировать.

Удаление — это инструмент навигации. Оно не влияет на права сотрудника, историю учета и сам факт существования документа.

Как аннулировать или удалить электронный кадровый документ

Аннулирование и удаление выполняют разные функции и технически реализованы по-разному. Рассмотрим оба действия.

Как аннулировать документ в КЭДО

Аннулирование должно фиксировать не только отмену документа, но и основание, по которому он утратил силу. Электронный документ действует благодаря подписям участников, поэтому отменяется он также через подписанный служебный акт.

В кадровом электронном документообороте таким актом будет приказ об аннулировании. В Контур.КЭДО он формируется автоматически: пользователь заполняет только нужные поля и подписывает документ. 

Вот пошаговая инструкция, как правильно аннулировать документ в Контур.КЭДО:

Шаг 1. Открыть документ и выбрать действие

В карточке документа доступна команда «Аннулировать». Если документооборот не завершен или документ был отклонен, команда не отображается.

Шаг 2. Проверить и заполнить приказ об аннулировании

КЭДО автоматически создает приказ на основе исходного документа: подставляет сведения о сотруднике, дате и типе документа. Пользователь заполняет только обязательные поля.

При необходимости можно добавить комментарий, который объясняет причину аннулирования.

Шаг 3. Сформировать приказ и отправить его на подписание

После заполнения полей приказ формируется и передается участникам маршрута. Подписание проходит так же, как в обычных кадровых документах.

Шаг 4. Проверить статус

После завершения подписания исходный документ получает статус «Аннулирован». Этот статус отображается в истории документооборота и показывает, что документ больше не действует. Аннулированный документ можно оставить в рабочем списке или удалить.

Как удалить документ в КЭДО

Если документооборот не завершен или документ был отклонен, его можно удалить, то есть перенести в папку «Удаленные». Он сохранит свою силу, но не будет виден в личном кабинете пользователя и не будет мешать работе.

Шаг 1. Открыть документ

В карточке документа доступна команда «Удалить». Она отображается для большинства типов документов, включая действующие и аннулированные.

Шаг 2. Подтвердить удаление

После подтверждения документ перемещается в раздел удаленных. В рабочем списке он больше не показывается, но остается в системе.

Шаг 3. При необходимости восстановить документ

Документ можно вернуть обратно из раздела удаленных без повторного согласования или подписания. Содержание документа не изменится. Контур.КЭДО сохранит и историю документа: когда его создали, был ли завершен документооборот согласованием или отказом.

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Аннулирование разных видов кадровых документов

Технически аннулирование происходит одинаковым образом для любых видов электронных кадровых документов. Нюансы есть в задачах, которые решает процедура. Рассмотрим их.

Трудовой договор

Существует два варианта, при котором можно технически аннулировать заключенный трудовой договор.

Первый случай — если в договоре обнаружена существенная ошибка, например неправильные персональные данные, условия, даты или подписан не тот файл. Тогда договор аннулируют и оформляют новый. Это предотвращает использование ошибочной версии в учете.

Второй вариант — аннулирование договора по статье 61 Трудового кодекса РФ. Она позволяет работодателю аннулировать трудовой договор, если оформленный кандидат не приступил к работе в положенный срок. Для этого можно также издать приказ об аннулировании.

В Контур.КЭДО договор можно аннулировать после завершения документооборота: система предложит сформировать приказ об аннулировании и подскажет обязательные поля.

Приказы

Приказы аннулируют, когда решение, отраженное в документе, не должно вступать в силу. Это может быть приказ о приеме, переводе, отпуске, увольнении и других кадровых действиях, которые отменяются до фактического исполнения.

В КЭДО приказ аннулируется тем же способом, что и договор: через служебный акт. Если же приказ был исполнен, например сотрудник уже вышел на работу по утвержденному графику, аннулирование не применяется — оформляются корректирующие документы.

Заявления сотрудников

В КЭДО заявление аннулируется так же, как любой другой документ: через приказ об аннулировании. Заявления аннулируют, если сотрудник подал документ ошибочно или изменил решение до завершения документооборота. После аннулирования сотрудник может направить новое, корректное заявление.

Если правовые последствия заявления не наступили сами собой, аннулирование не требуется. Например, сотрудник просто написал еще одно заявление и именно по нему работодатель выпустил приказ.

Прочие кадровые документы

Внутренние записки, графики, табели и другие документы аннулируют, если в них обнаружены ошибки, которые влияют на учет или на организацию работы. В КЭДО способ тот же: создание служебного акта об аннулировании и изменение статуса исходного документа.

Аннулирование и удаление решают разные задачи. Аннулирование лишает документ юридической силы и оформляется через приказ об аннулировании. Удаление влияет только на отображение документа в системе — его можно скрыть из рабочего списка и при необходимости восстановить.

В КЭДО оба действия сохраняют прозрачность истории документооборота: аннулированные документы получают отдельный статус, а удаленные остаются доступными в архиве.

Переходите на КЭДО

Работайте с кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Частые вопросы