KPI — не только для того, чтобы мотивировать менеджеров по персоналу премиями. Еще это инструмент для развития бизнеса и измерения эффективности работы HR-специалистов. Какие есть KPI для сотрудников в управлении персоналом и как внедрить показатели в работу компании, расскажем в статье.
Что такое KPI в HR и рекрутинге
KPI — аббревиатура от английского словосочетания Key Performance Indicators. На русский язык понятие переводится как ключевые показатели эффективности. KPI — это инструмент, который позволяет в числовых значениях оценивать эффективность бизнес-процессов или компании в целом, а также подразделений или конкретных сотрудников.
В сфере управления персоналом KPI помогают оценить, насколько эффективно HR-отдел и его сотрудники справляются с поставленными задачами. KPI для отдела персонала устанавливают на основе HR-стратегии, а она в свою очередь вытекает из общей стратегии бизнеса.
Например, стратегическая цель компании — выйти на международный рынок. Тогда HR-стратегия будет направлена на то, чтобы набрать специалистов на рынках новых стран, обучить их и адаптировать. В таком случае оценить работу отдела персонала можно по проценту укомплектованности штата, проценту работников, успешно прошедших испытательный срок, количеству нанятых за период работников.
Как перейти на КЭДО с нуля: Руководство для директора по персоналу
Виды KPI
Выделяют несколько видов KPI:
Фактические и целевые. Их еще называют запаздывающими и опережающими. Первый вид отражает итог работы за прошлые периоды, второй — планируемые результаты. Например, текучесть линейного персонала за 2023 год составила 10% — это фактический KPI. По результатам 2024 года компания хочет снизить текучесть в два раза, до 5% — это целевой KPI.
Количественные и качественные. Количественные показатели легко посчитать в процентах, рублях, сотрудниках, товарных единицах, днях. Качественные исходят из наблюдения за процессами и субъективных оценок, например удовлетворенность или вовлеченность работников. Чтобы измерить качественные характеристики, их приводят к виду количественных через оценки или шкалы с баллами.
Ключевые показатели эффективности в HR
KPI для HR-менеджеров устанавливают на основе HR-метрик — числовых показателей для измерения процессов по управлению персоналом. KPI и HR-метрики похожи по своей сути: и те, и другие выражаются в цифрах или процентах, применяются для оценки эффективности. Но некоторые отличия все же есть.
Ирина Шашкова
Эксперт в подборе персонала на российском рынке и рынке СНГKPI — это ключевые показатели, которые соответствуют стратегическим целям бизнеса. Их используют не только для оценки фактической ситуации, но и для планирования работы отдела. Например, сейчас компания тратит на наем кадров 300 тысяч рублей. Если цель организации — снизить затраты на наем, KPI составит 250 тысяч рублей.
HR-метрики — более широкое понятие. Они не обязательно завязаны на целях бизнеса, а лишь помогают объективно оценивать процессы в сфере управления персоналом на настоящий момент. Метрики не всегда ставят в качестве планируемого результата, которого нужно достичь. Подробно о HR-метриках мы писали в этой статье.
Посмотрим, какие KPI можно установить для разных видов HR-специалистов в зависимости от их функций.
Примеры KPI для рекрутера
Рекрутер отвечает за наем сотрудников. Поэтому логично оценивать показатели, связанные с подбором сотрудников:
- Выполнение плана по подбору = фактическое количество закрытых вакансий / плановое количество вакансий × 100%.
- Срок закрытия вакансии = дата трудоустройства — дата первого взаимодействия с кандидатом.
- Удовлетворенность заказчика = среднее арифметическое всех оценок заказчиков вакансий (на основании опроса).
- Качество подбора = (количество принятых сотрудников в предыдущем квартале — количество уволенных по причинам, на которые влиял подбор, в первые три месяца после приема) / количество принятых сотрудников в предыдущем квартале × 100%.
К причинам, на которые влиял подбор относятся, например, трудности с освоением материала у новичков, их низкая обучаемость, недовольство новых сотрудников рабочими обязанностями, функционалом, задачами.
Примеры KPI для HR-менеджера
Круг задач менеджера по персоналу шире, чем у рекрутера. HR-специалист может выполнять функции рекрутера плюс также отвечать за обучение и адаптацию сотрудников, мотивацию и развитие кадров, поддержание вовлеченности персонала, формирование HR-бренда. Помимо показателей в зоне подбора персонала в KPI могут входить:
- Текучесть кадров = количество уволенных сотрудников за период / среднесписочную численность сотрудников за период × 100%.
- Коэффициент абсентеизма (отсутствия на рабочем месте) = время отсутствия сотрудников на рабочем месте / норму рабочего времени за период × 100%.
- Индекс лояльности сотрудников (Employee Net Promoter Score) = % сторонников – % критиков. Сторонники — те, кто поставил 9 или 10 баллов на вопрос о том, порекомендуют ли они компанию другим, нейтральные — поставил 7 или 8 баллов, критики — поставил ниже 6 баллов.
Примеры KPI для HR-директора
Для оценки работы HRD можно использовать общие показатели, применимые к рекрутерам и менеджерам, например текучесть кадров или абсентеизм. В качестве дополнительных KPI директора по персоналу подойдут:
- Соблюдение бюджета на персонал = фактические затраты на сотрудников / плановые затраты на сотрудников согласно бюджету × 100%.
- Показатель эффективности инвестиций в персонал = объем производства в денежном выражении / фактические затраты на сотрудников.
- Показатель производительности труда = объем производства в денежном или товарном выражении / среднесписочную численность сотрудников.
Примеры KPI для HR BP и HR-консультанта
HR-бизнес-партнер тесно работает с руководством компании. Специалист формирует HR-процессы в компании, помогает разработать HR-стратегию, следит, чтобы она соответствовала стратегическим целям бизнеса. Эффективность HR BP оценивают по метрикам, связанным со стратегией компании. Это могут быть как KPI, связанные с укомплектованностью штата, так и с эффективностью персонала. Можно вводить дополнительные критерии в зависимости от задач бизнес-партнера, например:
- Укомплектованность штата = средняя численность сотрудников за период / количество необходимого персонала по штатному расписанию × 100%.
- Коэффициент удержания сотрудников = (общее количество сотрудников — число уволенных сотрудников) / общее количество сотрудников × 100%.
- Показатель внутреннего карьерного роста = число должностей, которые заняли сотрудники компании / общее число должностей.
HR-консультант — внешний эксперт, который помогает бизнесу наладить процессы в сфере управления персоналом. Обычно таким специалистам устанавливают качественные KPI, например проектные задачи по аудиту функции подбора персонала или разработке системы адаптации для отдела продаж.
Оформляйте сотрудников онлайн
На удаленку, в филиалы, на вахту. Быстро. Безопасно. Без бумаги.
Как выбрать нужные метрики для HR-отдела
Есть множество метрик, с помощью которых можно оценить работу отдела персонала. Чтобы выбрать нужные, ориентируйтесь на два критерия:
Показатель связан со стратегическими целями бизнеса. Когда отдел персонала достигает KPI, он приближает компанию к достижению определенной цели. Если же метрика ни на что не влияет, то и включать ее в число ключевых не стоит — менеджеры впустую потратят время не на то, что нужно.
Например, слабое место бизнеса — адаптация новичков. Более 85% новых сотрудников уходят еще до того, как закончился испытательный срок. Если цель — снизить текучесть кадров среди новичков, в качестве метрики для HR-отдела можно поставить задачу увеличить число работников, которые прошли испытательный срок, до 50%.
Показатель вытекает из функциональных обязанностей сотрудника. У менеджера по персоналу должны быть полномочия, которые позволят ему своими действиями влиять на достижение KPI. Обратная ситуация демотивирует человека: метрика есть, но как его добиться — непонятно.
Например, для HR-специалистов установили только один KPI — выполнение плана со стороны менеджеров по продажам. По замыслу руководителя, если кандидаты, нанятые HR-менеджерами, выполняют план, значит, отдел рекрутинга нанял качественных работников. Однако напрямую HR-специалисты не могут влиять на работу отобранных кандидатов. Поэтому часть менеджеров не старается работать, потому что мотивации нет, а некоторые вовсе увольняются.
Создание системы KPI: пошаговое руководство
KPI могут лежать в основе денежной мотивации персонала: если работник достигает установленных показателей, он получает премию и наоборот. В HR-среде считается нормальным, что зарплата специалиста состоит из двух частей: оклада и премиальной части, которая зависит от выполнения метрик. Чтобы ввести систему в работу отдела персонала, следуйте алгоритму:
Шаг 1: определите долю KPI в заработной плате. Если раньше HR получал только оклад, то теперь в структуру зарплаты будет входить и вознаграждение за выполнение метрик. Общая сумма выплат составляет 100%, из них 60% может приходиться на оклад, 40% — на премию. Возможна другая разбивка, например 70 на 30%, 80 на 20%.
Шаг 2: установите расчетный период. Это может быть месяц, квартал или год. В зависимости от расчетного периода определяется частота премиальных выплат.
Шаг 3: выберите ключевые показатели. При отборе метрик ориентируйтесь на функции своих менеджеров по персоналу и стратегию компании. Лучше не устанавливать больше трех-четырех показателей. Для примера возьмем три критерия: скорость закрытия вакансии, выполнение плана по подбору и качество подбора.
Шаг 4: определите вес показателей. Каждая метрика будет занимать определенную долю в структуре премии. Рассчитаем вес для наших трех показателей, если на премиальную часть приходится 30% зарплаты или 30 тысяч рублей.
| Показатель | Как рассчитать | Вес показателя, % | Сумма премии, ₽ |
|---|---|---|---|
| Скорость закрытия вакансии | Из даты выхода на работу вычесть дату первого контакта с кандидатом | 20 | 6 000 |
| Качество подбора | Из количества принятых сотрудников в предыдущем квартале вычесть количество уволенных по причинам, на которые влиял подбор, в первые три месяца после приема. Полученную разность разделить на количество принятых в предыдущем квартале | 30 | 9 000 |
| Выполнение плана по подбору | Фактическое количество закрытых вакансий разделить на плановое количество вакансий | 50 | 15 000 |
| Итого: | 30 000 | ||
Шаг 5: разработайте шкалу выплат. Для каждого показателя определяют условия вознаграждения. Премия может выплачиваться только при полном выполнении плана или ранжироваться в зависимости от доли выполненной работы. В таблице приведем пример шкалы выплат для метрики «количество закрытых вакансий».
| Выполнение плана | Коэффициент KPI | Сумма премии, ₽ |
|---|---|---|
| Менее 50% | 0 | 0 |
| 50–80% | 0,5 | 7 500 |
| 80–100% | 1 | 15 000 |
| >105% | 1,2 | 18 000 |
Шаг 6: подготовьте план по метрикам. Определите целевые значения показателей, при которых они будут считаться достигнутыми. Планируемые результаты рассчитывают на основе статистики и аналитики.
| Метрика | Целевое значение |
|---|---|
| Скорость закрытия вакансии | 30 дней |
| Качество подбора | 87% |
| Выполнение плана по подбору | 100% |
Шаг 7: выберите программы для расчета. Для учета результатов можно использовать обычные таблицы. Но лучше автоматизировать процесс с помощью HRIS-систем, ATS-программ и других сервисов для аналитики HR-данных.
Шаг 8: расскажите сотрудникам о системе. До того как начнется расчетный период, предупредите специалистов по управлению персоналом о новой системе мотивации. Подробно расскажите о метриках и планах, будьте готовы ответить на вопросы.
Шаг 9: рассчитайте премию по результатам работы. После завершения расчетного периода подведите итоги по всем показателям для каждого сотрудника и посчитайте размер вознаграждения.
Признаки эффективной системы KPI
Система выстроена верно, если отвечает следующим условиям:
- Число показателей ограничено. Не стоит множить метрики без необходимости. Достаточно установить три главных показателя, на которые будет ориентироваться менеджер или отдел персонала в целом.
- Прозрачность. Показатели должны быть понятны всем работникам, чтобы у них не возникало вопросов, как достичь результата.
- Выполнимость. У специалистов, работающих с персоналом, должна быть реальная возможность достигнуть показателей. Если цифры завышены и заведомо невыполнимы, это не прибавит вдохновения менеджерам, а наоборот, демотивирует.
- Показатели не конфликтуют между собой. Достижение одной метрики не противоречит выполнению других.
Плюсы и минусы использования системы KPI для HR
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
Ключевые показатели эффективности нужны бизнесу, чтобы оценивать работу специалистов, управляющих персоналом, стимулировать развитие HR-процессов и решать проблемы в этой сфере. Внедрить систему KPI в свою работу под силу каждому бизнесу. Главное, чтобы показатели не были формальными, а были связаны со стратегическими целями и обязанностями менеджеров по персоналу. Иначе метрики будут выполняться лишь для галочки и не принесут компании роста.
Вопрос — ответ
Какие основные KPI используются для HR-менеджеров?
Основные KPI для менеджеров по персоналу включают текучесть кадров, время на закрытие вакансий, уровень вовлеченности сотрудников.
Почему время на закрытие вакансий важно для HR KPI?
Время на закрытие вакансий важно, так как оно отражает эффективность процесса найма и влияет на способность компании быстро адаптироваться к изменяющимся бизнес-потребностям.
Как улучшить KPI уровня вовлеченности сотрудников?
Улучшить уровень вовлеченности сотрудников можно через регулярные опросы, программы признания и вознаграждения, а также повышение условий труда и корпоративной культуры.
