Возвратная накладная поставщику: оформление и образец заполнения

Возвратная накладная нужна, чтобы документально оформить возврат поставщику. Документ подтверждает факт получения и отгрузки товара, является обоснованием принятия НДС к вычету и подтверждает истечение срока гарантии на товар. Разберемся, как правильно оформить возврат товара поставщику: опишем причины и сроки возвратов, требования к составлению возвратных накладных, дадим образцы документов и пустые бланки для скачивания.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Причины составления возвратной накладной

Получатель имеет право возвратить товар поставщику в следующих случаях, предусмотренных Гражданским кодексом РФ:

• поставщик вовремя не передал принадлежности и документы, которые относятся к товару (ст. 464 ГК РФ);
• в поставке меньше товара, чем заявлено в договоре (п. 1 ст. 466 ГК РФ);
• ассортимент не соответствует договору полностью или частично (п. 1 и п. 2 ст. 468 ГК РФ);
• нарушены требования к качеству товара или части товаров в комплекте (п. 2  и п. 4 ст. 475, п. 2 ст. 520 ГК РФ);
• поставщик не выполнил требования покупателя о доукомплектовании товара (п. 2 ст. 480 ГК РФ);
• нет тары или упаковки или они ненадлежащего качества (ст. 482 ГК РФ).

Сроки предъявления возвратной накладной

Дата возврата некачественного товара зависит от его срока годности и гарантийного срока. Ниже описаны условия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. А если в договоре между поставщиком и покупателем прописаны иные условия, то возврат происходит в соответствии с ними. 

Если нашли недостатки в период гарантийного срока, товар можно отправить обратно в течение этого срока. Иногда в договоре указывают меньший или больший срок на комплектующие к основному товару. В этом случае возврат возможен в тот срок, который является самым длительным (п. 3 ст. 477 ГК РФ). 

Если нашли недостатки, когда срок годности уже истек, но еще не прошло два года с момента поставки. В таком случае можно отправить товар обратно, если доказать, что недостатки у него были еще до его передачи в собственность компании-покупателю (п. 5 ст. 477 ГК РФ).

Если у товара установлен срок годности, его можно вернуть, пока этот срок не истек (п. 4 ст. 477 ГК РФ). Проверить срок годности можно в товарных документах или на упаковке.

Если нет гарантийного срока или срока годности, товар можно вернуть в течение «разумного срока», но не более чем через два года с момента доставки товара получателю, в том числе по почте (п. 2 ст. 477 ГК РФ).

Примечательно, что покупатель может предъявить поставщику требования о качестве, даже если узнал о недостатках товара от потребителя, которому продал вещь в розницу (п. 2 ст. 518 ГК РФ).

Если возврат связан с неисполнением обязательств поставщиком, а не с качеством, например проблемы с количеством товара или ассортиментом, то сроки определяются в договоре или по согласованию с продавцом. 

Какими документами оформить возврат товаров

Покупатель возвращает товар поставщику — какие документы должны оформляться?

При возврате продукции составляют не только возвратную накладную. К ней нужно приложить еще и следующие документы:

• Акт приемки, который подтверждает факт получения товара. 
• Акт о недостатках товара. Он нужен, если груз возвращают по причине брака.
• Письмо с претензией. Оно служит извещением, что поставщик нарушил условия договора о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке. Без такого извещения поставщик может отказаться вернуть деньги (п. 1 и 2 ст. 483 ГК РФ).  

В свою очередь поставщик при возврате товарно-материальных ценностей (ТМЦ) выставляет контрагенту корректировочный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ.

Акт на некачественный товар поставщику. Образец

Скачать пустой бланк в формате rtf → 

Акт о недостатках составляется в свободной форме. Что должно быть указано в содержании:

• номер и дата акта;
• характеристики товара и цена, указанные в накладной;
• обстоятельства, при которых обнаружены недостатки, например, визуальный осмотр, разборка, экспертиза и т. п.
• находится ли товар на гарантии;
• что решено делать с некачественным товаром, например, вернуть поставщику, отремонтировать, списать;
• ФИО и должности сотрудников, которые выявили брак и оформили акт. Если это специально созданная комиссия, следует сослаться на приказ или распоряжение руководителя организации о создании комиссии.

Письмо о возврате товара поставщику. Образец

Скачать пустой бланк заявления на возврат товара от юрлица в формате rtf →

Претензионное письмо о возврате товара поставщику можно составить в произвольной форме. Что обязательно нужно указать в письме:

• причину возврата. Сошлитесь на подходящие к вашей ситуации нормы ГК РФ, которые перечислены выше;
• сроки возврата;
• условия доставки или вывоза товара;
• способ перечисления денег за возвращенный товар и банковские реквизиты.

К письму можно приложить копии документов, которые относятся к предмету сделки. Например, договор поставки, товарную накладную, акт о выявленных недостатках товара, платежное поручение, доверенность.

Чтобы зафиксировать расхождение по количеству и качеству в момент приемки ТМЦ, покупатель может использовать форму ТОРГ-2 для российских товаров или форму ТОРГ-3 для товаров из-за границы. На основе этих документов допускается разработать собственный формы и использовать их при приемке.

Если недостатки товара обнаружили в момент приемки, этих документов будет достаточно для оформления возврата товара поставщику. В таком случае оформлять акт возврата не придется.

Как оформить возвратную накладную

До 2013 года оформлять первичные документы можно было только по унифицированным формам, теперь накладные можно заполнять так, как удобно организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Главное, чтобы в акте возврата товара ненадлежащего качества были все реквизиты, которые необходимы для первичного бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 402-ФЗ). Вот эти реквизиты:

• наименование и дата документа;
• название организации или ИП, которые составили документ;
• факт хозяйственной жизни;
• единица измерения и стоимость товара;
• должность, ФИО и подписи лиц, совершивших сделку;
• должность, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление сделки.

Для накладных существовал формат ТОРГ-12. Он уже не обязателен, но его продолжают использовать для оформления прихода и возврата. В качестве акта возврата материалов поставщик также может применять собственный образец или накладную на отпуск материалов на сторону по форме М-15. И на ТОРГ-12, и на М-15 делают пометку «Возврат товаров».

При возврате товаров оформляют новую накладную ТОРГ-12, а не вносят изменения в существующую, по которой передавали продукцию. У корректировочной накладной ТОРГ-12 образца нет, такого документа не существует.

Оформление возвратной накладной вручную

1. Скачайте пустой бланк в формате rtf или xls.

2. Впишите данные о получателе и поставщике. Ваш магазин в случае возврата становится отправителем, а ваш поставщик — получателем. 

Вот как заполняется шапка возвратной накладной:

Чтобы сравнить заполнение возвратной накладной, смотрите, как заполняется шапка товарной накладной:

Внимательно заполните графу «Основание». В ней перечислите реквизиты договора, товарных накладных, по которым получили возвращаемую продукцию, а также актов о недостатках или других документов, которые подтверждают причины возврата. Про возврат товаров можно упомянуть в названии документа либо в строке «Основание».

3. В правой части добавьте остальные реквизиты, их можно взять из приходной накладной.

4. В табличную часть впишите наименование, количество, цену и другие данные о товаре, который возвращаете.

Вот как выглядит заполнение возвратной накладной:

Обратите внимание на количество и сумму возвращаемого товара. Если возвращаете часть товара, то итоговая сумма не будет равна сумме в товарной накладной:

5. В нижней части возвратной накладной укажите остальные реквизиты, взяв за образец товарную накладную.

6. Подпишите документ у ответственных лиц, указанных в документе.

Автоматическое создание возвратной накладной в Контур.Маркете

Контур.Маркет помогает не тратить время на перепечатку реквизитов из товарной накладной в возвратную. Все реквизиты, которые есть в сервисе, можно добавить в документ одним кликом. Работайте в разделе «Накладные».

1. В разделе «Документы» выберите подраздел «Расход», нажмите «Возврат» в выпадающим списке.

   

2. Впишите номер документа и выберите дату на календаре. Кликните в поле «Грузополучатель» и выберите нужную компанию в открывшемся списке. Чтобы добавить товар, кликните в пустое поле и начните вводить название, штрихкод или артикул. Сервис предложит выбрать нужный вариант из найденных.

   

3. Укажите количество возвращаемого товара, и сервис автоматически посчитает сумму возврата. Чтобы провести документ, нажмите «Добавить накладную». А затем ее можно распечатать.

   

    

Контур.Маркет помогает собственникам магазинов и заведений общепита работать с разными накладными на товар. Документы позволяют следить за остатками товаров и ингредиентов, вести товароучет от поставки до продажи. Благодаря этому собственник бизнеса всегда в курсе движения товара, знает, что лучше продается, а что залеживается на складе.

Оформление возврата товара надлежащего качества

Иногда покупатель хочет вернуть товар не из-за того, что поставщик нарушил свои обязательства. Желание отказаться может быть связано с падением спроса на товар, невозможностью его продать, истечением срока годности продукции или закрытием компании. В конце концов, покупатель может просто передумать. В таких случаях поставщик не обязан возвращать продукцию, поскольку основания в законе не прописаны. Но можно попробовать договориться с контрагентом.

Какими документами оформляется возврат товара поставщику в таком случае? Если поставщик согласен на возврат, стороны заключают новый договор купли-продажи или поставки.

Процесс, когда покупатель продает поставщику приобретенные у него же товары, называют обратной реализацией. Продавец и покупатель действуют в рамках новой сделки, а не старой, как в случае с возвратом некачественного товара. Поставка оформляется как обычно, без особенностей. Если новый поставщик платит НДС, составляют счет-фактуру. Акт возврата товара ненадлежащего качества подписывать не нужно. Факт передачи товаров покупателю оформляют обычной накладной ТОРГ-12.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно