Как упростить учет в магазине или на складе с помощью ТСД

Расскажем, что такое терминал сбора данных, для чего его применяют в рознице и как он помогает автоматизировать инвентаризацию, проверку ценников, приемку и списание продукции. А еще подскажем, по каким параметрам выбирать ТСД.

Автоматизируйте торговлю и учет с Контур.Маркетом

Отправить заявку

Что такое терминал сбора данных и как с ним работать

ТСД — устройство, у которого есть экран, кнопки, процессор, встроенная память, сканер или камера для считывания кодов. ТСД мобильный, то есть сотрудник держит его в руке, перемещаясь по магазину или складу, поэтому устройство работает от аккумулятора. 

ТСД — один из инструментов автоматизации товароучета, поэтому для работы с терминалом нужна как минимум номенклатура в электронном виде (например, таблица Excel), а как максимум — интеграция с системой учета, где хранится вся информация о товарах. 

Опишем четыре основных шага работы с ТСД.
 
1. Передаем на ТСД номенклатуру, то есть каталог товаров с наименованиями, ценами, кодами и другой информацией. 

Способ передачи зависит от того, интегрирован ли терминал с товароучетной системой: 

• если интеграции нет, скачиваем из учетной системы файл с каталогом товаров, а затем загружаем его в устройство по USB;
• если интеграция есть, отправляем каталог товаров из учетной системы на ТСД через интернет.  

2. Двигаемся по складу, сканируя с помощью ТСД коды на каждом товаре. 

Многофункциональные ТСД умеют считывать одномерные и двухмерные штрихкоды, QR-коды, маркировку в формате Data Matrix, а также акцизные марки на таре с крепким алкоголем. 

3. Во время сканирования ТСД соотносит каждый код с номенклатурой и автоматически показывает на экране количество всех считанных позиций. 

Терминалы могут по-разному отображать список отсканированных товаров, чаще это зависит от настроек, которые установил пользователь. 

• В режиме потокового сканирования терминал суммирует считывания: сколько товаров «пропикали», столько он укажет в поле с количеством. Например, десять раз отсканировали десять одинаковых футболок, ТСД показал количество «10». 
• В другом режиме терминал позволяет вручную указать количество. Например, считали один штрихкод на футболке, посчитали, что этих футболок десять, и в поле с количеством указали «10». 

4. Завершив сканирование, передаем список всех подсчитанных товаров в товароучетную систему. Способ передачи данных зависит от наличия интеграции. 

• Если интеграции нет, выгружаем с ТСД файл (например, в формате Excel), сохраняем этот файл на компьютер, а затем загружаем в учетную систему для дальнейшей работы с данными. 
• Если интеграция есть, нажимаем в товароучетной системе кнопку и получаем данные с ТСД через интернет. Никаких дополнительных скачиваний и загрузок не требуется.

Какие процессы помогает автоматизировать ТСД в магазине и на складе

Прежде чем начинать работу с ТСД по любому из перечисленных ниже сценариев, нужно передать на ТСД каталог товаров, то есть номенклатуру. Это делается через интернет, если есть интеграция с товароучетной системой, или с помощью загрузки файла с данными на ТСД, если интеграции нет. 

Инвентаризация

Товары инвентаризируют, чтобы подсчитать фактические остатки на складе или в магазине. Затем эти данные сверяют с количеством, которое значится в товароучетной системе. Таким образом выявляются расхождения, недостачи, излишки или пересортица.

Зачем магазину ревизия и чем она отличается от инвентаризации

Вот как происходит инвентаризация с помощью ТСД, который интегрирован с учетной системой.

1. Товаровед или кладовщик сканирует каждый штрихкод на товарах. 
2. ТСД автоматически сохраняет все штрихкоды, которые считал.  
3. В офисе другой сотрудник (или тот же товаровед) открывает инвентаризацию в учетной системе, нажимает кнопку, и система моментально получает с ТСД все данные через интернет: штрихкод, название, производителя, розничную цену и так далее. А самое главное — данные о количестве. 

На основе полученных данных о фактическом количестве товара сотрудник увидит, какого товара недосчитались, а у какого образовался неучтенный излишек. 

Без ТСД инвентаризировать товар долго, велика вероятность, что сотрудник ошибется в подсчете, укажет не то количество или впишет его в неверный столбец. Когда у сотрудника есть ТСД, вероятность ошибок снижается, а на подсчет товаров уходит гораздо меньше времени.

Что помогает ускорить инвентаризацию: ТСД и мобильные приложения

Приемка товара

Приемка с помощью ТСД ускоряет оприходование и помогает выявить пересортицу еще на этапе разгрузки товара. А еще сканирование на приемке позволяет сверить поставку с тем, что указано в приходной накладной. Приведем в пример ситуацию с бумажной накладной.  

1. Поставщик привез товар в магазин или на склад и выдал бумажную накладную.
2. Во время выгрузки товаровед сканирует штрихкод на каждом товаре с помощью ТСД. 
3. ТСД сохраняет «пропиканные» штрихкоды. 
4. Сотрудник в офисе нажимает кнопку, система получает список отсканированных товаров и создает черновик товароучетной накладной в электронном виде. 

Польза в том, что не приходится вручную переписывать цифры с бумаги в учетную систему. Меньше ошибок, меньше времени на рутину.

Новичку о приемке товара: основные правила и процессы

Если накладная не бумажная, а электронная, ТСД тоже пригодится. Например, в накладной пять коробок овсяных хлопьев, а по факту оказалось четыре — хорошо, что недостачу выявили еще до того, как оприходовали товар.    

Закупка товара

Этот вариант использования ТСД пригодится тем, кто закупает товар в мелкооптовых центрах формата Cash & Carry. Основная польза в том, что еще на этапе выбора товара можно сверить цены оптовика с ценами своего магазина. 

1. Предприниматель двигается по торговому залу оптовика и сканирует нужные товары. 
2. ТСД показывает всю информацию, которую можно получить по штрихкоду из вашей учетной системы, в том числе розничную или закупочную цену. 
3. Предприниматель видит на ТСД, что в прошлый раз покупал тот же товар дешевле. Остается решить, насколько эта разница критична: поискать тот же товар у другого поставщика или купить товар здесь и поднять отпускную цену, чтобы сохранить желаемую прибыль. 

Напомним, что для сверки стоимости с помощью ТСД нужно предварительно передать на терминал номенклатуру вашего магазина. Удобнее, если в ней будут не только отпускные цены, но и закупочные.

Как найти поставщиков для закупки продуктов и других товаров для магазина

Замена и проверка ценников

Все ценники в магазине должны быть достоверными и не вводить покупателя в заблуждение. Этого требует статья 10 Закона «О правах потребителей». Если стоимость товара на ценнике не соответствует той, что показывает касса, — это нарушение. Штрафы для ИП могут быть от 3 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 20 000 до 500 000 руб. в зависимости от статьи КоАП РФ.

Ценники на товары: как оформить, чтобы не получить штраф

Проверять и менять ценники нужно сразу, как только изменилась стоимость в учетной системе, потому что именно эта стоимость затем передается на кассу. 

1. Сотрудник в торговом зале сканирует с помощью ТСД штрихкод на товаре или ценнике.
2. ТСД отображает отпускную цену, которая фигурирует в учетной системе. 
3. Если стоимость на экране ТСД не соответствует стоимости на ценнике, сотрудник его заменяет. 

Еще ТСД помогает быстрее менять ценники во время акций. Например, магазин объявил скидку 15 % на футболки конкретного производителя. Предприниматель в учетной системе указывает скидку, затем передает обновленные данные на ТСД и распечатывает скидочные ценники. В зале сотрудник с помощью ТСД сканирует каждую футболку, чтобы убедиться, что именно она попала в уценку, и меняет ценник.

3 шага для быстрого запуска продающей акции

Списание товаров

Это похоже на инвентаризацию, только цель не проверить, сколько товара есть в наличии, а создать список товаров, подлежащих списанию. Например, когда потерян товарный вид или истек срок годности.
  

1. Сотрудник проверяет мясную продукцию на витрине. Если срок годности еще не истек, оставляет, если истек, сканирует штрихкод и откладывает упаковку в рабочую тележку.  
2. ТСД сохраняет отсканированные штрихкоды продукции, подлежащей списанию. 
3. Этот же или другой сотрудник открывает учетную систему, получает список просроченной продукции с ТСД и создает акт списания. 

Таким же образом можно составлять список товаров, у которых срок годности завершается сегодня-завтра. Учетная система получит с ТСД перечень таких товаров, и на них можно массово назначить скидку, чтобы быстрее распродать и не потерять выручку. 

По каким параметрам выбирать ТСД

Средняя стоимость ТСД составляет 25–28 000 рублей. Модели по такой цене справляются с задачами небольшой и средней розницы: когда есть несколько магазинов и склад.   

Хорошо, если ТСД умеет считывать не только линейный штрихкод, но двухмерный QR-код, например на акцизных марках. Тогда терминал можно использовать и для инвентаризации крепкого алкоголя. Если имеете дело с маркированной продукцией (сигареты, обувь, молоко и другие виды), то выбирайте ТСД, который считывает и коды маркировки формата Data Matrix. Тогда все перечисленные выше процессы можно проводить и с подконтрольными товарами. 

Выбирая ТСД, уточняйте у производителя характеристики программного обеспечения. Терминал — это мини-компьютер, без ПО он работать не сможет. Идеально, если ПО терминала позволяет интегрироваться с вашей учетной системой. Тогда передача данных на ТСД из системы и обратно будет происходить нажатием одной кнопки. Если интеграция невозможна, уточните у производителя, способен ли ТСД загружать и выгружать данные с компьютера. 

Обращайте внимание на устойчивость устройства к температурным и ударным нагрузкам. Например, сенсорный экран для ТСД вряд ли стоит назвать преимуществом, поскольку экран при падении может повредится, а резиновые кнопки выдержат удар.   

Если склады большие и холодные, возможно, для ТСД понадобится более ёмкий аккумулятор, чтобы хватало на 12-часовую смену без подзарядки.   

Эксперты Контур.Маркета подготовили памятку, на какие параметры обращать внимание при выборе ТСД:

• операционная система, все новые ТСД работают на Android не ниже 7 версии; 
• ёмкость батареи и то, съёмная она или нет;
• производительность (процессор, память);
• размер и тип экрана (большой экран не всегда хорошо);
• пыле- и влагозащита, морозоустойчивость;
• наличие беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth, NFC, 4G, GPS);
• вес и эргономика, ТСД должно быть удобно держать в руке;
• стоимость и гарантийные условия.

Повторим главное

ТСД помогает: 

• инвентаризировать;
• принимать поставки;
• выбирать товары в оптовых центрах;
• проверять и менять ценники;
• списывать просрочку. 

Программное обеспечение ТСД можно «подружить» с товароучетной системой, и тогда все данные с терминала получится легко передавать для создания накладных, актов или документов об инвентаризации.

Попробуйте Маркет 14 дней бесплатно

Попробовать бесплатно