TEN девелопмент и Hilong Russia поделились опытом перехода на кадровый ЭДО

С 10 по 13 июля в Екатеринбурге проходит международная промышленная выставка «Иннопром-2023». В этом году Контур стал партнером выставки и подготовил серию мероприятий на собственном стенде. Во второй день «Иннопрома» на стенде прошла кейсовая секция с клиентами Контур.КЭДО. 

Представители TEN девелопмент и Hilong Russia рассказали о переводе сотрудников на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и поделились результатами внедрения сервиса Контура.

TEN девелопмент — часть группы компаний TEN, одного из крупнейших инвестиционно-торговых холдингов Урала. Компания лидирует по объемам строительства в Свердловской области и входит в топ-30 застройщиков России. Для перехода на кадровый электронный документооборот у TEN девелопмент было несколько предпосылок. Одна из них — наличие дистанционных сотрудников на удаленных строительных площадках. При документообороте с такими работниками документы часто терялись или задерживались. Другая причина — длинные цепочки согласования, из-за которых обработка документов затягивалась на несколько дней.

К июлю 2023 года на КЭДО перешли 200 офисных сотрудников из штата компании в Екатеринбурге. Переход продолжается и сейчас — на следующем этапе на кадровый ЭДО планируют перевести удаленных работников на строительных площадках. Внедрение Контур.КЭДО позволило ускорить подписание документов с несколькими согласующими до 1–2 дней. Теперь работа с электронными кадровыми документами помогает TEN девелопмент экономить на бумаге около 15 000 рублей ежемесячно.

Юлия Микрюкова
HRD в TEN девелопмент

В сервисе Контура удобно контролировать процесс подписания, и теперь документы не теряются при передаче в отдел кадров. Еще одно преимущество — наличие электронного архива документов. Цифровой формат хранения позволил оптимизировать офисное пространство: вместо архива кадровых документов мы оборудовали новую комнату для проведения собеседований. Во время внедрения не возникло проблем с адаптацией и сопротивлением сотрудников — менее 1% от числа всех работников были против перехода на кадровый ЭДО. Тем компаниям, которые только планируют запустить КЭДО, советую подключать все подразделения организации постепенно и начинать именно с офисных сотрудников.

Hilong Russia объединяет группу российских компаний, которые входят в международный холдинг Hilong Group. Основное направление работы — ремонт и обслуживание буровых инструментов и производство оборудования для нефтегазового сектора.

В группе компаний Hilong Russia на кадровый ЭДО перешли два уральских производства — заводы «Техномаш» и «Технология Бурения». При бумажном документообороте возникали сложности. Во-первых, сотрудники обрабатывали кадровые документы только во время обеденного перерыва, так как заняты на непрерывном производстве. Во-вторых, отдел кадров не мог вовремя получить документы, фиксирующие сверхурочную нагрузку сотрудников или их отсутствие на рабочем месте. Для устранения этих проблем на производствах Hilong Russia внедрили сервис Контур.КЭДО. К маю 2023 года на кадровый ЭДО перешли 50% сотрудников, а среднее время на работу с одним документом в учетной системе снизилось с 15 до 5 минут.

Татьяна Долгушева
Начальник отдела труда и заработной платы в Hilong Russia

Мы перевели в электронный вид документы, связанные с оформлением и переносом отпуска, приказы о командировках и изменениях в условиях трудового договора. Благодаря переходу на кадровый ЭДО удалось оптимизировать документооборот: отдел кадров отправляет и получает документы в той же системе, где ведет кадровый учет. Сейчас в Контур.КЭДО уже работает половина сотрудников, но при внедрении мы столкнулись с сопротивлением. Это произошло из-за отсутствия понимания пользы перехода на электронный документооборот для сотрудников. Нам удалось решить проблему благодаря системному подходу: мы проводили ознакомительные встречи, рассказывали о преимуществах КЭДО для работников и размещали материалы о переходе на информационном стенде в цехе производства.

В конце кейсовой секции прошла сессия вопросов и ответов с клиентами. Представители TEN девелопмент и Hilong Russia подробнее рассказали о сложностях при внедрении КЭДО. Так, на производствах Hilong Russia часть сотрудников отказывалась переходить на электронные кадровые документы из-за того, что трудовое законодательство не обязывает российские компании вводить кадровый ЭДО. В TEN девелопмент во время интеграции сервиса особенности оргструктуры усложнили настройку маршрутов согласования, а после введения формализованных документов готовые цепочки пришлось обновлять с учетом форматов. В обоих случаях проблемы удалось решить благодаря системной отработке возражений сотрудников и совместной работе кадрового отдела и специалистов внедрения Контура.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.