Эксперты разобрали основные мифы об электронном документообороте

В Новосибирске 7 августа состоятельная региональный форум ЭДО — Сибирь. В рамках деловой программы эксперты Диадока и других сервисов электронного документооборота от Контура провели круглый стол, на котором обсудили основные мифы пользователей, связанные с ЭДО.

Одно из наиболее распространенных ошибочных мнений связано с роумингом: если контрагент использует решение другого оператора, с ним не получится обмениваться документами. Это не так — сейчас в 98% случаев роуминг настраивается моментально, без привлечения оператора ЭДО. Евгения Яговцева подтвердила, что и в рамках EDI от Контура также можно обмениваться документами с пользователями разных операторов.

Mногие компании надеются на перенос сроков изменений в ЭДО, связанных с законодательством. Однако сроки обязательного перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН) уже законодательно зафиксированы — до вступления новых правил осталось менее полутора лет. Алексей Серов, руководитель группы проектного внедрения сервиса Логистика в Контуре, отметил: компании, которые откладывают внедрение электронного документооборота до последнего, рискуют столкнуться с дополнительными затратами и техническими сбоями из-за спешки. Своевременный переход на ЭДО позволяет сэкономить ресурсы и настроить технологию в спокойном режиме.

Позицию Алексея Серова дополнила Евгения Яговцева — в компании активно приходят молодые пользователи, для которых работа с бумажными документами уже кажется непривычной.

Евгения Яговцева
Заместитель руководителя центра проектного внедрения ЭДО в Контуре

Для нового поколения специалистов скорость, электронный вид, отсутствие бумаги и принтеров — это норма жизни. Такие сотрудники приходят уже сейчас, с каждым днем их будет все больше.

Более взрослых сотрудников, которые не привыкли к работе с электронными документами, стоит постепенно переобучать и готовить к переходу на ЭДО, с которым рано или поздно им придется столкнуться.

Следующий миф связан с разрывом в цифровых навыках у людей разных поколений. Есть мнение, что людям старшего возраста сложнее работать с ЭДО — они предпочитают оформлять бумажные документы, считая, что так надежнее. Эксперты Контура опровергли это заблуждение.

Евгения Яговцева
Заместитель руководителя центра проектного внедрения ЭДО в Контуре

Нельзя утверждать, что цифровая неграмотность напрямую связана с возрастом специалистов. Мы использовали разные методы, чтобы помочь сотрудникам подписывать документы в электронном виде. Так, например, мы помогали организациям устанавливать специальные киоски с полным набором техники, где работники могли без проблем подписать электронные документы. Для таких случаев команда ЭДО готовит инструкции, записывает видео и делится опытом других компаний, чтобы закрыть для пользователя все сценарии, связанные с цифровым разрывом

Многие компании считают, что законодательная база в ЭДО пока неустойчива, и предполагают, что стоит дождаться окончательного формирования правового поля, прежде чем переводить бизнес-процессы в цифру. Эксперты объяснили, почему это не так.

Роман Акимов
Руководитель проектной группы ЭДО в Контуре

Законодательство в сфере ЭДО активно развивается, и в будущем нас ожидает много изменений, связанных с возможностями электронного документооборота. Возникнут новые требования к операторам, обновятся текущие форматы документов и появятся новые. Но все законодательные изменения направлены на упрощение работы с документами в электронном виде.

Стоит ли годами ждать подходящего момента для цифровизации бизнеса? Нет, не стоит. Чем раньше вы включитесь, тем понятнее для вас будет законодательство в сфере ЭДО. Возможно, у вас получится даже повлиять на него.

В завершение сессии менеджер проектов в Контур.Диадоке Алиса Муратова отметила: на сегодняшний день использование ЭДО — это необходимость, а не привилегия. И чтобы электронный документооборот активно развивался, необходимо мотивировать контрагентов к подключению, а операторы ЭДО должны соответствовать требованиям клиентов. Сложности, с которыми сталкиваются пользователи сегодня, решаемы. Специалисты Контура активно работают, чтобы таких трудностей было как можно меньше.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.