Как агенту подтвердить расходы принципалу при оплате наличными без полноценных первичных документов?

Иван Дурманов, 26 мая 2026

Добрый день!

ИП по агентскому договору для принципала физика от его имени и за его счет осуществляет покупку товара за границей (транспорт).

В ходе исполнения договора большую часть расходов (оплата самого товара, оплата пошлины) - принципал оплачивает сам, но некоторую часть расходов (морской фрахт иностранной судовой, оплата СВХ, оплата услуг таможенного представителя) несет агент, а принципал по завершению договорных отношений компенсирует понесенные расходы агенту путем внесения средств на расчетный счет (чеки агент пробивает, при заключении договора на внесение предоплаты, при закрытии сделки на зачисление агентского вознаграждения из предоплаты + компенсация расходов агента из предоплаты + бензнал). Сумма агентского вознаграждения в договоре прописана ЯВНО, фиксированная сумма.

Казалось бы, все предельно просто, но есть небольшая загвоздка, связанная с тем, что большую часть этих расходов оплачивается наличными и из документов от контрагентов только распечатанная табличка из Excel с суммами, которую достаточно тяжело назвать "первичным документом". Все эти суммы фиксируются в отчете агента в приложении к агентскому договору. Так как в целом сделка для принципала проходит достаточно прозрачно, для принципала этого отчета достаточно.

Но далее встает вопрос по поводу ведения учета. Основной вопрос - как делать правильно, чтобы не нажить проблем и лишних начислений в случае проверок.

Согласно п. 2 ст. 1008 ГК "2. Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала." Я не юрист, но если я правильно трактую этот пункт, если в договоре прописать что-то типа: «Агент освобождается от обязанности предоставления первичных документов, подтверждающих расходы, понесенные в рамках
исполнения настоящего договора». – то агент не обязан отчитываться и придраться будет не к чему. Но тут встает вопрос, что с таким пунктом в договоре ни один принципал не захочет работать с агентом.

Я не думаю, что мой случай единичный и есть какие-либо решения и практики в подобных случаях. Буду крайне благодарен, если подскажите, как правильно вести учет в таких случаях, и как правильно это отобразить в договоре.

209

Решён

Алла Грешкина, эксперт 27 мая

Добрый денью

В данном ответе рассматривается вопрос, касающийся налогообложения агента по агентскому договору.

Вопросы в отношении формулировок и условий агентского договора, в том числе, предоставления отчета агента, предусмотренного ст. 1008 ГК РФ, относятся к юридической компетенции. На них ответ будет предоставлен юристом данного Сервиса.

Независимо от применяемой системы налогообложения, посредники (в частности, агенты) учитывают в доходах только свое посредническое (агентское) вознаграждение. Соответственно, ИП на УСН, являясь агентом по агентскому договору, в доходы включает только агентское вознаграждение и дополнительную выгоду (при ее наличии у агента) (п. 1 ст. 248 НК РФ, пп. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 1, пп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ).

Если ИП применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», то в расходах учитываются только собственные затраты ИП, которые не возмещает принципал. Возмещаемые принципалом затраты, в расходах ИП не учитываются (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 9 ст. 270 НК РФ, п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо МФ РФ от 26.09.2012 N 03-03-06/1/501).

Если ИП применяет УСН с объектом «доходы», то никакие расходы в рамках агентского договора им не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

На основании ст. 1008 ГК РФ, в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий, отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.

Следовательно, принципал обязан уплатить агенту вознаграждение за услуги, а агент обязан представить принципалу отчет с приложением документов, подтверждающих расходы агента. На основании этих документов принципал обязан возместить понесенные агентом расходы.

При этом действующее законодательство не содержит конкретного перечня документов, подтверждающих расходы агента, возмещаемых принципалом. Поэтому, стороны агентского договора могут самостоятельно определить эти документы и утвердить их в агентском договоре в качестве приложения к нему.

С уважением, А. Грешкина

ИД

Иван Дурманов Изменен 28 мая

Алла Грешкина, Добрый день, Алла! Благодарю Вас за такой емкий ответ! Забыл уточнить, что система налогообложения УСН Доход.

Исходя из последнего абзаца Вашего ответа, правильно ли я понимаю, что если в договоре явно будет определено, что подтверждением расходов будет ТОЛЬКО отчет агента и стороны будут согласны с этим условием - то в случае проверок можно будет ссылаться на этот пункт договора и спать спокойно? Не будет ли налоговая желать потом задним числом посчитать эти расходы как налогооблагаемую базу?

Алла Грешкина, эксперт 28 мая

Иван Дурманов, в своих действиях налоговые органы будут опираться на положения Налогового кодекса РФ, а не Гражданского кодекса РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. При этом ст. 252 НК РФ также не содержит конкретного перечня документов, подтверждающих расходы. Вопрос документов решается в зависимости от конкретных обстоятельств. Учитывая, что агент применяет УСН «доходы», то он свои расходы не учитывает, а возмещаемые принципалом расходы агента – являются расходами принципала. Поэтому, именно принципалу важно получить документы, подтверждающие расходы агента, которые возмещает принципал.

Из последнего абзаца моего предыдущего сообщения не следует, что подтверждающие документы не нужны. В нем сказано, что состав документов, прилагаемых к отчету агента, должен быть согласован между агентом и принципалом.

Юлия Кузнецова, эксперт 30 мая

Здравствуйте, Иван,

я юрист системы Контур,отвечу на ваш вопрос о формулировке договора.
Как вы правильно указали в своем запросе согласно п.2 ст. 1008 ГК РФ если агентским договором не предусмотрено ИНОЕ, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.
То есть, с правовой точки зрения, вы можете согласовать следующую фразу : "Агент по поручению и за счет принципала согласовывает и оплачивает следующие услуги : морской фрахт,услуги СВХ и таможенного представителя.
Стороны особо согласовали, что стоимость услуг фрахта не должна превышать _______(указать сумму) долларов, евро,рублей и тд
стоимость услуг СВХ ______
стоимость услуг таможенного представителя_____.

Агент указывает точную сумму вышеуказанных услуг в отчете агента".Это, скорее всего, устроит принципала, если вы пересылаете полученные калькуляции от исполнителей.
То есть,если не учитывать налоговую составляющую можно указать такую формулировку.
Однако, как следует из письма Минфина России вот 20.11.2020 № 03-11-11/101601 компенсация (возмещение) расходов агента не включается в налоговую базу по УСН, если: Это прямо прописано в агентском договоре (принципал возмещает согласованные расходы на свх, таможенного представителя ), а также есть документальное подтверждение: отчет агента с приложением первички.
Таким образом, без первичных документов налоговая просто включит ваши затраты без первички в вашу налоговую базу и посчитает доходом.
С уважением,Ю.Кузнецова

Комментарии закрыты

Если не нашли ответа на свой вопрос — воспользуйтесь поиском или задайте новый.