Сократили бумажный архив на треть с переводом ритейла в ЭДО

Заявки и документы от сетей приходили через звонки и Excel, росла бумага. Перевели обмен заказами и юридически значимые документы в Контур.EDI и Диадок и интегрировали с 1С. В 2025 электронных документов стало на 12% больше, занятость архивариусов снизили на треть.

О компании

«Молочный кит» — производственно-торговая группа из Екатеринбурга, которая выпускает и поставляет молочную продукцию в Уральском регионе. Компания объединяет несколько площадок, в том числе Полевской и Богдановичский молочные заводы, а также Камышловский завод безалкогольных напитков (квас и другая продукция).

Помимо работы с крупными торговыми сетями, у «Молочного кита» есть собственная розница — фирменные магазины «Молочное Место», где продают продукцию по цене производителя.

Задачи

«Молочный кит» работает сразу в двух направлениях бизнеса: B2B — поставляет продукцию в торговые сети, B2C — управляет собственной розницей. В обеих моделях ключевые процессы завязаны на скорость и точность обмена данными с контрагентами и на строгое соблюдение требований к поднадзорной продукции. Поэтому перед компанией стояли четыре практические задачи.

Ускорить и стандартизировать взаимодействие с ритейлом

Перевести обмен с торговыми сетями и партнерами из «ручных» каналов (звонки, Excel, разрозненные письма) в единый электронный контур: прием заказов, обновление прайс-листов, управление графиками поставок, электронные приемки и корректировки.

Андреев Алексей
Руководитель службы развития ИКТ
Руководитель направления ИБ
представитель компании «Молочный кит»

Отношения между поставщиком и покупателем всё больше уходят в электронный формат во всех направлениях, и EDI становится необходимым элементом взаимодействия.

Сократить бумажный документооборот и нагрузку на сотрудников

Перейти к юридически значимому ЭДО на всех этапах — договоры, закрывающие документы, акты — так, чтобы бухгалтерия меньше тратила времени на рутину, а архив не рос вместе с объемами продаж.

Обеспечить контроль и прослеживаемость поднадзорной и маркированной продукции

Выстроить максимально автоматизированную работу с требованиями государства и системами Меркурий и Честный знак: гашение и оформление ВСД, контроль остатков, сверка данных, корректная работа с маркировкой и подготовка к ужесточению требований.

Интегрировать электронные процессы в учетные системы и повысить управляемость

Сделать так, чтобы заявки и документы не «жили в браузере», а попадали в нужные конфигурации 1С и проходили по понятным маршрутам: к кому относится счет, кто принял ТМЦ, кто согласует услугу — без ручных пересылок и потери ответственности.

Дополнительно компании было важно, чтобы сервисы были понятны не только IT-специалистам, а поддержка и интеграция позволяли масштабировать цифровые процессы на разные подразделения и площадки.

Решение

«Молочный кит» выстроил единый контур обмена данными и документами на решениях Контура.

Контур.EDI — единый канал обмена с сетями, партнерами и собственной розницей

Компания перевела главные процессы взаимодействия с контрагентами в электронный формат.

Контур.EDI используется не только для работы с торговыми сетями, но и для взаимодействия с несетевыми партнерами и внутри группы компаний, включая собственную розницу «Молочное Место». В сервисе удобно управлять прайс-листами и контрагентами, использовать акции и уведомления, формировать электронные заявки и приемки. Благодаря этому компания сократила объем бумажных документов как минимум внутри группы и смогла обучить сотрудников работать с электронными заказами даже там, где у людей был минимальный опыт работы на компьютере.

При этом EDI-процессы постоянно развиваются: появляются новые типы сообщений, поля, условия и требования со стороны сетей. Сервис поддерживает эти изменения: обновляется функционально и визуально, добавляются отчеты, упрощается поиск и контроль сообщений — это помогает компании сохранять устойчивость процессов при росте объема обмена.

Андреев Алексей
Руководитель службы развития ИКТ
Руководитель направления ИБ
представитель компании «Молочный кит»

Отдельное спасибо технической поддержке Контур.EDI за быстрое реагирование и помощь в решении проблем — и на нашей стороне, и на стороне торговых сетей.

Контур.Диадок — юридически значимый ЭДО и сверки с торговыми сетями

Юридически значимые документы (договоры, акты, закрывающие) «Молочный кит» ведет в Контур.Диадоке. Это помогает сокращать бумажный документооборот и снижать нагрузку на бухгалтерию и архив.

Дополнительно компания использует функциональность сервиса Взаиморасчеты от Контур.Диадока — для ускорения сверок с торговыми сетями и снижения количества ручных уточнений.

Контур.Меркурий — автоматизация работы с поднадзорной продукцией

Для процессов, связанных с системой Меркурий, «Молочный кит» использует модуль Контур.Меркурий: оформление и контроль ВСД, работа с возвратными ВСД, контроль остатков. Отдельно модуль применяется в собственной сети — гашение входящих ВСД на основании приходных документов и инвентаризация остатков с учетом продаж, чтобы быстрее выявлять ошибки распределения и отгрузки.

Контур.Эгида — снижение рисков и контроль доступа в IT-инфраструктуре

Компания также усиливает контур информационной безопасности. В рамках линейки Контур.Эгида «Молочный кит» использует и тестирует решения для безопасной удаленной поддержки и учета IT-активов, а также планирует внедрение инструментов контроля привилегированных доступов и защиты учетных записей сотрудников.

Андреев Алексей
Руководитель службы развития ИКТ
Руководитель направления ИБ
представитель компании «Молочный кит»

Использование сервисов Контур.Эгиды позволило нам полностью уйти от зарубежных аналогов и в вопросах технической поддержки пользоваться отечественным ПО.

Интеграционные модули — чтобы данные жили в 1С, а не в браузере

Ключевым условием было встроить EDI и ЭДО в ежедневную работу в учетных системах. Поэтому команда вместе со специалистами Контура интегрировала модули Контур.EDI и Диадок в разные конфигурации 1С и дорабатывала решения под специфику процессов и взаимоотношений внутри группы компаний.

Результаты

Ускорили взаимодействие с торговыми сетями и партнерами

Прием заказов, обмен прайс-листами, согласование графиков поставок и электронные приемки стали стандартным процессом. Компания больше не зависит от звонков, Excel-файлов и ручных уточнений: заявки и изменения приходят в структурированном виде и быстрее попадают в работу.

Сократили бумажный документооборот и разгрузили бухгалтерию

Юридически значимый ЭДО через Контур.Диадок стал основным каналом обмена документами с контрагентами. По итогам 2025 года количество электронных документов выросло примерно на 12% от общего объема. Это снизило нагрузку на бухгалтеров и позволило примерно на треть сократить занятость архивариусов.

Упростили сверки с торговыми сетями

Подключение функциональности сервиса Взаиморасчеты от Диадока ускорило бухгалтерские сверки: меньше ручной переписки и уточнений, быстрее закрываются расхождения и согласуются итоги периодов.

Улучшили контроль поднадзорной продукции в Меркурии

С модулем Контур.Меркурий компания закрыла важные операционные задачи: оформление и контроль ВСД, работу с возвратами и контроль остатков. В собственной рознице дополнительно автоматизировали гашение входящих ВСД на основании приходных документов и инвентаризацию остатков с учетом продаж — это помогает выявлять ошибки отгрузки и распределения внутри группы компаний.

Встроили ЭДО и EDI в 1С и повысили управляемость процессов

За счет интеграционных модулей заявки и документы теперь становятся частью товаро-учетной системы. Это снижает ручной труд и риски потери ответственности, а обновления модулей и поддержка позволяют устойчиво работать при изменениях требований со стороны торговых сетей и регуляторов.

Реклама 16+

Хотите узнать больше о решениях для поставщиков и производителей?

Упрощайте работу с торговыми сетями: прием заказов, согласование графиков поставок, юридически значимый документооборот, сверку.

Узнать подробнее

Планы на будущее

«Молочный кит» продолжает развивать цифровые процессы и масштабировать их на все площадки группы компаний.

Довести ЭДО до «последней мили» в приемке у торговых сетей

Следующий шаг — уменьшить зависимость от бумажных документов на местах при приемке товара и закрепить электронные приемки как стандарт не только в офисных процессах, но и в каждой точке, где происходит фактическая поставка.

Запустить маршрутизацию входящих документов в Диадоке

Компания приступает к тестированию маршрутизации, чтобы входящие счета и акты автоматически распределялись по ответственным и согласовывались по заданному маршруту — без ручных пересылок и потери контекста.

Усилить автоматизацию работы с Меркурием в производстве

Компания планирует закрыть «производственный контур» Меркурия: гашение входящих ВСД при приемке сырья и учет показателей качества. Переход Меркурия на API 3.0 должен ускорить интеграцию модуля в производственную часть учетной системы.

Подготовиться к поэкземплярному учету молочной продукции

С 1 ноября 2026 года вводится поэкземплярный учет для молочной продукции со сроком хранения более 40 дней.

Андреев Алексей
Руководитель службы развития ИКТ
Руководитель направления ИБ
представитель компании «Молочный кит»

Мы уже провели обследование производства АО «Полевской молочный комбинат» и рассматриваем варианты наиболее мягкой интеграции решения в существующую инфраструктуру.

Развивать совместные проекты в рамках стратегического партнерства

В 2026 году компания планирует запуск проекта по налоговому мониторингу: будет сформирована рабочая группа, подключены дополнительные сервисы Контура и задействованы специалисты Контура из разных направлений.

Расширять цифровизацию внутренних процессов

В ближайших планах — внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) и развитие решений для логистики.

Реклама 16+

Автоматизируйте бизнес-процессы с решениями для поставщиков и производителей.

Получить консультацию