Разгрузили IT‑отдел и перевели онлайн-встречи в российский сервис за месяц

Раньше на одной ссылке для встреч возникали накладки и очереди, а запуск ВКС часто требовал участия IT. Перешли на Контур.Толк и распределили отдельные комнаты для руководителя и заместителей. ВКС внедрили за месяц, встречи запускают самостоятельно, IT-отдел разгрузили

Онлайн-общение в Росморречфлоте: как Контур.Толк спасает время сотрудников

Время — настоящая ценность, и никто не хочет терять его для решения мелких вопросов, особенно в большой государственной структуре. В Росморречфлоте тоже сталкивались с проблемами при организации онлайн-совещаний сотрудников, деловых встреч и переговоров с контрагентами из других регионов. Однако, когда другие компании и организации в России только решали, какой сервис использовать, команда Росморречфлота внедрила сервис Контур.Толк всего за один месяц. Сервис не только помог разгрузить IT-специалистов, но и позволил всем сотрудникам и руководителям самостоятельно назначать встречи в любое удобное время.

Рассказываем о том, каким образом Росморречфлот использует Контур.Толк.

Росморречфлот: зачем организации сервис онлайн-связи?

Федеральное агентство морского и речного транспорта (Росморречфлот) является органом исполнительной власти. Агентство оказывает госуслуги, управляет госимуществом и выполняет правоприменительные функции в сфере морского и речного транспорта.

Агентство собирает в онлайне большие встречи, проводит отчетные заседания и общается удаленно с подведомственными организациями. Во время онлайн-созвонов, в которых обычно есть ведущий, часто запускают презентации.

Как и где проводили онлайн-встречи

Во время пандемии в Агентстве использовали конференц-центр МТС и Zoom. В этих сервисах в течение двух с лишним лет сотрудники  проводили встречи с поставщиками и контрагентами, организовывали большие мероприятия. Однако, с прошлого года масштабные изменения на отечественном рынке цифровых услуг и приложений подвигли Росморречфлот искать новый российский сервис, способный обеспечить полнофункциональное и удобное управление.

Мы отправляем ссылки участникам на Дальний Восток, в Екатеринбург, по всей стране. Каждому из заместителей руководителя нужна своя комната, чтобы на ссылки не выстраивались очереди. К тому же нам важно уложиться в бюджет.

Когда последовали запреты от Правительства на использование зарубежных систем, появилась необходимость найти отечественное решение.

Как искали замену

В Агентстве протестировали несколько российских сервисов, в том числе бесплатные варианты.

Какие возможности от ВКС нужны были?

• Видеоконференцсвязь для личного общения.
• Трансляция презентации и рабочего стола.
• Подключение с любого устройства из браузера и приложения.
• Отдельные ссылки для встреч.
• Поддержка большого количества подключений для больших конференций.

С одним из сервисов была проблема в том, что на встречи только одна ссылка, и на эту ссылку выстраивались очереди. Из-за этого не раз происходили накладки.

В начале лета Росморречфлот решил протестировать Контур.Толк. С самим Контуром агентство уже было знакомо — нашими сервисами пользуется бухгалтерия.

Нас сразу устроила годовая стоимость Толка. Мы решили посмотреть и пощупать продукт. Нам все понравилось — качество, стабильность. Руководство дало добро на покупку лицензии, после чего сервис распространили внутри агентства. Сейчас у каждого своя ссылка и каждый запускает ВКС в удобное время, не пользуясь помощью IT-отдела.

Результат: как сейчас проводят онлайн-встречи в Росморречфлоте?

Сейчас все встречи проходят в Толке.

1. IT-отдел создал отдельные комнаты (ссылки) для руководителя и его заместителей.
2. Помощники создают встречу в этой комнате и отправляют начальнику ссылку.
3. Эту же ссылку отправляют другим участникам.

Обучать работе в Толке никого не пришлось, ведь функциональность сервиса интуитивно понятная. При этом и отрицательной обратной связи от пользователей не было. Кто-то из руководителей сам создавал комнаты, кому-то мы создавали.

Часто после оперативных совещаний мы отправляем ссылку нашим специалистам для того, чтобы они расшифровывали те вопросы, которые были озвучены. Удобно, что мне не нужно скачивать большой файл и отправлять его, достаточно просто дать ссылку. Пользоваться Толком удобно, он отвечает всем нашим требованиям.