Лига Цифровой Экономики перешла на Толк и упростила планирование встреч

Когда начались сложности с работой зарубежного софта, Лига решила перейти на российское ПО и выбрала Контур.Толк. Теперь создавать встречи по своему графику и не зависеть в этом от коллег может каждый из 6000 сотрудников.

Лига Цифровой Экономики — группа компаний, которая больше 20 лет оказывает профессиональные услуги в области информационных и цифровых технологий. Сотрудники по всей стране ежедневно используют сервис коммуникаций для внутренних совещаний, встреч с клиентами и обучающих мероприятий.

Как только появились сложности с доступом к иностранному сервису, начали искать новое решение

Начали искать альтернативу иностранной платформе и изучать российский рынок видеосвязи еще в 2022 году.

Иван Старункин
Директор по информационным технологиям Лиги Цифровой Экономики

Ранее мы пользовались зарубежным сервисом, но у него были ограничения для ряда учетных записей, что вносило определенные неудобства в работу. Когда начались сложности с оплатой по другим зарубежным ресурсам, приняли решение о подстраховке, задействовав российский продукт.

Сервис онлайн-встреч используем ежедневно: для проведения внутренних совещаний, видеозвонков тет-а-тет, обучения сотрудников и встреч с клиентами, поэтому требований к продукту было много. Вот несколько критериев, которые учитывали при выборе:

• Мобильное приложение для всех платформ. Сотрудники часто подключаются к встречам с телефона, например, когда находятся в дороге или в командировке.
• Возможность использования SSO: войдя один раз, мы можем получить доступ ко всем необходимым сервисам компании.
• Деление на группы во время конференций. Мы проводим онлайн-курсы и нам нужно разбивать участников на команды. Модератор может зайти в каждую группу, проверить, как дела у слушателей, а когда все закончат, объединить участников в одну встречу и проверить результаты.
• Интеграция SIP-терминалов с Polycom, чтобы проводить гибридные встречи в переговорных комнатах.

Дмитрий Должик
Руководитель отдела поддержки корпоративных информационных систем Лиги Цифровой Экономики

Изначально у Толка не было мобильного приложения, что являлось блокирующим фактором для нас. Через несколько месяцев разработчики снова связались с нами и рассказали о нововведениях и, что самое важное, мобильном приложении. После этого мы запустили сервис в пилотном режиме.

Почти год изучали отечественные решения, сравнивали возможности продуктов. Собирали фокус-группы, проводили мероприятия. Среди пяти рассматриваемых сервисов выбрали Контур.Толк: продукт подключили в ноябре 2022 года в тестовом режиме и в 2023-м полностью перешли на него.

Готовили сотрудников к «переезду» и рассказывали о возможностях Толка

Чтобы переход на новый продукт прошел успешно, в Лиге запустили внутреннюю кампанию по популяризации сервиса. Публиковали посты на корпоративном портале, статьи в базе знаний, делились новостями об интересной функциональности и проводили митапы.

Было важно подсветить возможности Толка, которых не было в зарубежном сервисе. Главное преимущество — упрощение планирования встреч. Раньше бронировать конференции было не так просто. Возникали ситуации, когда один сотрудник задержался на встрече, а второй не может войти в комнату.

С Толком таких проблем нет. Каждый создает встречи и общается сколько угодно, независимо от коллег. Сотрудники это оценили. Плагин для почтового клиента позволяет назначать встречи из привычного календаря. Ссылка генерируется автоматически, встреча отображается в графике.

API сервиса помогает сотрудникам бэкофиса следить за нагрузкой и контролировать количество одновременных конференций. Также специалисты Лиги написали чат-бот для создания встреч и через API интегрировали его с Толком. Пользователи генерируют ссылки на созвоны в мессенджере — это удобно в дороге или командировке, чтобы не заходить в Толк для назначения встреч.

Перевели все коммуникации в Толк и решили давнюю проблему с проведением внешних встреч

Поскольку комната могла быть переиспользована, стоял вопрос об очистке чатов. Коллеги использовали свое временное решение до момента выпуска новой функциональности командой Контур.Толк.

Данная функциональность важна для HR-специалистов, которые используют одни и те же комнаты для проведения собеседований, для коллег-тренеров, которые заранее планируют митапы и вебинары, а также для ряда комнат с публичным доступом, ведь достаточно один раз настроить доступ для внешних участников и больше не нужно генерировать ссылки заново. 

Теперь после каждой встречи чат автоматически очищается, а переписка сохраняется в разделе «Артефакты». Нужный разговор легко найти по истории встреч: сообщения из чата и видеозаписи помогают восстановить контекст коммуникации.