Из логистики в оптимизацию процессов: как наблюдение за собственным временем привело меня в новую профессию

В моей профессии есть базовый принцип: прежде чем оптимизировать процессы вокруг, важно научиться видеть, куда уходит твое собственное время. К этому пониманию я пришла не сразу, и оно во многом определило мой карьерный путь.

Меня зовут Екатерина Легкая, сейчас я менеджер проектов по бизнес-процессам в Контуре и занимаюсь бережливым производством. Это подход, при котором из рабочих процессов убирают все потенциальные потери: лишние действия, ожидания, ручной труд. Так работа идет быстрее и проще, а в английском такой метод называют lean. Мой путь к этой роли занял около десяти лет. Расскажу, как он сложился и почему работа давно перестала быть для меня просто должностью.

Неделя хронометража, которая изменила мой подход к работе

Карьеру я начинала в логистике рядовым специалистом: сначала в продажах, затем на производстве. Это была обычная операционная работа: поток задач, рутина. Первые два года я в основном наблюдала, изучала компанию, коллег, процессы. Ничего не предвещало, что однажды я всерьез займусь оптимизацией.

Все изменила одна книга. Около 16 лет назад мне попался учебник Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент». Идея оттуда оказалась простой и при этом крайне действенной: провести хронометраж собственного рабочего времени. То есть фиксировать, на что уходят минуты и часы в течение дня, а затем анализировать, что можно ускорить.

Я решила проверить метод на себе. Неделю подробно записывала все свои задачи. Результат анализа оказался неожиданным. Основное время уходило на то, чтобы:

• сверяться с коллегами из продаж и проговаривать, как устроен наш учет;
• вручную заполнять Excel-таблицы — автоматизированной базы тогда не было, поэтому каждую строку приходилось вносить руками.

Я задумалась, можно ли это изменить. Подготовила презентацию и провела для отдела продаж обучение. А в Excel настроила формулы, которые автоматически подтягивали цены. Эта оптимизация оказалась полезной не только мне, но и всей группе сопровождения продаж.

Тогда я впервые почувствовала ценность простого результата: работу можно делать проще и быстрее. С тех пор я регулярно задаю себе один вопрос: куда уходит мое время и как сократить лишние усилия.

Как я придерживаюсь концепции бережливого производства у себя дома

Сегодня работа для меня почти неотличима от хобби. Принципы бережливого производства давно вышли за рамки рабочего инструмента и распространились на повседневную жизнь. Дома у меня нет табличек на шкафах, хотя методология 5S их предполагает. Но вещи на полках я раскладываю строго по ее этапам:

Сортировка. Что мне действительно нужно? Пользовалась ли я этой вещью за последний год? Понадобится ли она в ближайшее время?

Соблюдение порядка. То, чем пользуюсь часто, лежит ближе, а то, что беру редко, дальше.

Содержание в чистоте. Убираю вещь на место сразу, чтобы потом не тратить время на поиск.

Стандартизация. Здесь до идеала пока далеко: стандарты существуют только у меня в голове, и домашним не всегда понятна их логика.

Совершенствование. Не останавливаюсь на достигнутом и постоянно ищу, как сделать удобнее.

Тот же подход я недавно применила в шкафчике с лекарствами у мамы. Для пожилого человека, которого иногда подводит память, лучше все подписать: где средства от головной боли, где от простуды. То, чем она пользуется регулярно, лежит ближе и помечено «утро, день, вечер». Так путаница исключена.

Как увлечение оптимизацией превратилось в должность

Еще шесть лет я проработала в разных подразделениях логистики одного концерна, набиралась опыта и выстраивала доверительные отношения с коллегами. Позже это оказалось важным при смене моей роли в компании.

В 2016 году директор завода предложил мне новую должность: координатор по внедрению Lean в непроизводственных подразделениях. Свой выбор он объяснил двумя причинами. Во-первых, я люблю оптимизировать собственную работу, а значит, пора помогать и другим. Во-вторых, мне доверяют коллеги, а в такой роли это особенно важно.

В тот момент я поняла, что это и есть мое направление. Меня увлекало то же, что и со времен первого хронометража и работы с теми самыми Excel-таблицами. Я согласилась без раздумий.

Как говорить о переменах, когда ты не руководитель

Переход в новую должность оказался непростым. Мне предстояло объяснять руководителям, как управлять процессами, хотя сама я никогда не занимала руководящих позиций. Закономерно, что у части из них это вызывало скепсис.

Особенно сложным был первый год. Я чувствовала себя самозванкой: формального авторитета нет, а убеждать приходится людей, которые управляют масштабными процессами и работают в этой сфере десятки лет.

Но я последовательно продолжала, опираясь на простую установку: если трудно, значит, я расту. Постепенно, пройдя через недоверие и скепсис, я завоевала доверие руководителей. Бережливым производством я занимаюсь уже десять лет.

За это время я успела поработать в консалтинге: вела проекты по оптимизации бизнес-процессов на крупных российских предприятиях и в социальной сфере. Затем по рекомендации бывшей коллеги меня пригласили в Контур. Опыта работы в IT у меня не было, и теперь я точно знаю: войти в эту сферу без профильного бэкграунда реально.

Самый большой вызов — страх публичных выступлений

В новой профессии появилась отдельная задача: регулярно рассказывать коллегам об инструментах бережливого производства и лучших практиках. На старте каждое выступление давалось мне тяжело: я сильно боялась публики, и первые тренинги коллеги оценивали сдержанно.

Но я не останавливалась и вела тренинг за тренингом. На борьбу со страхом ушел почти год, и с опытом он начал отступать. Помог простой сдвиг фокуса: я перестала концентрироваться на себе и сосредоточилась на слушателях.

Когда боишься, все внимание уходит на собственные переживания: что обо мне подумают. Когда страх отступает, на первый план выходит другое: как точнее донести мысль и сделать тренинг полезным для аудитории.

Три качества, без которых я бы не выросла в профессии

Если говорить о личных качествах, которые больше всего помогают менеджеру проектов по бизнес-процессам, я выделю три.

Готовность меняться. Не стоять на месте: изучать новое, пробовать, ошибаться и пробовать снова.

Привычка спрашивать: «Как сделать это лучше, быстрее, эффективнее?» Я задаю этот вопрос не только на работе, но и в обычной жизни: например, когда плаваю в бассейне или готовлю ужин.

Профессиональное любопытство. «Почему именно так? Почему нельзя иначе?» Такие вопросы помогают мне и коллегам взглянуть на процесс под новым углом. Правда, не всем это комфортно, поэтому задавать их стоит тактично.

С чего начать, если вам откликается тема бережливого производства

Если вам близко то, о чем я рассказываю, поделюсь тем, что в свое время сработало у меня. Все начинается с наблюдения за собственной работой.

Хронометраж дня показывает, куда на самом деле уходит время. Список из восьми видов потерь помогает разглядеть то, что обычно остается незамеченным. А учебник Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент», с которого началась моя история, будет удачной точкой входа: термина «бережливое производство» в нем нет, зато есть навык видеть неэффективность и инструменты, чтобы убрать ее из своего дня.

Один нюанс, в котором я убедилась на собственном опыте: знания работают, только когда их применяешь. Так что если тема зацепила, хронометраж ближайшей недели станет необременительным способом проверить подход на себе и понять, ваше это направление или нет.