Личная эффективность: что это и зачем ее развивать

Вставать в пять утра, медитировать, принимать контрастный душ — советы о том, как стать эффективнее, встречаются постоянно. А теперь появился еще и искусственный интеллект: с его помощью можно подготовить материалы для встречи, собрать итоги, составить презентацию. На привычные задачи уходит меньше времени, но закончить рабочий день раньше получается не всегда. Часто освободившиеся часы мы занимаем новыми делами, а нагрузка не снижается.

Меня зовут Алена Бодрова, я руководитель программ обучения в Контуре. В статье расскажу, что такое личная эффективность для меня и как работаю со своей нагрузкой: определяю, какие задачи требуют моего участия, что можно делегировать AI, а от чего отказаться.

Личная эффективность: что это и зачем ее развивать

Для меня личная эффективность — это способ достигать значимых для себя целей, беречь здоровье и отношения с близкими, получать удовольствие от того, чем занимаешься. Поэтому при оценке результата учитываю и то, сколько сил потребовала работа и осталось ли время на личные планы.

Кроме рабочих обязанностей, у нас есть и другие занятия: учеба, время с семьей, прогулки с собакой. Их тоже учитываю при планировании, чтобы рабочие и личные дела можно было совмещать.

К такому подходу пришла не сразу — сначала мне потребовалось время, чтобы разобраться с собственной нагрузкой и приоритизированием задач.

Когда я стала руководителем, очень много мелких операционных задач брала на себя. Мало делегировала: казалось, все должно быть на мне. Приходила утром, видела огромный список и выполняла задачи последовательно, сверху вниз. Первые полгода каждый вечер оставалась после работы.
 

Алена Бодрова
Руководитель программ обучения

Позже стала разбирать список дел на день: часть задач передала коллегам, для других нашла способы сократить время выполнения с помощью AI, от некоторых отказалась. С этого для меня началась работа над личной эффективностью. Конкретные приемы подбирала под свои задачи: система должна быть удобна тому, кто ею пользуется.

​Почему личная эффективность влияет на карьеру 

Личная эффективность может помогать карьерному росту: когда человек справляется с текущей работой, ему охотнее предлагают участие в новых проектах. Это возможность получить опыт и попробовать себя в более сложных задачах. 

Например, когда я собираю проектную команду, смотрю, как человек выполняет свои обязательства и менеджерит время. При этом обращаю внимание не только на завершенные задачи, но и на то, удается ли человеку отдыхать. Если работа занимает вечера и выходные, времени и сил на генерацию новых идей может не хватить. 

Зачем развивать личную эффективность: ключевые выгоды

Для себя выделяю три преимущества:

• Меньше времени уходит на необязательные дела. Когда сопоставляешь задачи со своими целями и бизнес-задачами, становится понятнее, какие из них менее приоритетны. От некоторых можно отказаться и сократить нагрузку. 

• Проще совмещать работу и личные планы. Когда известны объем обязательных дел и сроки, легче решить, чем заняться сегодня, а что перенести. Можно заранее выделить время на книгу или прогулку с собакой, понимая, когда будут выполнены рабочие задачи.

• Больше внимания остается для интересной работы. Важные задачи тоже можно выполнять с меньшими затратами времени. Например, поручить AI подготовку материалов или составление итогов встречи. Тогда появится возможность погрузиться в работу над собственной идеей, которую раньше приходилось откладывать.

Главные составляющие личной эффективности

Для меня личная эффективность складывается из нескольких вещей. Важно выполнять задачи, которые помогают достигать целей, понимать, сколько времени они требуют, и учитывать их вместе с другими обязательствами. Поэтому отдельно рассматриваю продуктивность, тайм-менеджмент и самоорганизацию.

Продуктивность и ее роль в личной эффективности

Продуктивность часто связывают с количеством выполненных задач. Но короткий список сделанного может оказаться полезнее длинного: все зависит от того, какие результаты были нужны.

Например, можно разобрать почту и ответить на сообщения, но так и не приступить к проекту, срок сдачи которого приближается. Переписка тоже могла быть необходима, однако времени на основную работу уже не осталось.

Поэтому при разборе недели сопоставляю выполненные задачи с рабочими и личными целями. Так становится понятнее, каким делам стоит уделять время дальше, а какие можно пересмотреть.

Тайм-менеджмент как основа эффективного планирования

После выбора задач нужно определить, сколько времени на них потребуется. Если недооценить продолжительность работы, даже небольшой список будет трудно выполнить за день.

Для начала рекомендую три-четыре недели вести учет времени. Например, я пользуюсь календарем Outlook, но подойдет любой планировщик. Я заранее выделяю время под конкретную задачу, а вечером проверяю, сколько она заняла на самом деле. Например, планирую разработку сценария сессии с 13:00 до 14:00. Если работа продлилась дольше, корректирую слот.

Можно записывать дела и после выполнения, но лучше не откладывать: будет сложнее вспомнить подробности. Отдельно советую отмечать задачи, которые требуют много эмоциональных сил. Их продолжительность не всегда отражает нагрузку.

Такие записи помогают понять, сколько работы помещается в день. Если времени регулярно не хватает, можно пересмотреть объем задач: часть перенести, упростить или передать коллегам.

Самоорганизация: как организовать себя и свое время

Самоорганизация помогает выполнять намеченное и учитывать изменения. Для этого нужно сохранять договоренности, записывать новые задачи и регулярно проверять, что предстоит сделать.

Когда появляются дополнительные обязательства или меняются сроки, возвращаюсь к записям и корректирую планы. Дальше расскажу, какие инструменты для этого использую и как часто пересматриваю задачи.

Методы личной эффективности: техники и инструменты для повышения

Для планирования использую календарь Outlook и онлайн-доску. 

В календарь вношу встречи и выделяю время на конкретную работу. Это позволяет заранее учитывать, сколько часов уже занято и когда получится приступить к другим задачам.

На онлайн-доске создаю два списка: на месяц и на неделю. Недельный помогает выбирать ближайшие дела, месячный — сохранять задачи, которые пока не беру в работу. Если на неделе освобождается время, могу взять что-то из месячного списка. Если запланированное не помещается — перенести часть задач обратно.

Личные и рабочие дела учитываю вместе. Так меньше риск назначить встречу на время, которое уже занято личными планами. При этом сами записи нужно регулярно пересматривать: сроки и объем работы меняются в течение недели.

Техники продуктивности, которые работают в моей рутине

К календарю и спискам возвращаюсь с разной целью. Утром проверяю расписание дня, в течение недели уточняю задачи, а в пятницу оцениваю пользу сделанного.

1. Начинать утро с обзора дня. Открываю календарь и список задач, смотрю, чем предстоит заниматься. Если ничего менять не нужно, хватает пяти минут. Если приходится переносить дела и пересматривать план — около десяти.

2. Дважды в неделю пересматривать задачи. Один раз просматриваю оба списка — на месяц и на неделю. Второй раз возвращаюсь к недельному: проверяю, что уже сделано и что осталось. По результатам решаю, какие задачи перенести, а какие добавить.

3. В пятницу оценивать пользу выполненных дел. На это уходит 15–20 минут. Смотрю, какие дела помогли продвинуться к рабочим и личным целям, а какие не дали эффекта. От задач, которые больше не нужны, отказываюсь. Если таких дел много, следующие одну-две недели внимательнее проверяю, что оставляю в списке.

Как распределять нагрузку и оставлять время на отдых

Когда распределяю задачи по дню, учитываю, в какие часы мне легче сосредоточиться. Утром и примерно до обеда у меня больше сил, поэтому на это время планирую сложную работу, в которую нужно погрузиться. Более легкие дела оставляю на вторую половину дня.

В течение дня к запланированным делам часто добавляются просьбы коллег: найти информацию, дать рекомендацию, ответить на вопрос. Если на это нужно меньше 15 минут, обычно отвечаю сразу. Так просьбы не накапливаются к вечеру, когда на них пришлось бы потратить еще час или два. Мне удобно ненадолго переключаться на другую задачу, поэтому такой способ подходит. Если же вам сложно переключаться между задачами, можно выделить отдельный слот и ответить всем за раз. 

Важно планировать и время окончания работы. Оставляйте себе возможность выспаться, поесть и выделяйте время на физическую активность — хотя бы на получасовую прогулку.

Как развить личную эффективность в работе и жизни

Чтобы оставалось время на личные планы, иногда приходится менять способ выполнения рабочих задач. Например, часть работы можно передать AI. В своей работе я с помощью нейросетей составляю учебные программы, презентации и сценарии фасилитационных сессий. 

Когда обращаюсь к AI за помощью, прохожу три шага:

1. Сформулировать запрос. Сначала определяю, какую проблему нужно решить, и описываю ее AI.

2. Получить несколько вариантов. Прошу предложить разные идеи, в том числе необычные. Пока ничего не выбираю: сначала нужно рассмотреть альтернативы.

3. Выбрать решение по критериям. Определяю, по каким признакам сравнивать идеи, и затем перехожу к выбору. Сами критерии тоже можно составить вместе с AI.

Для работы с итогами встреч использую транскрибацию в Контур.Толке. Особенно она помогает после отпуска или командировки, когда возвращаешься к задаче и уже не помнишь всех договоренностей. Раньше приходилось переслушивать запись, даже на двойной скорости это занимало время. Теперь читаю короткое резюме, а если нужны подробности — открываю полную расшифровку.

Как повысить личную эффективность: пошаговый план

Тем, кто хочет разобраться, как стать более продуктивным, рекомендую сначала изучить свою нагрузку, а затем выбрать одно изменение:

Понять, на что уходит время. Три-четыре недели фиксировать дела и их фактическую длительность. Отдельно отмечать задачи, которые требуют много эмоциональных сил.

Определить, какие задачи стоит пересмотреть. Сопоставить записи с рабочими и личными целями. Если дело больше не актуально и не приоритетно — рассмотреть отказ от него. Если нужно, но занимает слишком много времени — делегирование, упрощение или помощь AI.

Попробовать внедрить одно изменение. Например, передать часть работы коллеге или использовать AI для конкретной задачи. Если нужен новый сервис для планирования, сначала освоить его и только потом решать, стоит ли добавлять другие инструменты.

Проверить результат в конце недели. Посмотреть, на какие дела ушло время и насколько они были полезны для ваших целей. Если лишних задач по-прежнему много, следующие одну-две недели внимательнее пересматривать список.

Такая эффективность помогает находить время и на рабочие задачи, и на личные планы. Если сейчас вы ищете новые профессиональные вызовы, будем рады познакомиться — посмотрите вакансии Контура.