Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Бумажные документы

Электронные документы

Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.

Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.

Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.

Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.

Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.

Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Бумажные документы

Электронные документы

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Другие статьи по теме «Документооборот с контрагентами»

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

Изменения в УПД с 01.10.2017

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм.

Документооборот с контрагентами

УПД: как с ним обращаться

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру (СФ) и накладную/акт. Его можно представлять в ФНС как основание для получения вычета по НДС. У бумажной и электронной версии УПД есть свои особенности при использовании.

Документооборот с контрагентами

Подпись для электронного документооборота (ЭДО)

Именно электронная подпись для ЭДО один из необходимых элементов, которые обеспечивают ему юридическую значимость. Электронная подпись в Диадоке — это только КЭП. Так удобнее для пользователей.

Документооборот с контрагентами

Юридическая сила электронного документа

В электронном документообороте подписание документа происходит при помощи технологии электронной подписи. В 63-ФЗ «Об электронной подписи» оговорены условия, при которых электронная подпись может придавать юридическую силу электронному документу.

Документооборот с контрагентами

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.