Электронный документооборот в учетной политике организации

Учетная политика — основной документ, в котором прописаны правила и способы ведения бухгалтерского и налогового учета в организации. Если вы начали применять электронный документооборот (ЭДО), то потребуются дополнения в учетную политику организации. В статье расскажем о том, как это сделать.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в Диадоке, аттестованный налоговый консультант

Что нужно для работы в ЭДО

Выбрать способ обмена электронными документами. Если вы приняли решение о переходе на ЭДО выберите способ обмена электронными документами — через оператора электронного документооборота или напрямую с контрагентами.

Обмен электронными документами через оператора — более надежный способ: оператор ЭДО — это специализированная аккредитованная ФНС организация. Она гарантирует:

• безопасность передачи данных;
• хранение информации об обмене документами в электронной форме. Например, объем облачного хранилища в Диадоке не ограничен. Даже по окончании срока действия договора данные будут доступны пользователю еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов);
• резервное копирование, обеспечивающее сохранность информации и сведений об обмене документами в электронной форме.

Оформить сертификат электронной подписи. Для того чтобы начать подписывать электронные документы, нужно выбрать подходящий вид электронной подписи:

• простую электронную подпись (ПЭП);
• неквалифицированную электронную подпись (НЭП);
• квалифицированную электронную подпись (КЭП).

При подписании электронных документов ПЭП и НЭП необходимо соблюдать следующие требования:

• Законодательно не должно быть противоречий для подписания документа НЭП и ПЭП.
  Например, обмен электронными счетами-фактурами допустим только через аккредитованных операторов ЭДО, а подписывать электронные счета-фактуры можно только КЭП (п. 3 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н, ст. 169 НК).
• Заключить соглашение с контрагентом о взаимном признании такого вида подписей (п.2 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Например, указать в соглашении, как проверять подлинность подписи, условия использования электронных подписей, как пользователю хранить ключ подписи в безопасности и процедуру идентификации подписанта.

Когда организация использует КЭП, соглашение об ЭДО не требуется. Если вы решаете обмениваться электронными документами без участия оператора ЭДО, то дополнительно требуется заключить соглашение с контрагентом.

Мы рекомендуем всегда заключать соглашение при переходе на ЭДО, чтобы избежать спорных ситуаций. Например, соглашение поможет подтвердить законность и юридическую силу электронных документов при возникновении судебных споров.

Подробнее о соглашении об ЭДО между контрагентами: когда нужно и как его составить

Утвердить начало использования ЭДО локальным нормативным актом организации. Таким документом может быть, например, приказ о внедрении ЭДО, положение об ЭДО, приказ о внесении изменений в учетную политику организации.

Выбрать сервис и оператора ЭДО. Если вы приняли решение работать через оператора ЭДО нужно выбрать сервис электронного документооборота.

Упростите работу с документами с помощью системы ЭДО Контур.Диадок

Подключиться

Что отразить об ЭДО в учетной политике

Если ваш бизнес начал применять ЭДО, то нужно внести дополнения в учетную политику вашей организации (п. 10 ПБУ 1/2008).

В первую очередь, необходимо издать приказ руководителя о внесении дополнений. Далее — на основании приказа их вносят в сам текст учетной политики. В тексте учетной политики прописывают порядок применения электронного документооборота с контрагентами. Например, для целей бухгалтерского учета можно прописать:

Список документов, которыми будут обмениваться в электронном виде. Общество создает и осуществляет обмен в электронном виде следующие документы:

• универсальный передаточный документ;
• счет на оплату;
• договорный документ;
• акт рекламации.

Способ обмена электронными документами — через оператора ЭДО или без. Пример формулировки для учетной политики в части ЭДО: Организация осуществляет обмен электронными документами через аккредитованного оператора электронного документооборота АО «ПФ «СКБ Контур», сервис Контур.Диадок.

Выбранный вид подписи. Пример формулировки для учетной политики: Первичные учетные документы составляются в электронном виде, в соответствии с утвержденными ФНС России форматами. Перечень используемых организацией форматов электронных документов отражен в Приложении № 1 к настоящей учетной политике. Указанные в Приложении № 1 к настоящей учетной политике документы подписываются квалифицированной электронной подписью.

Порядок хранения электронных документов. Пример формулировки для учетной политики: Первичные учетные документы, созданные организацией в электронном виде не подлежат переводу в бумажный формат — хранятся в том же виде, в котором были созданы. Первичные учетные документы Общества подлежат хранению не менее 5 лет после отчетного года.

Хранение электронных архивных документов осуществляется в СХЭД, а также осуществляется дополнительное копирование данных на физические носители. Проверка работоспособности систем хранения осуществляется ответственными лицами раз в 3 года. Порядок хранения электронных первичных документов осуществляется в соответствии с Приложением № 2 к настоящей учетной политике.

Сотрудников, которые имеют право подписывать электронные документы, а также способ подтверждения их полномочий. Пример формулировки для учетной политики: электронные документы организации подписываются квалифицированной электронной подписью руководителя. При подписании документов от имени организации, уполномоченными на такие действия сотрудников — подписание осуществляется с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи физического лица. Полномочия таких физических лиц подтверждаются с помощью машиночитаемой доверенности. Хранение таких доверенностей осуществляется в Едином блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) — распределенный реестр ФНС России.

Перечень должностей, полномочий на подписание разных видов документов организации отражены в Приложении №3 к настоящей учетной политике.

Способ представления документов при истребовании их налоговыми органами. Пример формулировки для учетной политики: Электронные документы организации, созданные в соответствии с установленными ФНС РФ форматами, использование которых поименовано в Приложении № 1 к настоящей учетной политике, в случае истребований в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган в неизменном виде — по телекоммуникационным каналам связи предоставляется xml-файл документа, заверенного усиленной квалифицированной подписью руководителя или лиц, уполномоченных на такие действия, в соответствии с Приложением № 3 к настоящей учетной политике.

Если документы в электронной форме составлены не по установленным ФНС РФ форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью руководителя или лиц, уполномоченных на такие действия, в соответствии с Приложением № 3 к настоящей учетной политике.

Восклицательный знак Обязательные к использованию утвержденные форматы электронных документов: счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный счет-фактура, универсальный корректировочный документ (УКД). (Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@; Приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@)

Подробнее обо всех изменениях 2025 года, которые нужно отразить в учетной политике — в инструкции.

В приложении к учетной политике можно зафиксировать перечень документов, которыми обменивается организация, по утвержденным ФНС форматам, а какими — в неформализованном виде.

Коротко об ЭДО в учетной политике организации

Когда компания приняла решение о переходе на ЭДО, ей необходимо выбрать сервис и оператора ЭДО, а также, при необходимости, сделать отдельные доработки под свои нужды.

Дополнительно необходимо оформить сертификат электронной подписи и выбрать способ обмена электронными документами: через оператора ЭДО или без него.

Если организация начала пользоваться ЭДО, то необходимо внести соответствующие дополнения в учетную политику: издать приказ о внесении дополнений за подписью руководителя, внести изменения непосредственно в текст учетной политики и отразить детали работы с первичными учетными документами.

Настроим ЭДО под ваши процессы

Формируйте документы в Диадоке и отправляйте их контрагентам в один клик

Подключиться