Ведение и организация документооборота на предприятии

От правильной организации документооборота в компании зависят распределение ресурсов, нагрузка на сотрудников, скорость протекания бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно выстроить, вести и контролировать делопроизводство.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Переходите на ЭДО

Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн

Подключиться

Способы организации

Документы сопровождают деятельность компании на каждом этапе. Без них не обходится ни одно действие: даже закупка канцелярии подтверждается документально. Непрерывный процесс движения документов в организации называется документооборотом. Это понятие включает в себя все стадии обработки и перемещения документации: получение или создание, обработку, отправку и сдачу на хранение.

Для беспрерывной работы организации этапы документооборота должны быть грамотно выстроены, регламентированы и отлажены. Упорядоченность, гибкость, оперативность и целесообразность — базовые принципы делопроизводства.

Документооборот в зависимости от направления может быть производственным, управленческим, кадровым, бухгалтерским, складским, архивным.

При организации документооборота руководитель опирается на задачи, которые следует решить. В том числе:

• Обеспечение бесперебойного движения документов.
• Четкая маршрутизация.
• Минимизация затрат временных и трудовых ресурсов.
• Исключение утраты и дублирования бумаг.
• Контроль исполнения задач.

Без выстроенного алгоритма документооборот не систематизирован, доступ к данным и анализу затруднен, а строгий учет, контроль, управление предприятием и вовсе невозможны. Внимание важно уделить начальному этапу организации документооборота. Допущенные здесь ошибки серьезно повлияют на последующее делопроизводство.

Процесс следует выстроить так, чтобы в нем было задействовано как можно меньше времени, людей и инстанций, и при этом не было ошибок, дублирующих операций, неравномерного распределения нагрузки.

Формат документооборота на предприятии зависит от организационной структуры компании, объема делопроизводства. Выделяют три вида:

Чем сильнее стандартизирована организация документооборота на предприятии, тем он эффективнее. Оптимизация делопроизводства, использование готовых схем и автоматизация ускоряют обработку и доставку документов. Благодаря этому компания вовремя выполняет обязательства, способна оперативно ответить на запросы контролирующих органов.

Самый действенный способ организовать рациональное делопроизводство на предприятии — внедрить электронный документооборот (ЭДО). Так, сервис ЭДО Диадок от оператора СКБ Контур поможет выстроить рабочие схемы документопотоков, оптимизирует работу с документами, сделает документооборот понятным и логичным.

Настройте быстрый обмен документами

Ответим на все вопросы и поможем подключить ЭДО

Подключиться

Ведение документооборота

В организациях действия с документами регламентируют внутренние нормативные акты: устав, положения, приказы, инструкции, график документооборота и другие. Они определяют, каким образом реализуются основные этапы документооборота:

• прием, создание, регистрация документов;
• обработка, согласование, подписание;
• отправка контрагенту;
• сдача на хранение.

К оформлению каждого типа документа также предъявляются требования. Правила ведения документооборота предполагают, что во всех подразделениях предприятия они должны быть едины.

Документы в компании могут быть входящими, исходящими и внутренними. Схема их оборота зависит от объема документации и того, какие отделы с ним работают. Например, при работе на бумажном носителе стадии документооборота при продаже товара могут выглядеть так:

1. Бухгалтер создает товарную накладную ТОРГ-12, а на ее основе — счет-фактуру.
2. Гендиректор или уполномоченное лицо на основании доверенности  подписывает документы.
3. Накладная и счет-фактура в двух экземплярах предоставляются покупателю.
4. Экземпляр накладной с подписью и печатью покупателя вместе со счетом-фактурой возвращается продавцу.
5. Документ проводят в бухгалтерии и направляют в архив.

Каждый пункт потребует усилий: документы нужно создать на компьютере, распечатать, подписать, передать дальше по цепочке. На любом из этапов бумажный документ может повредиться или затеряться, а малейшая ошибка приведет к повтору всей схемы. Хранение также затруднительно: для организации архива необходимо помещение, а поиск нужных бумаг в нем занимает время.

Ведение документооборота с помощью сервисов ЭДО упрощает соблюдение правил и прохождение этапов делопроизводства. Процесс обработки документов в системах ЭДО оптимизирован, передача занимает считаные секунды, а поиск файлов возможен по названию, дате, контрагенту. Вдобавок сервис автоматически проверяет соответствие формата документа установленным законом требованиям. Эксперты Контура своевременно вносят изменения в работу Диадока в случае появления новшеств в законодательстве. 

СКБ Контур — оператор ЭДО федерального уровня. Сервис ЭДО Диадок гарантирует надежный и безопасный обмен документами

Подключиться

Контроль документооборота

От структуры документооборота напрямую зависит результативность управления организацией. Она будет ниже, если документы дублируются или теряются, поиск нужных данных занимает много времени, а в ходе обработки документов возникают нарушения.

Видную роль в этом вопросе играет внутренний контроль:

• выполнения поручений,
• сроков и объемов исполнения документов,
• соблюдения требований к оформлению,
• работы сотрудников, дисциплины труда.

Контроль также направлен на своевременное выявление и исправление ошибок, обеспечение финансового учета, сбор данных для аналитики.

Введение документооборота в электронном виде позволит усилить контроль. В сервисе ЭДО отражены текущие статусы документов. Руководитель знает, на каком этапе и у какого сотрудника находится тот или иной документ. Действия сохранены в протоколе, который легко просмотреть или скачать.

О том, как регулируется структура организации и разграничиваются права доступа сотрудников в Диадоке, рассказывали эксперты на DiadocDay 2022. Посмотрите видео:

Кроме того, сервис ЭДО помогает:

• Ускорить документооборот. Документы в Диадок можно загрузить с компьютера или создать в редакторе. Одновременно работать с ними может любое число сотрудников. Подписание и отправка происходят за считаные секунды. Полученные документы сразу отражаются в списке входящих.
• Сократить траты. Электронные документы не нужно печатать и отправлять курьерской или почтовой доставкой. Благодаря этому электронный документооборот на предприятии намного дешевле обычного. Рассчитать экономию с ЭДО поможет калькулятор Диадока.
• Быстро искать документы. Сотрудники не будут тратить время на поиск сведений в бумажном архиве, а смогут найти нужное по названию, дате или другому атрибуту за пару кликов.
• Надежно хранить документы. В Диадоке файлы хранятся на трех разнесенных серверах, что гарантирует данным полную сохранность. К тому же электронные документы не тускнеют и не рвутся.
• Обеспечить конфиденциальность информации. Зашифрованный канал передачи данных и разграничение доступа внутри компании гарантируют, что доступ к документам будет открыт только для утвержденных сотрудников.

Один из главных пунктов контроля — юридическая значимость документа. В бумажном документообороте она обеспечивается собственноручной подписью и наличием необходимых реквизитов. При передаче файлов в Диадоке документ получает юридическую силу после подписания квалифицированной электронной подписью.

Своевременное выполнение обязательств, освобождение сотрудников от рутинной работы, исключение человеческого фактора помогут повысить производительность, конкурентоспособность и даже прибыль бизнеса.

Настройте быстрый и удобный электронный документооборот с контрагентами в Диадоке

Оставить заявку