Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в 2025 году: образец

Порой сотрудники выпадают из рабочего процесса — из-за отпуска, больничного, командировки или обучения. На этот период работодатели вынуждены поручать их дела другим работникам. При этом следует оформить приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. В статье рассказываем, когда и как это делать и как выглядит такой документ.

Оформляйте приказы и собирайте подписи сотрудников онлайн за пару кликов с помощью КЭДО от Контур.Диадока

Подробнее

Когда оформляют приказ о возложении обязанностей

Ситуаций, из-за которых сотрудники отсутствуют на работе, может быть много. Среди самых распространенных — плановый или декретный отпуск, нетрудоспособность, командировка. Замещение работника требуется не всегда: какие-то задачи можно сделать заранее, какие-то — отложить до его возвращения.

Однако временный заместитель необходим, если специалист отсутствует достаточно долго. Или если его обязанности очень значимы для предприятия, и работу не поставить на паузу.

В этом случае руководитель компании может даже временно нанять сотрудника и заключить с ним отдельный срочный трудовой договор. Но чаще подходящую кандидатуру ищут среди работников предприятия. Если, конечно, обязанность по замещению отсутствующего сотрудника не возложена по трудовому договору на другого работника. Тогда каких-либо документов не требуется.

Возложение обязанностей можно оформить в виде совместительства (ст. 60.1 ТК РФ), совмещения должностей, расширения объема работ (ст. 60.2 ТК РФ), временным переводом (ст. 72.2 ТК РФ). В любом случае руководство организации по обоюдному согласию заключает с замещающим сотрудником дополнительное соглашение к его трудовому договору и издает приказ о возложении обязанностей.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

По какой форме составить приказ о возложении обязанностей

Само распоряжение, как правило, формирует кадровик. А подписывает — директор предприятия или его временный заместитель.

Законодательство не устанавливает единой формы приказа. Поэтому его можно составить в свободной форме как в бумажном, так и в электронном виде. Если в компании разработан и закреплен в локальных актах необходимый шаблон, следует ориентироваться на него.

Однако документ должен содержать обязательные атрибуты. В том числе наименование организации и документа, номер приказа, дату и место его составления, подписи директора и сотрудников. В тексте нужно указать, кто и как долго будет замещать коллегу, какой будет доплата.

Как оформить приказ о возложении обязанностей: пошаговый алгоритм и образец

Рассмотрим, что включить в приказ:

• В «шапке» документа укажите основную информацию: название компании, наименование, номер, дату, место составления приказа.

• Дайте основание и обоснование формированию документа. То есть укажите причину, по которой издается приказ, и даты. Например, напишите: «В связи с очередным ежегодным отпуском начальника отдела... с... по...», добавьте номер и дату заключения допсоглашения.

• В части после слова «Приказываю» пропишите, на какого сотрудника возлагаются обязанности по замещению, на какой период и на каких условиях, добавьте другую информацию при необходимости.

• Соберите подписи директора и участвующих в процессе сотрудников, чтобы ознакомить их с документом.

Так может выглядеть приказ о возложении обязанностей:

Приказ о возложении обязанностей директора на время его отсутствия: образец

Если директор организации уходит в отпуск или отсутствует по другой причине, он может передать свои обязанности другому лицу, чаще всего — заместителю. Если в трудовом договоре замдиректора не прописано требование замещать руководителя, то приказ составляется по тем же принципам, что и для замещения другого сотрудника. Если обязанность установлена — приказ не требуется.

Порядок передачи полномочий генерального директора можно предусмотреть в уставе организации. Уточните, есть ли там такие положения, чтобы решения временно исполняющего обязанности директора обладали юридической силой.

В случае если в компании используют электронный документооборот, на время замещения директора у его заместителя должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД) на подписание документов от лица руководителя. 

Пример приказа о возложении обязанностей директора:

Хранение приказа о возложении обязанностей

После того как приказ издан, его необходимо зарегистрировать в журнале учета. Затем документ передается на хранение в архив.

Документы по личному составу хранятся 75 лет, если делопроизводство по ним завершено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если позже. Это определено ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и п. 434 Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Российские компании могут хранить кадровые документы как в бумажном архиве, то есть отдельном помещении на предприятии, так и в электронном, если в организации используют КЭДО и подписывают документы в электронном виде. Документацию со сроком хранения от 50 лет организации сдают в государственные и коммерческие архивы.

Краткосрочные документы, например графики отпусков, удобнее оставлять в сервисе кадрового электронного документооборота (КЭДО) — например, в Контур.КЭДО. Данные будут надежно защищены от стороннего доступа или потери и доступны в любое время. Подробнее о хранении электронных документов рассказываем в статье. 

Ответственность за отсутствие приказа о возложении обязанностей

Приказ о возложении обязанностей — юридически необязательный к оформлению документ. Поэтому ответственности за его отсутствие законодательство не предусматривает.

Однако этот документ, как и уведомление о возложении обязанностей и соглашение к договору, облегчит работу бухгалтера и кадровый учет. А кроме того, послужит доказательством в случае недопонимания или споров.

Переведите документооборот с сотрудниками в онлайн с КЭДО от Контур.Диадока: подписывайте электронные трудовые договоры, положения, приказы и другие документы за несколько секунд

Попробовать бесплатно