Хранение кадровых электронных документов: новые правила Росархива

Нарушение сроков хранения кадровых документов может привести к серьезным штрафам и юридическим последствиям. В статье рассмотрим правила и сроки хранения, ответственность за нарушения, а также способы правильной организации хранения и уничтожения документов в электронном виде.

Зачем хранить кадровые документы

К кадровым относятся документы, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. Это трудовые договоры, приказы по личному составу, личные дела, графики отпусков и другие.

Переходите на КЭДО от Контура. Сервис обеспечит надежное хранение документов, и вы сможете выгрузить их в любой момент

Оставить заявку

Правильное хранение кадровых документов защищает интересы компании и сотрудников. Эти документы подтверждают трудовые отношения, стаж и условия работы. Они также важны для разрешения споров и проверки со стороны контролирующих органов. Соблюдение сроков хранения помогает избежать штрафов и юридических рисков.

Верно сохраненные документы — трудовые договоры, заявления, приказы и другие — будут доказательством в случае судебных разбирательств и налоговых проверок.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов регулируются несколькими нормативными актами. К основным из них относятся:

• Федеральный закон № 125-ФЗ — регулирует архивное дело.
• Приказ Росархива №236 от 20 декабря 2019 года — утверждает перечень документов и их сроки хранения.
• Приказ Росархива №77 от 31 июля 2023 года — обновляет правила учета и хранения документов.
• Инструкция к Перечню (Приказ Росархива №237) — поясняет порядок хранения документов.

Эти акты устанавливают обязательные сроки хранения, порядок уничтожения документов и требования к их хранению как в бумажном, так и в электронном виде.

Как хранить кадровые документы

Кадровые документы обычно хранятся в архиве организации. Это позволяет обеспечить учет, правильное хранение, поддержание юридической значимости и доступ к документации при необходимости, например в случае конфликта с сотрудником.

Что необходимо учесть при оформлении дел по личному составу? Хранение и архивирование кадровых документов каждой организации обеспечивает кадровая служба. Специалист по кадрам:

• сдает в архив документы со сроком хранения свыше 10 лет или постоянным;
• передает документы на хранение не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения делопроизводства;
• помещает в одно дело документы с одинаковым сроком обязательного хранения;
• уничтожает документы со сроком хранения до 10 лет, если этот период истек и была проведена экспертиза ценности.

С ноября 2021 года практически все кадровые документы можно создавать и подписывать в электронном формате. В целом к ним применимы те же правила хранения, что и к бумажным. Важно соблюдать требования законодательства по защите данных и обеспечению целостности информации.

• Бумажные документы: Хранятся в соответствующих подразделениях компании до 10 лет. После истечения этого срока их передают в архив.
• Электронные документы (ЭД): Должны храниться на российских серверах, так как использование зарубежных серверов запрещено. Также важно обеспечивать безопасность данных и доступность документов для проверки.

Для хранения документов на длительный срок необходимо организовать архив с учётом всех требований по безопасности. В случае хранения электронных документов необходимо использовать системы, которые поддерживают юридическую силу электронных подписей и обеспечивают защиту данных.

Переведите кадровое делопроизводство в онлайн и экономьте на содержании бумажного архива

Узнать больше

Сколько хранить кадровые документы

Срок хранения кадровых документов зависит от их типа. Для некоторых типов документов важно, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, они хранятся 75 лет, если после — 50 лет.

Основные категории документов и как долго нужно их хранить:

Правила передачи кадровых электронных документов в архивы

Приказ Росархива №77 установил новые требования к передаче документов в электронные архивы. Правила начали действовать с 17 сентября 2023 года.

Согласно положению, электронные дела по личному составу хранятся в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО). Компании могут использовать как собственные СХЭД, так и услуги специализированных организаций.

При передаче в СХЭД кадровые электронные документы необходимо привести к единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение. Каждый документ должен включать:

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение сроков хранения кадровых документов может привести к штрафам и санкциям. Ответственность за нарушение сроков хранения установлена как для юридических лиц, так и для должностных лиц. Штрафы могут варьироваться в зависимости от нарушения:

• Для юридических лиц: штраф от 200 000 до 300 000 рублей за несоответствие срокам хранения или отсутствие документов по запросу.
• Для должностных лиц: штраф от 3 000 до 5 000 рублей за нарушение требований по хранению кадровых документов.

Кроме того, за несоответствие учетных документов или их отсутствие на запросы налоговых органов предусмотрены штрафы до 40 000 рублей.

Когда начинается отсчет сроков хранения кадровых документов?

Сроки хранения кадровых документов отсчитываются с 1 января года, следующего за завершением делопроизводства. Например, если трудовой договор был оформлен в декабре 2025 года, то срок хранения будет отсчитываться с 1 января 2026 года.

Если документ относится к длительному хранению, его передают в архив только после окончания делопроизводства. Документы, подлежащие уничтожению, остаются в организации до истечения срока хранения.

Можно ли хранить кадровые электронные документы в системе КЭДО

Да, кадровые электронные документы с большим сроком хранения — 50, 75 лет или постоянным — можно сдать в государственные и коммерческие архивы или оставить внутри системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Подойдет сервис, который отвечает правилам хранения электронных документов: обеспечивает сохранность файлов и защищенность персональных данных. Например, сервиса Контур.КЭДО.

В КЭДО от Контур.Диадока есть все для создания, отправки и хранения кадровых документов. Убедитесь в этом сами.

Бесплатный тест-драйв

Электронные файлы в сервисе хранятся до тех пор, пока система используется. Графики отпусков, согласия на обработку персональных данных и другие документы будут надежно защищены и сохранят конфиденциальность на протяжении всего периода хранения.

При необходимости архивные кадровые документы легко выгрузить из сервиса и отправить в СХЭД. Для этого понадобится создать файлы описания с метаданными.

Часто задаваемые вопросы