МЧД в КЭДО: новые правила с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемой доверенности (МЧД) стало обязательным при подписании сотрудником организации электронных документов от лица работодателя. В новом материале рассказываем, как это влияет на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Подписывать электронные документы от лица работодателя с МЧД просто и быстро в сервисе Контур.КЭДО

Попробовать

Машиночитаемая доверенность: что изменилось 1 сентября 2024 года

МЧД — это аналог бумажной доверенности в электронном документообороте (ЭДО). Представляет собой XML-файл, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя и содержащий: информацию о доверителе и лице, которое будет действовать по доверенности, его полномочия, дату выпуска МЧД и срок действия. Точно так же, как и документ на бумаге, она наделяет должностное лицо правом подписывать электронные документы от лица руководителя компании на время его отсутствия или при необходимости. Электронную доверенность используют как во внешнем ЭДО — с контрагентами, так и во внутреннем — с сотрудниками компании.

До 31 августа 2024 года включительно должностные лица, которые действуют по доверенности от лица руководителя компании, могли подписывать электронные документы с помощью КЭП юрлица (сотрудника) или с помощью КЭП физлица в сочетании с МЧД. С 1 сентября 2024 это можно делать только при помощи КЭП физлица с файлом МЧД.

Сертификат КЭП физического лица не содержит информацию о компании, а только данные его владельца, именно поэтому для подписания документов от имени организации этот вид подписи, по новым правилам, получится использовать только вместе с электронной доверенностью. КЭП будет содержать информацию о физическом лице, а машиночитаемая доверенность — о его полномочиях на подписание документов от юрлица.

Таким образом, сейчас организации могут вести документы:

• только на бумаге с бумажной доверенностью;
• только в электронном виде с КЭП физлица и файлом МЧД.

КЭП для руководителя юрлица и ИП содержит ИНН организации, такую подпись выдает ФНС и ее можно использовать без доверенности (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В КЭДО для всех документов, которые должен подписывать работодатель (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ), необходима именно КЭП руководителя.

Как МЧД работает в КЭДО

Переход на МЧД в КЭДО также стал обязательным с 1 сентября 2024 года. Формат работы с машиночитаемой доверенностью в кадровом электронном документообороте практически такой же, как и во внешнем.

Работодатель может передать свои полномочия на подписание кадровых электронных документов с помощью МЧД. Тогда в файле доверенности будет стоять метка «Подписание кадровых документов от лица работодателя» — она закрепляет право должностного лица подписывать кадровые документы от имени руководителя. Например, трудовые договоры, допсоглашения к ним, договоры о материальной ответственности и другие.

В кадровом электронном документообороте необходимость использования МЧД касается только тех лиц, кто подписывает документы от лица работодателя.

Как сделать электронную доверенность

МЧД можно выпустить несколькими способами.

Наказание за подписание электронных документов без МЧД

Пока законодательство и судебная практика не конкретизирует правовые последствия за подписание электронных документов без МЧД. Есть риски, если электронные документы будут подписаны по бумажной доверенности с помощью КЭП должностного лица без прикрепления МЧД, то они могут быть признаны не подписанными уполномоченным лицом, а значит не имеющими правовых последствий.

В трудовых отношениях помимо письменного оформления кадровых документов также существует фактический допуск сотрудника к работе. Если сотрудник приступил к работе, получал заработную плату, подчинялся локальному нормативному акту работодателя, то трудовые отношения уже возникли и существуют, независимо от того, подписан трудовой договор с приложением МЧД или нет. Чтобы не возникало споров о конкретных обязанностях, размере согласованной заработной платы, условиях трудового договора, необходимо, чтобы все подписанты кадровых документов обладали законными полномочиями.

МЧД в Контур.КЭДО

В сервисе КЭДО от Контура есть возможность подписания электронных документов с машиночитаемой доверенностью.

Загружать МЧД в Контур.КЭДО заранее не нужно: кнопка для выбора электронной доверенности появится в момент подписания. Если МЧД уже есть, ее можно будет загрузить и сразу прикрепить к документу на этапе подписания с КЭП. Если пользователь еще не выпустил доверенность, то ее сначала нужно оформить и добавить в реестр доверенностей ФНС.

Система позволит найти машиночитаемую доверенность по регистрационному номеру и ИНН доверителя или отправить уже оформленную МЧД для регистрации в реестре ФНС. После того как доверенность подгрузится в сервисе, ее можно выбирать для подписания электронных документов от лица работодателя.

Подробнее о том, как добавить МЧД в Контур.КЭДО и использовать ее при подписании документов, рассказываем в статье.

МЧД с передоверием

Электронную доверенность, как и бумажную, при необходимости можно передоверить — то есть перепоручить свои полномочия по доверенности другому лицу. Такое право есть у тех сотрудников, кого по доверенности руководителя наделили правом передоверия.

В сервисе Контур.КЭДО есть функциональность для прикрепления к документообороту МЧД, выданную в порядке передоверия.

МЧД при массовом подписании

Также в КЭДО от Контура есть возможность подписать документы массово при помощи КЭП с электронной доверенностью. На этапе выбора подписи сервис предложит прикрепить МЧД, тогда все документы из выбранного списка будут подписаны с доверенностью.

Используйте электронную доверенность при подписании кадровых документов онлайн в Контур.КЭДО

Узнать больше