Как составить заявление на удаленную работу

Удаленная работа стала актуальной и востребованной. Она дает сотрудникам возможность самостоятельно выбирать место и время для выполнения своих обязанностей. А для работодателей перевод сотрудников на работу из дома может оказаться рациональным решением — позволит сократить расходы на аренду офисных помещений и другие операционные издержки. В статье расскажем, как составить заявление на дистанционную работу.

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Подключиться

Коротко о работе из дома

С 19.04.2013 года Федеральный закон № 60-ФЗ позволил работодателями переводить сотрудников на дистант, то есть предоставлять им возможность работать из дома. Глава 49.1 ТК РФ регулирует условия труда дистанционных работников.

Существует три формы дистанционной занятости:

Полностью удаленная работа. Сотрудник в этом случае всегда работает из дома.

Временная удаленная работа. Работник выполняет задачи вне офиса. Но для такой формы занятости есть четкие временные рамки — работник не должен быть на дистанте более полугода.

Смешанный формат. Часть времени сотрудник работает дистанционно из дома, а другую часть — в офисе. И эта комбинированная форма действует постоянно, временных ограничений нет.

Если сотрудник подал заявление о переходе на удаленную работу, ему предстоит обсудить с работодателем новые условия работы. Если обе стороны согласны на постоянное удаленное сотрудничество, это закрепляют в допсоглашении к трудовому договору. Такой же порядок действует и для временных или смешанных режимов, если стороны выберут один из этих вариантов.

Когда нужно заявление о переводе на дистант

Перейти на удаленку сотрудник может:

• по собственной инициативе;
• по предложению работодателя.

Если сотрудник сам выразил желание работать вне офиса, то ему следует написать заявление. Причина перехода на удаленку не важна — сотруднику далеко ездить до офиса или есть какие-то другие личные мотивы. Закон разрешает, а значит, этим можно воспользоваться. Но и работодатель не обязан соглашаться. Об этом написал Минтруд. Если работодателю такой формат занятости не выгоден и стороны не пришли к соглашению, то работа продолжается в привычном режиме в офисе компании. 

Если инициатором перехода на удаленный формат работы стал работодатель, достаточно подписать допсоглашение к трудовому договору. Есть нюансы, которые нужно зафиксировать официально. При переводе на дистант организация рабочего места сотрудника, с одной стороны, проще, а с другой — сложнее для работодателя. Например, сотрудник-удаленщик может попросить предоставить ему нужное для работы оборудование. По закону, работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым. Это может быть компьютер, ноутбук, телефон или другая техника. Все эти тонкости стоит заранее обсудить и прописать в допсоглашении к трудовому договору.

Когда работа на удаленке не требует согласия работника

Исключительные случаи перевода работника на удаленку перечислены в ст. 312.9 ТК РФ:

• пожары и наводнения,
• землетрясения и эпидемии,
• природные или техногенные катастрофы,
• аварии или несчастные случаи на производстве.

Таким образом, работодатель без согласия работника может перевести его на дистант только в чрезвычайных условиях. Соответствующее решение государственного или муниципального органа может стать официальной причиной для перевода работников на удаленку. 

В этих случаях работодатель не должен получать от сотрудников заявления о переходе на удаленную работу и подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам. А вот оформить внутренний нормативный документ работодатель обязан. В нем нужно указать причины и условия временного перевода сотрудников на дистанционный формат работы, а также предполагаемый срок его завершения. Если в локальном нормативном акте (ЛНА) указан конкретный срок или событие (например отмена решения госоргана, ставшего причиной перевода на удаленку), то при его наступлении выпускать дополнительный приказ необязательно.

Узнайте, как правильно составить положение о дистанционной работе, и получите образец документа в этой статье.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Заявление о переводе на дистанционную работу

Утвержденного бланка этого документа нет. Сотрудник может заполнить его самостоятельно или использовать образец заявления, предложенный работодателем. При составлении заявления важно соблюдать юридический подход, чтобы документ соответствовал требованиям и имел необходимую правовую силу.

Структура документа

Расскажем подробнее, как работник может составить заявление о переводе на дистанционный режим работы. Документ делится на несколько блоков:

1. Шапка документа. В этом месте нужно указать название компании, ее руководителя и его должность. Здесь же — фамилию, имя и отчество сотрудника и его должность.
2. Название документа — заявление.
3. Текст заявления. Здесь нужно сформулировать просьбу к работодателю о переводе на дистанционную работу и уточнить режим — полностью удаленная работа или смешанный формат. Обязательно указать даты: с какого числа и на какой срок. Или написать, что удаленка у конкретного сотрудника будет постоянно.
4. Подпись, ее расшифровка и дата составления документа.

Сотрудник может подать заявление о переходе на дистанционную работу удобным способом: лично передать его кадровому специалисту или бухгалтеру, отправить отсканированный подписанный документ по электронной почте или воспользоваться почтовой службой для отправки оригинала. Но удобнее обмениваться кадровыми и внутренними документами компании онлайн в сервисе кадрового электронного документооборота.

Переводите документооборот с надомниками, удаленщиками, вахтовиками и другими сотрудниками в электронный вид с помощью КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать бесплатно

Образец заявления 

Составили пример заявления о переводе на удаленную работу. Обратите внимание на сроки: если планируете временный перевод, то укажите начальную и конечную даты.

Скачайте образец заявления для перехода на удаленку и дополните его нужной информацией. 

Скачать образец

Приказ о переводе на удаленку

Работодатель обязан издать приказ о переводе на дистант вне зависимости от того, кто был инициатором перехода: сотрудник изъявил желание работать из дома или руководство компании посчитало эту формат работы более удобным и выгодным.

Если инициатор — работодатель

Рассмотрим детально, что обязательно должно быть в приказе:

• В шапке документа укажите название, дату и номер.
• В основной части приказа важно сослаться на причину перевода на дистанционную работу. Здесь можно упомянуть федеральные или региональные правовые акты, которые послужили поводом для перевода на дистант. Или может быть другое основание, например оптимизация расходов и повышение производительности труда.
• Список сотрудников, которые переходят на удаленную работу.
• Длительность такого формата работы.
• Сотрудник, который будет контролировать исполнение приказа.
• Подписи ответственных лиц.

С приказом нужно ознакомить всех упомянутых в нем сотрудников, чей формат работы изменится с его изданием. Можно сделать отдельный лист ознакомления с приказом и собирать подписи. А можно массово в один клик направить документ всем подписантам в сервисе в Контур.КЭДО.

Если инициатор — работник

В этом приказе в разделе обоснования перевода необходимо выделить, что инициатором перехода на дистанционную работу выступил сам сотрудник и подал заявление. 

В содержательной части приказа следует зафиксировать:

• Фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, который обратился с просьбой о переводе.
• Его просьбу о переводе на дистанционный формат работы как основание.
• Тип перевода: временный или постоянный.
• Формат: смешанный или полностью удаленная работа.
• Срок, на который устанавливается дистанционный режим.
• Подписи ответственных лиц.

Допсоглашение к трудовому договору

Перевод сотрудников на дистант — это изменение условий труда, которое регулирует глава 12 ТК РФ. Без согласия обеих сторон в этом вопросе не обойтись, поэтому следует составить допсоглашение к трудовому договору.

Рекомендуем закрепить в нем такие пункты:

• дату начала и продолжительность перевода;
• новое рабочее место: обычно это адрес места жительства сотрудника;
• способы обмена документами и данными, а также конкретные сроки для ответов на вопросы в рамках выполнения служебных задач;
• вопросы обеспечения работника необходимым для работы оборудованием;
• размер компенсации, если сотрудник использует свои личные устройства, например ноутбук;
• кто и как будет контролировать работу удаленного сотрудника. 

Табель учета рабочего времени удаленщиков

Удаленных работников указывают в табеле учета рабочего времени аналогично офисным сотрудникам, поскольку режим их работы соответствует тем же правилам трудового распорядка. Однако для обозначения удаленной работы используются специальные коды или буквенные обозначения.

В табель вносят рабочие дни и часы, исходя из установленного графика работы сотрудника. Если он трудится по обычному графику, в табеле проставляют стандартные отметки о присутствии на рабочем месте. Занятость в выходные или праздники, а также сверхурочный труд тоже фиксируют в табеле.

Если сотрудник отсутствует по уважительной причине, например он на больничном или в отпуске, в табеле указывают соответствующий код (например Б — больничный, ОТ — оплачиваемый отпуск).

Многие компании используют автоматизированные системы учета рабочего времени, которые помогают отслеживать присутствие сотрудников онлайн. Они фиксируют начало и окончание рабочего дня и перерывы. Такие системы могут автоматически формировать табели на основе собранных данных.

Отправляйте и подписывайте приказы и другие кадровые документы онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока — это займет меньше минуты

Узнать больше

Популярность удаленной работы стремительно растет, и сегодня сложно представить успешную компанию, которая бы полностью отказалась от этого формата. Главное — правильно оформить документы для перехода на удаленку, заранее обсудить способы коммуникации и обеспечить сотрудника необходимым оборудованием.