Как работать в мобильной версии КЭДО

Веб-приложение сервиса кадрового электронного документооборота (КЭДО) от Контура позволяет работать с кадровыми и внутренними документами компании, даже если сотрудник не на своем рабочем месте. В статье расскажем о преимуществах и возможностях, а также о том, какие виды электронной подписи (ЭП) можно использовать в работе с мобильной версией КЭДО.

Бесплатный доступ к сервису КЭДО от Контур.Диадока на месяц

Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно. 

Попробовать бесплатно

Преимущества мобильной версии

Скорость и удобство сегодня важны во многих процессах, поэтому мобильная версия сервиса КЭДО стала удобным инструментом взаимодействия с работниками. В ней сотрудники и руководители могут работать с документами с телефона и контролировать процессы в любое время где бы они ни находились. Выделим ее основные преимущества:

• Доступность. Веб-приложение КЭДО всегда под рукой, потому что смартфон обычно рядом. Сотрудник быстро решает свои задачи, и при этом не важно, на работе он или нет.
• Удобство. Версия адаптирована под разные устройства, в том числе планшеты. Интерфейс ее интуитивно понятен.
• Оперативность. Сообщения на электронную почту или смс напомнят сотруднику о необходимости, например, подписать документ, и он сможет сделать это без компьютера.
• Безопасность. Мобильная версия, в отличие от приложения, защищена от санкций: ее невозможно удалить ни из магазинов приложений (App Store и Google Play), ни с пользовательских устройств.
• Своевременное обновление. Все изменения в веб-версии моментально отображаются на мобильных устройствах. В отличие от привычного мобильного приложения, где обновления создаются отдельно и выходят с задержкой. Не нужно дополнительно что-то скачивать или обновлять.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Возможности мобильной версии

В мобильной версии КЭДО можно работать с входящими документами, отправлять произвольные документы и документы по шаблону. Расскажем кратко, как это происходит.

Работа с входящими документами

На главной странице в разделе «Документы» пользователь всегда видит число новых документов, которые нужно рассмотреть. Входящие документы в мобильной версии КЭДО можно подписать, согласовать, просто ознакомиться с ними или отклонить любое из этих действий.

Для подписания входящих документов можно использовать электронную подпись, с которой документ будет обладать юридической силой. 

Работа с шаблонами

Отправить документ по шаблону в мобильной версии КЭДО можно в несколько этапов. Сначала  в разделе «Шаблоны» пользователь выбирает подходящий. В частично заполненную форму добавляет недостающую информацию и формирует документ. После проверки введенных данных и, в случае необходимости, прикрепления дополнительных документов, настраивает маршрут документа и отправляет его на подпись.

Отправка произвольного документа

Если подходящего шаблона нет, пользователь мобильной версии может создать произвольный документ из раздела «Документы», выбрать его тип и загрузить к нему нужные файлы. Останется только настроить его маршрут и, при необходимости, оставить комментарий перед отправкой. После этого пользователь подписывает и отправляет документ.

Дарим бесплатный тест-драйв сервиса КЭДО от Контур.Диадока на один месяц

Попробуйте все функции платной версии и обменивайтесь электронными кадровыми документами в системе

Попробовать бесплатно

Как подписывать документы в мобильной версии

Электронные подписи делают цифровые документы юридически равносильными бумажным, подписанным лично. Выбор типа подписи зависит от уровня важности подписываемых документов. Нормативное регулирование обмена электронными документами в трудовых отношениях осуществляется ст. 22.1–22.3 и ст. 312.2–312.3 ТК РФ.

Электронная подпись подходит для подписания большинства кадровых документов: трудовых договоров, допсоглашений к ним, графиков отпусков, приказов, положений об оплате труда и других. Но есть и исключения. 

Нельзя подписать электронно: приказы об увольнении (за исключением дистанционных работников), журналы инструктажей по охране труда, акты о несчастном случае, трудовые книжки.

Каждый сотрудник в сервисе КЭДО подписывает соглашение об использовании электронной подписи. Это означает, что любые простые электронные подписи (ПЭП) и неквалифицированные электронные подписи (НЭП), применяемые в рамках этой системы, признаются равнозначными собственноручной подписи.

Определенные кадровые документы работодатель обязан заверять исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сотрудникам же предоставляется выбор — они могут использовать КЭП или НЭП, в том числе выпущенные с использованием Госключа.

Например, работодатель может подписать только КЭП трудовые и ученические договоры, уведомление об изменении трудового договора, приказ о дисциплинарном взыскании, договоры о материальной ответственности и на получение образования. Особенности использования ЭП в этих случаях закреплены в ст. 22.3 ТК РФ.

В мобильной версии КЭДО можно использовать подписи, хранящиеся на сервере, ведь токен с сертификатом ЭП в телефон вставить не получится. Пользователи сервиса могут подписывать документы ПЭП и НЭП. Работники могут иметь и подписи, выпущенные с использованием Госключа: НЭП и КЭП для физических лиц.

Как установить мобильную версию КЭДО

Рекомендуем использовать подробную инструкцию по созданию ярлыка веб-приложения КЭДО на рабочем столе Android или IOS. После его установки на главном экране смартфона можно сразу переходить к работе с документами и использовать все функции системы.

Переведите обмен документами с сотрудниками в электронный вид при помощи КЭДО от Контур.Диадока. Подписание и отправка документов онлайн займет несколько секунд.

Попробовать