Судебная практика в сфере КЭДО

Бизнес и госучреждения активно развивают и внедряют цифровые технологии. Но наряду с удобством кадрового электронного документооборота (КЭДО), у многих возникают сомнения: получится ли доказать суду, что работник подписал документы, действительна ли его электронная подпись, можно ли подписывать документы онлайн без специальных сервисов. Эксперты Контур.КЭДО проанализировали судебную практику в сфере КЭДО и ответили на волнующие вопросы.

В России суды принимают решения индивидуально и учитывают обстоятельства конкретного дела. Если один суд вынес какое-то решение, то все остальные суды не обязательно будут поступать точно так же. Любое судебное решение должно быть законным и обоснованным, поэтому введенные в ТК РФ статьи 22.1-22.3 стали основой при рассмотрении любых трудовых споров, в которых стороны обменивались документами в электронном виде.

Рассмотрим конкретные случаи из судебной практики в сфере КЭДО и проанализируем, на что суды обращают внимание при вынесении решений.

Переведите кадры в онлайн

В сервисе КЭДО от Контур.Диадока вы можете создавать, подписывать и отправлять кадровые документы в электронном виде.

Попробовать

Можно ли получить согласие на КЭДО сразу в электронной форме

У представителей многих компаний возникает закономерный вопрос: обязательно ли сначала брать согласие сотрудника на переход на электронный документооборот на бумаге, или ему можно сразу согласиться в электронной форме?

Мотивированный ответ на него дают эксперты Контур.КЭДО, опираясь на уже вступившее в силу Решение Первомайского районного суда г. Краснодара по делу от 13.08.2024 № 2-3978/24.

В суде работник обжаловал дисциплинарное наказание, ссылаясь на некорректное использование работодателем КЭДО. Суд рассмотрел материалы дела и выяснил, что сотрудник получил уведомление о переходе на КЭДО и подписал его непосредственно в системе, а не предварительно на бумаге. То есть начал пользоваться системой до того, как согласился на это. Это нарушает правила ст. 22.2 ТК РФ.

Прежде чем вводить КЭДО, работодателю нужно получить согласие сотрудника на бумаге. Только так работодатель сможет доказать, что система введена законно и электронные документы, в том числе о дисциплинарном взыскании, легитимны.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как работодателю доказать законность документов, подписанных электронной подписью работника

Когда работник подает иск против работодателя, он часто настаивает, что подписанные документы нельзя считать законными, и заявляет:

• не подписывал документы электронной подписью;
• электронная подпись недействительна;
• не понимал, как пользоваться системой КЭДО и случайно подтвердил документ.

Вот какое решение вынес Кызылский городской суд Республики Тыва 11.10.2024 по делу № 2-5788/2024 по иску о незаконном увольнении на основании якобы поддельных документов.

Менеджер банка перечислил бонусы клиента на свой счет. Банк провел расследование и обнаружил факты злоупотребления. Работника уволили по причине утраты доверия (п.7 ч.1 ст. 81 ТК РФ). В суде сотрудник пытался доказать, что документы о его ознакомлении с должностной инструкцией, договором о материальной ответственности и правилами внутреннего трудового распорядка, подделаны или получены работодателем обманным путем. А работодатель представил доказательства, что все документы подписаны работником собственной электронной подписью в сервисе КЭДО.

Суд выяснил:

• Документы были подписаны усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП) сотрудника.
• Электронная подпись соответствует критериям действительности, а между работником и работодателем заключено соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной подписи.

Суд установил, что работник ознакомился с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и договором о материальной ответственности. Увольнение признали законным, а в удовлетворении иска работнику отказал.

В КЭДО от Контур.Диадока есть функциональность для отправки и подписания листа ознакомления в электронном виде. Используйте все возможности сервиса бесплатно в течение месяца

Попробовать

Возможен ли обмен кадровыми документами с работниками в электронном виде без внедрения КЭДО

Электронный обмен документами с сотрудниками допускается, если:

• работодатель официально перешел на КЭДО;
• в компании издали внутренний документ о переходе;
• сотрудники дали согласие на использование КЭДО.

Но бывают и исключения из этих правил. Это подтверждает Магаданский городской суд Решением от 22.05.2024 по делу № 2-1496/2024.

Директора муниципального учреждения уволили по ст. 278 ТК РФ, как руководителя организации. Но суд признал увольнение незаконным и восстановил его на работе. 

Дело в том, что работник попросил отпуск без сохранения заработной платы, в котором работодатель не мог отказать. Отпуск был согласован путем обмена сканированными документами. Работника ознакомили с распоряжением о предоставлении отпуска. Но в тот же день работодатель отменил это распоряжение в связи с тем, что оно было оформлено ненадлежащим образом — в виде скана бумажного оригинала. Работник использовал отпуск, был на больничном, после которого узнал, что его уволили по ст. 278 ТК РФ.

Суд указал, что стороны длительное время обменивались документами именно по электронной почте, и ранее никаких претензий к такому способу никто из них не высказывал. Поэтому скан заявления директора о предоставлении отпуска суд посчитал действительным, а последующие действия работодателя по увольнению работника в период его отпуска — незаконными (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Но есть и судебная практика по аналогичным вопросам в пользу работодателя. Например, Решение Южно-Сахалинского городского суда Сахалинской области от 16.10.2023 по делу № 2-6644/2023). В нем суд постановил, что отправка сканированной копии заявления по электронной почте не допускается, если в компании нет кадрового электронного документооборота.

Можно ли подать заявление об увольнении по электронной почте, если у работодателя не введено КЭДО

Распространенным типом судебных споров в сфере КЭДО является ситуация, когда работник направляет заявление об увольнении по электронной почте, а работодатель игнорирует его, потому что в компании не введен кадровый электронный документооборот. В результате работник обращается в суд с исковым заявлением:

• о признании действий работодателя незаконными;
• о понуждении работодателя издать приказ об увольнении с конкретной даты;
• о взыскании средней заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки и компенсации морального вреда.

Суды все чаще отказывают работникам в таких спорах (например, Определение СК по гражданским делам Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 23.09.2024 г. по делу № 8Г-19243/2024[88-20041/2024]). Ссылаются они на ст. 22.1-22.3 ТК РФ: заявление об увольнении, направленное по электронной почте, незаконно, если в организации не внедрено КЭДО. Заявление, которое отправили по электронной почте, не подписали электронной подписью, значит, оно не может быть доказательством воли сотрудника на увольнение. Поэтому требования работника суд отклоняет из-за ненадлежащей формы подачи заявления об увольнении.

Вот еще примеры аналогичных решений:

1. Апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 09.04.2024 по делу № 33-8325/2024.
2. Апелляционное определение СК по гражданским делам Курского областного суда от 26.09.2023 по делу № 33-3672/2023.
3. Решение Ленинского районного суда г. Курска Курской области от 08.10.2024 по делу № 2-4942/2024.

Нужно ли выдавать копии документов, если запрос от работника поступил по электронной почте

Работодатель отказал в выдаче копий документов, а сотрудник обратился в Нижневартовский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. В Решении от 28.05.2024 по делу № 2-4064/2024 суд отказался признать действия работодателя незаконными и взыскать с него компенсацию морального вреда.

Суть спора заключалась в том, что работник потребовал предоставить заверенные копии документов по электронной почте, но получил отказ, так как в компании не введен КЭДО. Суд поддержал работодателя и указал, что документы в электронном виде можно предоставить только при наличии КЭДО и согласия на него работника.

Есть другие решения по аналогичным спорам:

1. Апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 21.11.2023 по делу № 33-19061/2023.
2. Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 27.09.2023 по делу № 33-33688/2023.
3. Апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 14.02.2023 по делу № 33-1185/2023.
4. Решение Дудинского районного суда Красноярского края от 11.01.2024 по делу № 2-40/2024.

Можно ли взаимодействовать с профсоюзом с помощью КЭДО

Если в организации есть профсоюз, работодатель обязан учитывать его позицию при обмене электронными документами. Например, если необходимо запросить согласие профсоюза на увольнение сотрудника по сокращению штата, нужно соблюдать определенную процедуру. Вот актуальный пример из судебной практики. Спор об увольнении члена профсоюза и соблюдении процедуры учета мнения профсоюза в электронной форме дошел до кассационного суда (Определение СК по гражданским делам Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 21.01.2025 по делу №8Г-38227/2024).

Работник обратился в суд с требованием признать незаконным свое увольнение по сокращению штата. Аргумент — работодатель не запросил и не учел мнение профсоюза. Но работодатель отправил в профсоюз пакет документов о сокращении сотрудника по электронной почте и через мессенджер Ватсап. Профсоюз с этим не согласился и обосновал это так:

• в организации нет соглашения между профсоюзом и работодателем об электронном документообороте;
• пакет документов не был подписан электронной подписью;
• нет подтверждения полномочий отправителя документов.

Суд первой инстанции встал на сторону работника, апелляция — на сторону работодателя. Но кассационный суд установил, что для обмена документами с профсоюзом в электронной форме необходимо соблюдать нормы ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Работодатель не представил доказательств введения КЭДО и заключения соглашения о его использовании с профсоюзом. В итоге дело отправили на новое рассмотрение в апелляционный суд.

Чтобы обмениваться документами с профсоюзом в электронной форме эксперты Контур.КЭДО рекомендуют работодателям:

1. ввести кадровый электронный документооборот официально;
2. заключить отдельное соглашение с профсоюзом об электронном документообороте;
3. закрепить вопросы кадрового электронного документооборота в коллективном договоре (ч. 2 ст. 41 ТК РФ).

Предметом другого судебного спора стало ознакомление работника с коллективным договором в электронной форме (Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 01.08.2024 по делу N 33-28719/2024).

Работник прошел обучение за счет работодателя, а затем уволился до истечения срока, о котором договорились. Работодатель обратился в суд, чтобы взыскать с работника сумму расходов на обучение. Работник возражал и утверждал, что его не ознакомили должным образом с новой редакцией коллективного договора, которую приняли в декабре 2019 года. И он, по его словам, не знал о необходимости отработать три года после окончания учебы.

Работодатель использовал систему электронного документооборота для распространения информации о новой редакции коллективного договора. Дополнительно опубликовал ее на внутреннем информационном портале компании.

Суд установил:

• Ознакомление работников с коллективным договором в электронной форме является законным действием при условии соблюдения законодательства (ч. 11 ст. 22.2 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
• Не существует отдельного порядка введения в действие условий коллективного договора обязательных для работников. Если документ выложили в доступную для сотрудников систему и о нем сообщили служебной запиской, этого достаточно для подтверждения, что сотрудник ознакомлен с его содержанием.

В итоге суд признал взыскание расходов на обучение с работника законным, так как работодатель выполнил все требования и ознакомил сотрудников с коллективным договором.

В коллективный договор полезно включить пункт, который четко определяет, как работники будут знакомиться с его содержанием, в том числе через электронную систему.

Можно ли оформить трудовые отношения задним числом с помощью КЭДО

Эксперты Контур.КЭДО среди судебных решений обнаружили спор, где сотрудник обратился в суд с иском к работодателю и потребовал установить факт трудовых отношений (Определение Одоевского районного суда Тульской области от 05.02.2025 по делу № 2-20/2025). Он хотел признать увольнение незаконным, восстановиться на работе, взыскать зарплату за вынужденный прогул и компенсацию морального вреда.

В итоге стороны пришли к мировому соглашению и подтвердили:

• факт трудовых отношений между сотрудником и работодателем;
• оформление приема сотрудника задним числом (с января 2022 года) и его увольнения по собственному желанию (в июне 2023 года).

Сотрудника ознакомили с приказами о приеме и увольнении через систему электронного документооборота компании.

Из этого судебного решения понятна позиция суда: даже если трудовые отношения были оформлены позднее, стороны могут договориться о применении электронного документооборота задним числом.

Можно ли запрашивать объяснения у работника по электронной почте или мессенджерам

Верх-Исетский районный суд г. Екатеринбурга Свердловской области рассмотрел спор между работником и работодателем о возможности получения объяснений в электронном виде без официального внедрения КЭДО в организации. В своем Решении от 20.06.2024 по делу № 2-3738/2024 суд поддержал работника.

Работник оспорил дисциплинарные взыскания. Он ссылался на то, что работодатель не запросил у него письменные объяснения по совершенному проступку, как того требует ст. 193 ТК РФ. А работодатель настаивал, что направил работнику нужные запросы по электронной почте, так как между сторонами сложилась практика электронного документооборота.

Суд постановил, что направление запросов объяснений по электронной почте или мессенджерам без официального введения КЭДО недопустимо. ТК РФ допускает использование электронных документов только в специально установленных случаях (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ). В результате работник выиграл спор — дисциплинарное взыскание суд признал незаконным и отменил.

Есть и другие примеры подобных решений: Апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 12.11.2024 по делу № 33-18993/2024.

Проконсультируем по вопросам внедрения и подключим КЭДО

Подключиться

Подведем итоги

Компания не застрахована от трудовых споров с работниками, так как отношения между ними связаны с противоположными интересами. Поэтому важно учитывать некоторые моменты при использовании электронного документооборота с сотрудниками. Именно их будут принимать во внимание суды.

Совет 1 — проверьте, допустимо ли подписывать конкретный вид документа в электронном виде.

Совет 2 — создайте локальный нормативный акт о переходе на ЭДО и получите согласие работников на обмен электронными документами.

Совет 3 — убедитесь, что сотрудники подписывают документы подходящей электронной подписью.

Совет 4 — узнайте, была ли пройдена проверка действительности подписи при подписании документа и какой был результат.

Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками по вопросам кадрового электронного документооборота, лучше использовать сервисы КЭДО, в которых учтены требования трудового законодательства и опыт судебной практики.