Агентство делового туризма АО «ГЦБиТ» поделилось опытом перехода на ЭДО

90% документов в ГЦБиТ обрабатываются без участия сотрудников. Это позволяет компании ежемесячно экономить 390 тысяч рублей на трудозатратах

АО «ГЦБиТ» — агентство делового туризма с большим количеством контрагентов по всей России, от Калининграда до Владивостока. Компания решает различные потребности клиентов и подбирает индивидуальные решения в рамках деловых поездок по всему миру.

Старт проекта по переводу документов в электронный вид в АО «ГЦБиТ» начался в 2016 году. Компания планировала освободить сотрудников от рутинных задач, сократить время доставки документов поставщикам и клиентам, а также сделать документооборот в компании более современным и экономичным. Для этого был выбран сервис электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок.

В компании используют учетную систему собственной разработки. Интеграция с сервисом для ЭДО настроена через API. Также специально под потребности агентства был разработан отдельный модуль для обработки, получения и отправки документов. Благодаря взаимодействию роботизированной системы и модуля, 90% документов для клиентов готовятся, обрабатываются и отправляются клиентам без участия сотрудников. Также в систему компании заносятся и входящие от поставщиков после прохождения автоматической проверки.

Ольга Кулагина
Старший менеджер по развитию клиентов в Контур.Диадоке

Многим компаниям требуются индивидуальные решения их запросов в сфере ЭДО. Для этого мы используем API Контур.Диадока и при необходимости дорабатываем решение вместе с клиентом. В ГЦБиТ была реализована автоматизация многих рутинных процессов, связанных с документами. Теперь сотрудникам компании не приходится тратить время на повторяющиеся задачи — с ними справляется робот.

В начале внедрения через ЭДО проходило около 2,5 тыс. документов в месяц. Теперь то же количество электронных документов в АО «ГЦБиТ» обрабатывается за один день, это 85 000 ежемесячно.

Ежегодно растет количество контрагентов, готовых к электронному обмену документами с компанией. Если в 2020 году через ЭДО работали всего 5% поставщиков, то к 2023 году цифры выросли до 35%. К концу года в АО «ГЦБиТ» настроены перейти на электронный документооборот с 45% поставщиков компании.

Сейчас АО «ГЦБиТ» работает с 4,5 тыс. контрагентами. Ежедневно к ЭДО подключаются 3–5 новых организаций из этого числа. Статистика по обмену электронными документами увеличивается на 5–6% ежемесячно:только за первое полугодие 2023 года было передано 420 тыс. документов.

С помощью ЭДО АО «ГЦБиТ» на 59% сократило затраты на документооборот. При этом удалось сэкономить на формировании документов на 390 тыс. рублей в месяц за счет сокращения рабочего времени сотрудников. Документы теперь доставляются контрагентам на 90% быстрее.

Ольга Еленская
Главный бухгалтер в АО «ГЦБиТ»

С ЭДО работники компании смогли проверять полученные документы и отправлять исходящие в несколько раз быстрее. Время на подготовку, отправку и получение документов сильно сократилось. Вырос уровень учетной и исполнительской дисциплины. Это повлияло и на комфорт клиентов — импорт документов в системы клиентов теперь занимает всего пару минут. Контрагент получает всю необходимую информацию, при этом компании не приходится привлекать к процессу сотрудников.

С такими результатами АО «ГЦБиТ» стала одной из победителей в премии Контура «ПРО ЭДО — 2022».

*** 

«ПРО ЭДО — 2022» — награда в области электронного документооборота, которую вручают компаниям с впечатляющими результатами от внедрения ЭДО. Агентство смогло занять первое место в номинации «Про оптимизацию: новый уровень технологичности и результатов» в категории среднего и малого бизнеса. Кейсы компаний оценивало независимое жюри — эксперты направления ЭДО в России. В этом году старт приема заявок на премию «ПРО ЭДО — 2023» — 21 августа. В конкурсе могут участвовать компании и ИП, которые используют в работе сервисы ЭДО от Контура: Диадок, EDI, Страхование или КЭДО. Торжественный финал премии, на который будут приглашены все финалисты, состоится 13 октября в Москве.

У Контура есть свой телеграм-канал. В нем мы публикуем все самые важные и актуальные материалы для бизнеса. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей.