«Зеленый» документооборот: как Segezha Group перешла на безбумажные технологии — СКБ Контур

«Зеленый» документооборот: как Segezha Group перешла на безбумажные технологии

В лесопромышленном холдинге уже перевели в электронный вид каждый второй документ.

6 мая 2021

Электронный документооборот (ЭДО) в Segezha Group был внедрен для ускорения обмена документами, снижения трудозатрат, сокращения издержек и отказа от бумаги в межгрупповых расчетах. Переход на ЭДО начался в 2018 году. За два года в 35 компаниях холдинга автоматизировали документооборот. Благодаря интеграции с системой ЭДО Контур.Диадок документы отправляются из тех же учетных систем, в которых они создаются. Входящие документы автоматически перемещаются на подпись и выгружаются в электронный архив.

Ежемесячно в Segezha Group отправляют и принимают около 45 тысяч электронных документов. Это половина от всего объема документооборота. Доля ЭДО постоянно увеличивается, прирост по итогам 2019 года — 79 %, 2020 года — 84 %.

Доставка и все процедуры по обработке электронных документов теперь занимают не больше двух рабочих дней. Раньше этот же путь бумажные документы проходили минимум за две недели. Переход на ЭДО позволил ускорить взаиморасчеты с контрагентами, повысить оборачиваемость запасов, сократить сроки подготовки финансовой отчетности. В компании отмечают рост эффективности взаимодействия различных подразделений, экономию на бумаге, печати и архивировании документов.
 

Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов в Контуре
  
Автоматизация документооборота в крупной холдинговой структуре всегда влечет за собой глобальные изменения бизнес-процессов. Чтобы новая система работала эффективно, а пользователи быстро адаптировались к новым реалиям, решение внедряли поэтапно. Потребовалось предусмотреть десятки различных сценариев работы с документами на производстве, складах, в бухгалтерии и офисах. Одной из основных задач проекта стала организация доступа в Контур.Диадок из учетной системы SAP. Статусы согласования и подписания документов отображаются в режиме реального времени во всех системах. Это позволяет сотрудникам работать в привычном интерфейсе, а руководителям высшего звена — подписывать документы по веб-ссылке, не заходя в учетные системы.

Евгения Материкина
Руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» (Segezha Group)
 
На фоне санитарно-противоэпидемических ограничений Контур.Диадок оказался чрезвычайно востребованным и удобным инструментом общения с нашими внешними контрагентами — за счет нажатия всего одной кнопки «Пригласить к обмену» мы с ними в течение буквально нескольких секунд переходим к плотному онлайн-взаимодействию. Своевременное внедрение этой системы позволило ощутимо оптимизировать бизнес-коммуникации в условиях «коронавируса». Одновременно внедрение электронного документооборота органично «вписалось» в логику функционирования Segezha Group, как территориально-распределенного холдинга. Внутренние согласования документов, в которых участвуют многочисленные сотрудники — как из регионов России, так и из зарубежных стран, стали намного быстрее и эффективнее.

Кристина Давыдова Кристина Давыдова Кристина Давыдова

Кристина Давыдова

Руководитель отдела маркетинговых коммуникаций

Задать вопрос



Новости по теме

Учителя информатики Свердловской области получили гранты на преподавание по собственной методике

18 сентября завершился первый грантовый конкурс для школьных учителей информатики «Ты ИТ-профессионал». Победителями стали 27 учителей информатики Свердловской области. Они получат гранты в размере от 100 до 300 рублей за каждый академический час работы в школе в течение учебного года.

СКБ Контур получил статус оператора ИС ЭПД

1 сентября 2022 года вступили в силу правила включения юрлиц в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). СКБ Контур получил аккредитацию Минтранса и 16 сентября вошел в реестр операторов ИС ЭПД. А 19 сентября наши клиенты первыми в стране подписали электронную транспортную накладную у аккредитованного оператора.