«Зеленый» документооборот: как Segezha Group перешла на безбумажные технологии

В лесопромышленном холдинге уже перевели в электронный вид каждый второй документ.

6 мая 2021

Электронный документооборот (ЭДО) в Segezha Group был внедрен для ускорения обмена документами, снижения трудозатрат, сокращения издержек и отказа от бумаги в межгрупповых расчетах. Переход на ЭДО начался в 2018 году. За два года в 35 компаниях холдинга автоматизировали документооборот. Благодаря интеграции с системой ЭДО Контур.Диадок документы отправляются из тех же учетных систем, в которых они создаются. Входящие документы автоматически перемещаются на подпись и выгружаются в электронный архив.

Ежемесячно в Segezha Group отправляют и принимают около 45 тысяч электронных документов. Это половина от всего объема документооборота. Доля ЭДО постоянно увеличивается, прирост по итогам 2019 года — 79 %, 2020 года — 84 %.

Доставка и все процедуры по обработке электронных документов теперь занимают не больше двух рабочих дней. Раньше этот же путь бумажные документы проходили минимум за две недели. Переход на ЭДО позволил ускорить взаиморасчеты с контрагентами, повысить оборачиваемость запасов, сократить сроки подготовки финансовой отчетности. В компании отмечают рост эффективности взаимодействия различных подразделений, экономию на бумаге, печати и архивировании документов.
 

Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов в Контуре
  
Автоматизация документооборота в крупной холдинговой структуре всегда влечет за собой глобальные изменения бизнес-процессов. Чтобы новая система работала эффективно, а пользователи быстро адаптировались к новым реалиям, решение внедряли поэтапно. Потребовалось предусмотреть десятки различных сценариев работы с документами на производстве, складах, в бухгалтерии и офисах. Одной из основных задач проекта стала организация доступа в Контур.Диадок из учетной системы SAP. Статусы согласования и подписания документов отображаются в режиме реального времени во всех системах. Это позволяет сотрудникам работать в привычном интерфейсе, а руководителям высшего звена — подписывать документы по веб-ссылке, не заходя в учетные системы.

Евгения Материкина
Руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» (Segezha Group)
 
На фоне санитарно-противоэпидемических ограничений Контур.Диадок оказался чрезвычайно востребованным и удобным инструментом общения с нашими внешними контрагентами — за счет нажатия всего одной кнопки «Пригласить к обмену» мы с ними в течение буквально нескольких секунд переходим к плотному онлайн-взаимодействию. Своевременное внедрение этой системы позволило ощутимо оптимизировать бизнес-коммуникации в условиях «коронавируса». Одновременно внедрение электронного документооборота органично «вписалось» в логику функционирования Segezha Group, как территориально-распределенного холдинга. Внутренние согласования документов, в которых участвуют многочисленные сотрудники — как из регионов России, так и из зарубежных стран, стали намного быстрее и эффективнее.

Кристина Давыдова Кристина Давыдова Кристина Давыдова

Кристина Давыдова

Руководитель отдела маркетинговых коммуникаций

Задать вопрос



Новости по теме

С 2018 года количество зарубежных учредителей стало резко сокращаться.

22 сентября

В Контуре появился новый продукт: платформа для стартапов «Запустите IT-продукт». За рекомендацию обучающего курса партнеры получат 30 % от оплаты тарифа.

22 сентября

Пользователи сервиса смогут сформировать закладную и отправить ее в Росреестр без визитов в МФЦ.

22 сентября